Einkaufsliste für das Freiwilligenfest
Für ein Freiwilligenfest brauchst du mehr als Essen und Getränke. Plane Geschirr, Buffet-Zubehör, Kühlung, Kaffee, Strom und die Ausstattung für Zelte und Sitzplätze gemeinsam mit der endgültigen Gästezahl. Bestelle Catering und Partyzelt rechtzeitig und prüfe vor dem Einkauf die Ernährungswünsche. Diese Liste hilft dir, fehlende Kleinigkeiten wie Servierzangen, Verlängerungskabel oder Namensschilder nicht erst beim Aufbau zu bemerken.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- FestzeltAnz. 2
- KlapptischAnz. 8
- KlappstuhlAnz. 60
- Buffet-TischAnz. 3
- StehtischAnz. 4
- TischdeckeAnz. 11
Geschirr
- SpeisetellerAnz. 70
- DesserttellerAnz. 70
- SchüsselAnz. 60
- GlasAnz. 100
- KaffeetasseAnz. 60
- MesserAnz. 70
- GabelAnz. 70
- LöffelAnz. 70
Küche
- SchöpfkelleAnz. 8
- ServierzangeAnz. 6
- SchneidebrettAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- MischschüsselAnz. 6
- SchaleAnz. 12
- KannAnz. 8
- ThermoskanneAnz. 6
Ausstattung
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxAnz. 4
- LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- SteckdosenleisteAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Dekoration
- LuftschlangengirlandeAnz. 3
- WimpelketteAnz. 6
- NamensschildhalterAnz. 60
- Willkommensschild
Beleuchtung
- LichterketteAnz. 6
- LED-LampeAnz. 8
Reinigung
- MülleimerAnz. 6
- EimerAnz. 3
- WischmoppAnz. 3
- BesenAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
Catering
- Einkäufe
- Kaffee - 2 Packungen
- Tee - 4 Kartons
- Zucker - 2 Packungen
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Mineralwasser still - 48 Flaschen
- Mineralwasser mit Kohlensäure - 24 Flaschen
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Ice tea - 8 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Bier - 72 Fläschchen
- Weißwein - 8 Flaschen
- Rotwein - 6 Flaschen
- Rosé - 4 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Packungen
- Orangensaft - 6 Packungen
- Zitronen - 12 Stück
- Eiswürfel - 12 Säcke
- Baguettes - 12 Stück
- Vollkornbrot - 6 Brote
- Wraps - 60 Stück
- Hummus - 2 Kilogramm
- Frischkäse - 1,5 Kilogramm
- Junger Käse - 2 Kilogramm
- Reifer Käse - 2 Kilogramm
- Schinken - 1,5 Kilogramm
- Hähnchenbrustaufschnitt - 1,5 Kilogramm
- Ei - 30 Stück
- Hähnchenbrustfilet - 5 kilogram
- Vegetarische Burger - 25 Stück
- Hamburgerbrötchen - 70 Stück
- Kopfsalat - 8 Köpfe
- Tomaten - 5 Kilogramm
- Gurken - 4 Kilogramm
- Paprika - 3 Kilogramm
- Zwiebeln - 2 kilogram
- Kartoffelsalat - 5 Kilogramm
- Nudelsalat - 5 Kilogramm
- Gemischter Salat - 5 Kilogramm
- Sandwiches - 70 Stück
- Kräuterbutter - 1 Kilogramm
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Knoblauchsoße - 2 Flaschen
- Salz - 1 Packung
- Pfeffer - 1 Glas
- Paprikapulver - 1 Glas
- Olivenöl - 2 Flaschen
- Chips natur - 8 Tüten
- Paprikachips - 8 Tüten
- Tortilla-Chips - 8 Tüten
- Salsa - 4 Gläser
- Nussmix - 2 kilogramm
- Trauben - 4 Kilogramm
- Äpfel - 50 Stück
- Bananen - 30 Stück
- Brownies - 60 Stück
- Kekse - 8 Packungen
- Schlagsahne - 6 Sprühdosen
- Servietten - 300 Stück
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 3 Rollen
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Allzweckreiniger - 3 Flaschen
- Schwämme - 12 Stück
- Handseife - 4 Flaschen
Tipps
- Plane Teller, Gläser und Besteck für alle angemeldeten Gäste plus etwa 10 Prozent Reserve ein. Bei 50 Personen sind das beispielsweise 55 Teller, 55 Gläser und je 55 Messer, Gabeln und Löffel.
- Kühle Getränke nicht erst am Veranstaltungstag. Stelle Kühlboxen spätestens am Vorabend bereit und beginne mit dem Kühlen mehrere Stunden vor dem Empfang.
- Richte für Kaffee und Tee einen eigenen Bereich ein. Rechne pro Gast mit mindestens einer Kaffeetasse und halte zusätzlich Thermoskannen, eine Kaffeemaschine und einen Wasserkocher bereit.
- Vergiss beim Buffet die Ausgabe nicht: Pro Speise brauchst du mindestens eine Schöpfkelle oder Servierzange. Schneidebrett, Kochmesser, Schüsseln und Schalen gehören ebenfalls an den Vorbereitungsplatz.
- Prüfe die Stromversorgung vor dem Aufbau. Für Lautsprecher, Mikrofon, Kaffeemaschine und Wasserkocher solltest du Steckdosenleisten und Verlängerungskabel einplanen und die Kabel so verlegen, dass niemand darüber stolpert.
Häufige Fragen
- Wie viel Geschirr brauche ich für ein Freiwilligenfest?
- Plane pro angemeldeter Person je einen Speiseteller, Dessertteller, ein Glas, eine Kaffeetasse sowie Messer, Gabel und Löffel ein. Mit 10 Prozent Reserve bist du bei Nachschlag, Bruch oder ungeplanten Gästen abgesichert.
- Wie viele Getränke brauche ich für das erste Stunden?
- Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und stelle zusätzlich Wasser bereit. Für 50 Gäste entspricht das 100 bis 150 Getränken, abhängig von Dauer, Wetter und dem restlichen Programm.
- Wann sollte ich Catering und Partyzelt reservieren?
- Reserviere Catering und Partyzelt, sobald Datum, Ort und ungefähre Gästezahl feststehen, idealerweise mehrere Wochen vor dem Fest. Die endgültige Gästezahl und Ernährungswünsche solltest du spätestens einige Tage vor der Veranstaltung bestätigen.
- Was muss ich für den Kaffee- und Teebereich einkaufen?
- Plane eine Kaffeetasse pro Gast, Kaffee- und Teezubehör, Wasser sowie eine Kaffeemaschine und einen Wasserkocher ein. Stelle den Bereich mindestens 30 Minuten vor Beginn auf, damit das erste Getränk beim Eintreffen der Gäste bereitsteht.
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