Boodschappenlijst voor een vrijwilligersfeest

Voor een vrijwilligersfeest heb je meer nodig dan eten en drinken. Regel ook zitplaatsen, buffetmateriaal, servies, koffievoorzieningen en stroom voor geluid of verlichting. Stem aantallen af op de definitieve gastenlijst en tel ongeveer 5% extra servies mee, zodat een gevallen bord of ontbrekend glas geen probleem wordt. Controleer daarnaast vooraf of de locatie tafels, stoelen, stopcontacten en koeling heeft; juist die spullen worden vaak pas op de dag zelf gemist.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelaantal 8
Klapstoelaantal 60
Buffettafelaantal 3
Statafelaantal 4
Tafelkleedaantal 11

Servies

Dinerbordaantal 70
Dessertbordaantal 70
Komaantal 60
Glasaantal 100
Koffiekopaantal 60
Mesaantal 70
Vorkaantal 70
Lepelaantal 70

Keuken

Opscheplepelaantal 8
Serveertangaantal 6
Snijplankaantal 4
Koksmesaantal 4
Mengkomaantal 6
Schaalaantal 12
Kanaantal 8
Thermoskanaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Koelboxaantal 4
Luidsprekeraantal 2
Microfoon
Stekkerdoosaantal 4
Verlengkabelaantal 4

Decoratie

Ballonnenslingeraantal 3
Vlaggenlijnaantal 6
Naamkaarthouderaantal 60
Welkomstbord

Verlichting

Lichtslingeraantal 6
Ledlampaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakaantal 6
Emmeraantal 3
Dweilaantal 3
Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3

Catering

Boodschappen
- Koffie - 2 pakken
- Thee - 4 dozen
- Suiker - 2 pakken
- Melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Mineraalwater plat - 48 flessen
- Mineraalwater bruisend - 24 flessen
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Ice tea - 8 flessen
- Alcoholvrij bier - 24 flesjes
- Bier - 72 flesjes
- Witte wijn - 8 flessen
- Rode wijn - 6 flessen
- Rosé - 4 flessen
- Appelsap - 6 pakken
- Sinaasappelsap - 6 pakken
- Citroenen - 12 stuks
- IJsblokjes - 12 zakken
- Stokbrood - 12 stuks
- Volkorenbrood - 6 broden
- Wraps - 60 stuks
- Hummus - 2 kilogram
- Roomkaas - 1,5 kilogram
- Jonge kaas - 2 kilogram
- Belegen kaas - 2 kilogram
- Achterham - 1,5 kilogram
- Kipfiletbeleg - 1,5 kilogram
- Ei - 30 stuks
- Kipfilet - 5 kilogram
- Vegetarische burgers - 25 stuks
- Hamburgerbroodjes - 70 stuks
- Sla - 8 kroppen
- Tomaten - 5 kilogram
- Komkommers - 4 kilogram
- Paprika's - 3 kilogram
- Uien - 2 kilogram
- Aardappelsalade - 5 kilogram
- Pastasalade - 5 kilogram
- Gemengde salade - 5 kilogram
- Broodjes - 70 stuks
- Kruidenboter - 1 kilogram
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Knoflooksaus - 2 flessen
- Zout - 1 pak
- Peper - 1 pot
- Paprikapoeder - 1 pot
- Olijfolie - 2 flessen
- Chips naturel - 8 zakken
- Paprikachips - 8 zakken
- Tortillachips - 8 zakken
- Salsa - 4 potten
- Notenmix - 2 kilogram
- Druiven - 4 kilogram
- Appels - 50 stuks
- Bananen - 30 stuks
- Brownies - 60 stuks
- Koekjes - 8 pakken
- Slagroom - 6 spuitbussen
- Servetten - 300 stuks
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 3 rollen
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Allesreiniger - 3 flessen
- Sponzen - 12 stuks
- Handzeep - 4 flessen

Tips

Reken per gast op één dinerbord, één dessertbord, één kom, één glas, één kop en bestek. Neem voor servies en glazen 5% extra mee; bij 40 gasten zijn dat bijvoorbeeld 42 exemplaren per item.
Plan ongeveer één klapstoel per aangemelde gast en één extra stoel per 10 gasten. Controleer ook of de partytent groot genoeg is voor alle zitplaatsen én het buffet.
Zet minstens één buffettafel voor het eten en één aparte tafel voor drinken en koffie klaar. Met 40 gasten werken vier statafels of kleine bijzetplekken prettiger dan één drukke dranktafel.
Richt het koffie- en theepunt uiterlijk 30 minuten voor ontvangst in. Gebruik een koffiezetapparaat, waterkoker en thermoskannen, zodat de wachtrij niet ontstaat zodra het programma begint.
Test luidspreker, microfoon, stekkerdoos en verlengkabel vóór de gasten arriveren. Leg kabels langs de rand van de ruimte en neem minstens één verlengkabel extra mee als de partytent buiten staat.

Veelgestelde vragen

Hoeveel servies heb ik nodig voor een vrijwilligersfeest?: Neem per gast één dinerbord, één dessertbord, één kom, één glas, één koffiekop en één set bestek. Tel 5% extra per soort mee; voor 40 gasten rond je dus af naar 42 stuks.
Hoeveel stoelen moet ik regelen voor een vrijwilligersfeest?: Regel één stoel per aangemelde gast en ongeveer 10% reserve. Voor 50 gasten kom je uit op 55 klapstoelen, tenzij een deel van het programma staand plaatsvindt.
Hoe vroeg moet ik boodschappen doen voor een vrijwilligersfeest?: Doe houdbare boodschappen en wegwerpmateriaal uiterlijk 2 dagen vooraf. Haal gekoelde producten en ijs op de dag zelf of maximaal 4 uur voor aanvang, zodat ze gekoeld blijven.
Hoeveel tafels heb ik nodig voor een vrijwilligersfeest?: Gebruik minimaal één buffettafel voor het eten, één dranktafel en één aparte plek voor koffie en thee. Bij 40 gasten zijn daarnaast 4 statafels of extra bijzettafels handig voor glazen en borden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.