Boodschappenlijst voor een vrijwilligersfeest

Voor een vrijwilligersfeest heb je meer nodig dan eten en drinken. Regel ook voldoende glazen, borden en bestek, koelboxen voor dranken, koffiezetapparaten en materiaal voor het buffet. Denk daarnaast aan naamkaartjes, tafelkleden, verlichting en afvalbakken. Controleer de aantallen op basis van het aantal aangemelde vrijwilligers en tel voor servies en glazen ongeveer 10 procent extra. Zo kom je tijdens de ontvangst en het opruimen niets tekort.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Partytentenaantal 2
Buffettafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 70
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerplateausaantal 12

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 10
Bloemstukkenaantal 8
Naamkaartjesaantal 70

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Schaaltjesaantal 12
Serveerlepelsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8

Catering

Boodschappen
- Koffie - 6 pakken
- Thee - 4 dozen
- Suiker - 2 kilo
- Melk - 10 liter
- Havermelk - 4 liter
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 8 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Tonic - 4 flessen
- Spa Blauw - 8 flessen
- Spa Rood - 4 flessen
- Bier - 6 kratten
- Alcoholvrij bier - 2 kratten
- Witte wijn - 8 flessen
- Rode wijn - 6 flessen
- Alcoholvrije wijn - 4 flessen
- Appelsap - 6 pakken
- Sinaasappelsap - 6 pakken
- IJsblokjes - 10 zakken
- Stokbrood - 12 stuks
- Pistolets - 80 stuks
- Roomboter - 1 kilo
- Jonge kaas - 2 kilo
- Brie - 1 kilo
- Ham - 1,5 kilo
- Hummus - 8 bakjes
- Kruidenkaas - 6 bakjes
- Komkommer - 10 stuks
- Tomaten - 3 kilo
- Paprika - 2 kilo
- Wortels - 2 kilo
- Druiven - 3 kilo
- Appels - 5 kilo
- Meloenen - 3 stuks
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Tortillachips - 6 zakken
- Gezouten nootjes - 3 kilo
- Olijven - 6 potten
- Salsa - 6 potten
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Vegetarische wraps - 40 stuks
- Gemengde salade - 8 zakken
- Pastasalade - 6 kilo
- Aardappelsalade - 5 kilo
- Vegetarische quiche - 6 stuks
- Veganistische hapjes - 80 stuks
- Glutenvrije broodjes - 12 stuks
- Veganistische belegspread - 4 bakjes
- Chocoladetaart - 2 stuks
- Appeltaart - 2 stuks
- Slagroom - 6 spuitbussen
- Koekjes - 6 pakken
- IJs - 4 bakken
- Servetten - 300 stuks
- Papieren bekers - 100 stuks
- Roerstaafjes - 200 stuks
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Keukenpapier - 8 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Allesreiniger - 3 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Sponzen - 12 stuks
- Microvezeldoeken - 12 stuks
- Afvalzakken - 60 stuks

Tips

Reken voor servies, glazen en bestek op één set per persoon plus 10 procent reserve. Bij 40 vrijwilligers betekent dat 44 glazen, 44 borden en 44 besteksets.
Zet dranken minimaal 2 uur voor de ontvangst koud in koelboxen. Gebruik aparte koelruimte voor voedsel, zodat hapjes niet warm worden of tussen flessen verdwijnen.
Voor koffie en thee heb je per 10 gasten ongeveer één koffiezetapparaat of waterkoker nodig. Zet extra koffiekopjes klaar, omdat veel vrijwilligers later nog een tweede kop nemen.
Neem per buffettafel minstens twee serveerplateaus, twee serveerlepels en meerdere schaaltjes mee. Snijplanken en een koksmes worden vaak vergeten bij hapjes die pas op locatie worden verdeeld.
Plan per 25 aanwezigen minstens één afvalbak en houd emmers, dweilen en extra afvalzakken apart van het buffet. Leg verlengkabels en stekkerdozen vóór het opbouwen klaar; controleer ze uiterlijk 1 uur voor aanvang.

Veelgestelde vragen

Hoeveel glazen heb ik nodig voor een vrijwilligersfeest?: Neem één glas per gast plus 10 procent reserve. Voor 40 aanwezigen zijn dat 44 glazen; bij een feest met veel verschillende dranken is 1,5 glas per persoon praktischer.
Hoeveel stoelen en tafels moet ik regelen?: Regel voor elke aangemelde vrijwilliger één stoel en voeg 10 procent reserve toe. Bij 40 gasten heb je dus 44 stoelen nodig; bepaal het aantal tafels op basis van de gewenste zit- en buffetindeling.
Hoeveel koffie moet ik inkopen voor een vrijwilligersfeest?: Reken op 2 koppen koffie per persoon gedurende het feest. Voor 40 vrijwilligers komt dat neer op ongeveer 80 koppen, plus koffie, melk en suiker voor minstens 10 extra koppen.
Wanneer moet ik de dranken koud zetten?: Zet dranken minstens 2 uur voor de ontvangst koud. Controleer 30 minuten voor aanvang of er nog voldoende gekoelde voorraad is en vul de koelboxen zo nodig bij.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.