Was du für ein Freiwilligenfest brauchst

Für ein Freiwilligenfest brauchst du mehr als Essen und Getränke. Plane Geschirr, Kühlung, Kaffeezubehör, Buffetutensilien, Beleuchtung und eine funktionierende Stromversorgung von Anfang an mit ein. Besonders häufig fehlen am Veranstaltungstag Servierlöffel, Verlängerungskabel, Namensschilder oder genügend Abfallbehälter. Diese Einkaufsliste hilft dir, die Ausstattung rechtzeitig zu besorgen, zu prüfen und am Veranstaltungsort sinnvoll bereitzulegen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 70
PartyzelteAnz. 2
BuffetischeAnz. 3
GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

GläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 70
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierplattenAnz. 12

Dekoration

BallonsAnz. 100
GirlandenAnz. 12
TischdeckenAnz. 10
BlumenarrangementsAnz. 8
NamensschilderAnz. 70

Ausstattung

KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 3
SchälchenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 8

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 6 Packungen
- Tee - 4 Kartons
- Zucker - 2 Kilo
- Milch - 10 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 8 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Tonic - 4 Flaschen
- Spa Blauw - 8 Flaschen
- Spa Rood - 4 Flaschen
- Bier - 6 Kisten
- Alkoholfreies Bier - 2 Kisten
- Weißwein - 8 Flaschen
- Rotwein - 6 Flaschen
- Alkoholfreier Wein - 4 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Packungen
- Orangensaft - 6 Packungen
- Eiswürfel - 10 Beutel
- Baguettes - 12 Stück
- Brötchen - 80 Stück
- Süßrahmbutter - 1 Kilo
- Junger Käse - 2 Kilo
- Brie - 1 Kilo
- Schinken - 1,5 Kilo
- Hummus - 8 Becher
- Kräuterfrischkäse - 6 Becher
- Gurke - 10 Stück
- Tomaten - 3 Kilo
- Paprika - 2 Kilo
- Karotten - 2 Kilo
- Trauben - 3 Kilo
- Äpfel - 5 Kilo
- Melonen - 3 Stück
- Paprikachips - 6 Tüten
- Naturchips - 6 Tüten
- Tortillachips - 6 Tüten
- Gesalzene Nüsse - 3 kilo
- Oliven - 6 Gläser
- Salsa - 6 Gläser
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Vegetarische Wraps - 40 Stück
- Gemischter Salat - 8 Beutel
- Nudelsalat - 6 Kilo
- Kartoffelsalat - 5 Kilo
- Vegetarische Quiche - 6 Stück
- Vegane Häppchen - 80 Stück
- Glutenfreie Brötchen - 12 Stück
- Vegane Aufstrichcreme - 4 Becher
- Schokoladenkuchen - 2 Stück
- Apfelkuchen - 2 Stück
- Schlagsahne - 6 Sprühdosen
- Kekse - 6 Packungen
- Eis - 4 Eimer
- Servietten - 300 Stück
- Pappbecher - 100 Stück
- Rührstäbchen - 200 Stück
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Allzweckreiniger - 3 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Schwämme - 12 Stück
- Mikrofasertücher - 12 Stück
- Müllsäcke - 60 Stück

Tipps

Plane pro eingeladenem Helfer mindestens einen Teller, ein Besteckset, ein Glas und eine Kaffeetasse ein; bei Selbstbedienung sind zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve sinnvoll.
Kühle Getränke nicht erst beim Aufbau: Stelle Kühlboxen und Getränke mehrere Stunden vorher bereit und überprüfe, ob genug Platz für alle Flaschen und Dosen vorhanden ist.
Für das Buffet brauchst du je Speise mindestens eine Servierplatte oder Schale und einen Servierlöffel. Lege Schneidebretter und Kochmesser spätestens am Vortag für die Vorbereitung bereit.
Prüfe vor dem Öffnen der Location jedes Verlängerungskabel, die Kaffeemaschinen, den Wasserkocher und den Bluetooth-Lautsprecher. Plane pro Strombereich mindestens ein passendes Kabel ein und vermeide lose Kabel in Laufwegen.
Bestelle oder kaufe Dekoration, Tischdecken und Namensschilder nicht erst am Veranstaltungstag. Hänge Girlanden und Lichterketten beim Aufbau auf und stelle Abfallbehälter an Buffet, Eingang und Außenbereich auf.

Häufige Fragen

Wie viel Geschirr brauche ich für ein Freiwilligenfest?: Rechne pro Person mit einem Teller, einem Besteckset, einem Glas und einer Kaffeetasse. Bei 50 Gästen solltest du jeweils mindestens 55 Stück einplanen, damit Ersatz vorhanden ist und benutztes Geschirr nicht sofort fehlt.
Wie viele Getränke brauche ich für ein Freiwilligenfest?: Plane für die erste Stunde etwa zwei bis drei Getränke pro Person und danach ungefähr ein Getränk pro Stunde. Für 50 Personen sind bei einem mehrstündigen Fest zunächst rund 100 bis 150 Getränke ein guter Richtwert; Wasser sollte dabei den größten Anteil ausmachen.
Wann sollte ich die Getränke für das Freiwilligenfest kühlen?: Stelle die Getränke mindestens vier bis sechs Stunden vor Beginn in Kühlboxen oder andere Kühlmöglichkeiten. Prüfe zusätzlich etwa zwei Stunden vor dem Empfang, ob genug kalter Vorrat vorhanden ist und Nachschub erreichbar bleibt.
Was wird bei einem Freiwilligenfest oft vergessen?: Häufig fehlen Servierlöffel, Namensschilder, Verlängerungskabel und Abfallbehälter. Lege diese Dinge spätestens am Vorabend zu einer Kontrollbox und prüfe sie beim Aufbau mindestens 60 Minuten vor dem Eintreffen der Gäste.

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