Que faut-il prévoir pour une fête des bénévoles ?

Pour une fête des bénévoles, prévois du matériel pour accueillir les participants, servir un buffet et gérer les boissons sans attente. La quantité de vaisselle dépend du nombre d’invités, mais compte au moins une assiette, un verre et un gobelet par personne, avec 10 à 15 % de réserve. Les boissons doivent être refroidies avant l’arrivée des bénévoles. Pense aussi au café, aux rallonges et au matériel de service, souvent oubliés jusqu’au dernier moment.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Table plianteqté 8
Chaise plianteqté 60
Table de buffetqté 3
Table hauteqté 4
Nappeqté 11

Vaisselle

Assiette de dînerqté 70
Assiette à dessertqté 70
Cupqté 60
Verreqté 100
Tasse à caféqté 60
Couteauqté 70
Fourchetteqté 70
Cuillèreqté 70

Cuisine

Cuillère de serviceqté 8
Pince de serviceqté 6
Planche à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Saladierqté 6
Platqté 12
Carafeqté 8
Thermosqté 6

Équipement

Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Glacièreqté 4
Haut-parleurqté 2
Microphone
Multipriseqté 4
Rallonge électriqueqté 4

Décoration

Guirlande de ballonsqté 3
Guirlande de fanionsqté 6
Porte-nomqté 60
Panneau d’accueil

Éclairage

Guirlande lumineuseqté 6
Lampe LEDqté 8

Nettoyage

Poubelleqté 6
Seauqté 3
Serpillièreqté 3
Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Thé - 4 boîtes
- Sucre - 2 paquets
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Eau minérale plate - 48 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 24 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Bière - 72 bouteilles
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Rosé - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Citrons - 12 pièces
- Glaçons - 12 sacs
- Baguette - 12 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Wraps - 60 pièces
- Houmous - 2 kilogrammes
- Fromage frais - 1,5 kilogramme
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Fromage affiné - 2 kilogrammes
- Jambon cuit - 1,5 kilogramme
- Garniture de filet de poulet - 1,5 kilogram
- Œuf - 30 pièces
- Filet de poulet - 5 kilogrammes
- Burgers végétariens - 25 pièces
- Petits pains à hamburger - 70 pièces
- Laitue - 8 pièces
- Tomates - 5 kilogrammes
- Concombres - 4 kilogrammes
- Poivrons - 3 kilogrammes
- Oignons - 2 kilogrammes
- Salade de pommes de terre - 5 kilogram
- Salade de pâtes - 5 kilogrammes
- Salade composée - 5 kilogrammes
- Sandwichs - 70 pièces
- Beurre aux herbes - 1 kilogramme
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sauce à l'ail - 2 bouteilles
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Chips nature - 8 sacs
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips tortilla - 8 sachets
- Salsa - 4 pots
- Mélange de noix - 2 kilogrammes
- Raisins - 4 kilogrammes
- Pommes - 50 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Brownies - 60 pièces
- Biscuits - 8 paquets
- Crème fouettée - 6 bombes
- Serviettes - 300 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 3 rouleaux
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Savon pour les mains - 4 flacons

Conseils

Prévois 10 à 15 % de vaisselle en plus que le nombre définitif d’invités : cela couvre la casse, les couverts égarés et les changements de verre pendant la fête.
Achète ou emprunte les boissons au moins 24 heures avant l’événement afin de pouvoir les refroidir à temps. Une glacière supplémentaire est utile si le réfrigérateur ne suffit pas.
Réserve les tables, les chaises et la tente dès que la date et le lieu sont confirmés. Pour une réception en extérieur, vérifie au moins une semaine avant que tout le mobilier sera bien livré.
Garde une table distincte pour le café et le thé. Prévois une machine à café, une bouilloire, des thermos et suffisamment de tasses pour éviter de bloquer le buffet principal.
Teste les rallonges, les multiprises, le haut-parleur et le microphone avant le jour J. Fais ce contrôle au moins la veille, surtout si l’installation se fait sous une tente.

Questions fréquentes

Combien de vaisselle faut-il prévoir pour une fête des bénévoles ?: Prévois une assiette de dîner, une assiette à dessert, un verre, un gobelet et un couvert par invité. Ajoute 10 à 15 % de réserve, surtout si le buffet dure plusieurs heures.
Quand acheter les boissons pour une fête des bénévoles ?: Fais les courses entre 24 et 48 heures avant la fête. Les boissons doivent avoir le temps de refroidir, et tu peux encore ajuster les quantités après la confirmation finale des invités.
Combien de chaises et de tables faut-il prévoir ?: Prévois une chaise par participant confirmé, plus 5 à 10 % de chaises supplémentaires. Le nombre de tables dépend du buffet, des boissons et du café : réserve au minimum une table dédiée à chacun de ces espaces.
Quand réserver une tente de réception et le mobilier ?: Réserve la tente, les tables et les chaises dès que la date et le lieu sont fixés, idéalement au moins deux à quatre semaines avant la fête. Confirme la livraison et les dimensions une semaine avant l’installation.

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