Einkaufsliste für einen Dankesabend mit Freiwilligen

Für einen Dankesabend brauchst du mehr als Essen und Getränke: Namensschilder, Serviergeschirr, Kaffeemöglichkeiten und funktionierende Technik entscheiden darüber, ob der Abend ruhig abläuft. Plane die Mengen erst nach der endgültigen Gästeliste und berücksichtige gemeldete Ernährungswünsche. Getränke müssen rechtzeitig gekühlt, Materialien gesammelt und zum Veranstaltungsort gebracht werden. Diese Liste deckt die Ausstattung für Empfang, Buffet, Dankeswort und anschließenden Ausklang ab.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 55
TischeAnz. 8
Kleiderständer

Geschirr

TellerAnz. 60
DesserttellerAnz. 60
BestecksetsAnz. 60
TrinkgläserAnz. 70
KaffeetassenAnz. 55
ServierplattenAnz. 8
ServierschalenAnz. 8
ServierzangenAnz. 6

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
NamensschilderAnz. 60
KugelschreiberAnz. 10
PartygirlandenAnz. 6
VasenAnz. 8
TischschilderAnz. 6

Ausstattung

Bluetooth-Lautsprecher
Mikrofon
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 3

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 3
KochmesserAnz. 3
KühlelementeAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
EimerAnz. 2
WischmopsAnz. 2
Besen und KehrblechAnz. 2
Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 12

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 2 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 1 Kilo
- Süßstoff - 1 Karton
- Milch - 4 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Wasser ohne Kohlensäure - 30 Flaschen
- Sprudelwasser - 20 Flaschen
- Cola - 6 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangenlimonade - 4 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Bier - 72 Fläschchen
- Alkoholfreies Pils - 24 Fläschchen
- Weißwein - 8 Flaschen
- Rosé - 6 Flaschen
- Alkoholfreier Wein - 3 Flaschen
- Eiswürfel - 10 Kilo
- Mini-Brötchen - 70 Stück
- Vollkornbrot - 5 Brote
- Cracker - 6 Pakete
- Butter - 500 Gramm
- Junger Käse - 2 Kilo
- Brie - 1 Kilo
- Hummus - 1 Kilo
- Frischkäse - 1 Kilo
- Hinterham - 1,5 Kilo
- Geräucherte Hähnchenbrust - 1 Kilo
- Vegetarische Wraps - 30 Stück
- Mini-Quiches - 80 Stück
- Paprikachips - 5 Tüten
- Naturchips - 5 Tüten
- Gemischte Nüsse - 1,5 Kilo
- Oliven - 1 Kilo
- Gurken - 8 Stück
- Cherrytomaten - 2 Kilo
- Karotten - 2 Kilo
- Trauben - 3 Kilo
- Äpfel - 50 Stück
- Bananen - 30 Stück
- Dipsoße - 4 Behälter
- Mayonnaise - 1 Flasche
- Ketchup - 1 Flasche
- Senf - 1 Glas
- Käsewürfel - 2 Kilo
- Schokoladenkuchen - 2 Kuchen
- Apfelkuchen - 2 Kuchen
- Schlagsahne - 4 Dosen
- Zuckersirup - 1 Flasche
- Zitronen - 10 Stück
- Servietten - 150 Stück
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Aufbewahrungsbehälter - 20 Stück
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Müllsäcke - 40 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Geschirrspültabs - 30 Stück
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Handseife - 3 Flaschen

Tipps

Rechne für das erste Abendprogramm mit 2 bis 3 Getränken pro Person und Stunde. Stelle zusätzlich Wasser bereit und kühle die Getränke spätestens am Nachmittag vor der Veranstaltung.
Plane pro Gast einen Teller, ein Besteckset und ein Trinkglas ein; für Nachspeisen brauchst du außerdem je Person einen Dessertteller. Lege bei größeren Gruppen 5 bis 10 Prozent Reserve zurück.
Besorge Namensschilder und Kugelschreiber mindestens 2 Tage vorher. Lege die Schilder alphabetisch oder nach Anmeldung aus, damit der Empfang nicht durch langes Suchen stockt.
Prüfe Mikrofon, Bluetooth-Lautsprecher, Kaffeemaschinen und Wasserkocher spätestens 1 Stunde vor Beginn. Nimm für die Technik Verlängerungskabel mit und teste Musik und Beleuchtung am tatsächlichen Aufbauort.
Bereite Kühlboxen, Kühlelemente, Schneidebretter und Kochmesser vor, bevor Obst, Gemüse und Belag verarbeitet werden. Stelle Abfallbehälter und Eimer sichtbar auf, damit benutztes Geschirr und Abfälle nicht auf den Buffetflächen landen.

Häufige Fragen

Wie viel Geschirr brauche ich für einen Dankesabend mit 30 Personen?: Plane mindestens 30 Teller, 30 Dessertteller, 30 Bestecksets und 30 Trinkgläser ein. Mit einer Reserve von 5 bis 10 Prozent bist du bei 32 bis 33 Stück je Kategorie besser vorbereitet, besonders wenn nicht laufend gespült wird.
Wie viele Getränke soll ich für einen Dankesabend einkaufen?: Kalkuliere für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person und danach etwa 1 bis 2 pro Stunde. Bei 30 Gästen und drei Stunden Veranstaltung entspricht das grob 120 bis 180 Getränken; Wasser sollte zusätzlich und frei zugänglich bereitstehen.
Wann muss ich die Getränke für den Dankesabend kühlen?: Stelle die Getränke mindestens 4 bis 6 Stunden vorher kalt. Wenn nur Kühlboxen mit Kühlelementen zur Verfügung stehen, packe sie spätestens 2 Stunden vor Beginn und fülle bei Bedarf nach.
Was wird bei einem Dankesabend für Freiwillige oft vergessen?: Häufig fehlen Namensschilder, Kugelschreiber, Servierzangen, Kaffeetassen oder Verlängerungskabel. Lege diese Dinge spätestens am Vortag in Kisten bereit und prüfe Technik, Beleuchtung und Kaffeemaschinen eine Stunde vor dem Einlass.

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