Boodschappenlijst voor een vrijwilligersbedankavond

Voor een vrijwilligersbedankavond heb je meer nodig dan hapjes en drankjes. Regel vooraf genoeg servies, naamkaartjes, tafelaankleding en materiaal voor een buffet en drankpunt. Tel per aangemelde gast en voeg voor kwetsbare spullen ongeveer 10 procent reserve toe. Controleer dieetproducten, koelruimte en stroomvoorziening uiterlijk één dag van tevoren, zodat je op de avond zelf alleen nog hoeft klaar te zetten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 55
Tafelsaantal 8
Kledingrek

Servies

Bordenaantal 60
Dessertbordjesaantal 60
Besteksetsaantal 60
Drinkglazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 55
Serveerplattersaantal 8
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 60
Balpennenaantal 10
Feestslingersaantal 6
Vazenaantal 8
Tafelbordjesaantal 6

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Microfoon
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Verlichting

Lichtslingersaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Koelelementenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen
- Koffie - 2 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 1 kilo
- Zoetjes - 1 doos
- Melk - 4 liter
- Havermelk - 3 liter
- Water zonder koolzuur - 30 flessen
- Water met koolzuur - 20 flessen
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 4 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Bier - 72 flesjes
- Alcoholvrije pils - 24 flesjes
- Witte wijn - 8 flessen
- Rosé - 6 flessen
- Alcoholvrije wijn - 3 flessen
- IJsblokjes - 10 kilo
- Mini-broodjes - 70 stuks
- Volkorenbrood - 5 broden
- Crackers - 6 pakken
- Roomboter - 500 gram
- Jonge kaas - 2 kilo
- Brie - 1 kilo
- Hummus - 1 kilo
- Roomkaas - 1 kilo
- Achterham - 1,5 kilo
- Gerookte kipfilet - 1 kilo
- Vegetarische wraps - 30 stuks
- Miniquiches - 80 stuks
- Paprikachips - 5 zakken
- Naturelchips - 5 zakken
- Gemengde noten - 1,5 kilo
- Olijven - 1 kilo
- Komkommer - 8 stuks
- Cherrytomaten - 2 kilo
- Wortels - 2 kilo
- Druiven - 3 kilo
- Appels - 50 stuks
- Bananen - 30 stuks
- Dipsaus - 4 bakjes
- Mayonaise - 1 fles
- Ketchup - 1 fles
- Mosterd - 1 pot
- Blokjes kaas - 2 kilo
- Chocoladetaart - 2 taarten
- Appeltaart - 2 taarten
- Slagroom - 4 bussen
- Suikerstroop - 1 fles
- Citroenen - 10 stuks
- Servetten - 150 stuks
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Bewaarbakjes - 20 stuks
- Keukenpapier - 6 rollen
- Afvalzakken - 40 stuks
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Vaatwastabletten - 30 stuks
- Allesreiniger - 2 flessen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Handzeep - 3 flessen

Tips

Tel borden, dessertbordjes, besteksets en glazen per gast plus 10 procent reserve. Voor 40 vrijwilligers betekent dat bijvoorbeeld 44 stuks per soort, zodat een gevallen bord of extra gast geen probleem wordt.
Zet voor koffie en thee één kopje per gast klaar en reken op minstens 1 liter heet water per 8 tot 10 personen per ronde. Controleer vooraf of je genoeg koffiezetapparaten, waterkokers en verlengsnoeren hebt.
Plan het buffet met aparte serveerplatters, serveerschalen en serveertangen voor verschillende hapjes. Leg dieetproducten niet alleen apart neer, maar voorzie ze ook van een duidelijk tafelbordje.
Leg naamkaartjes en balpennen minimaal één dag eerder klaar. Neem enkele lege kaartjes mee voor last-minute wijzigingen in de gastenlijst of verkeerd gespelde namen.
Koel dranken minstens 4 uur vooraf en gebruik koelboxen met koelelementen als er geen voldoende grote koelkast is. Test bluetoothspeaker, microfoon, lichtslingers en stekkerdozen voordat gasten binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel servies heb ik nodig voor een vrijwilligersbedankavond?: Reken per gast op één bord, één dessertbordje, één bestekset en één drinkglas. Koop of leen daarnaast 10 procent reserve; bij 40 gasten heb je dus 44 exemplaren per soort nodig.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een bedankavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voor 40 gasten zijn dat 80 tot 120 drankjes voor het eerste uur, naast koffie, thee en water.
Wanneer moet ik dieetproducten en hapjes regelen?: Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de avond en leg de definitieve aantallen daarna vast. Koop houdbare producten eerder; verse hapjes, groenten en fruit bereid je bij voorkeur dezelfde dag.
Wat moet ik meenemen voor het buffet en drankpunt?: Neem naast eten en drinken ook serveerplatters, serveerschalen, serveertangen, tafelkleden, tafelbordjes en afvalbakken mee. Leg alle materialen uiterlijk 1 uur voor ontvangst van de vrijwilligers klaar en test tegelijk koffieapparaten, verlichting en geluid.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.