Wat heb je nodig voor een vrijwilligersavond?

Een vrijwilligersavond vraagt om meer dan eten en drinken alleen. Je hebt materiaal nodig voor het buffet, koffie en thee, ontvangst, garderobe en een korte presentatie of muziek. Controleer vooraf hoeveel gasten zich hebben aangemeld en tel per persoon het servies, de glazen en de zitplaatsen. Dieetmaaltijden zet je apart klaar, zodat ze niet tussen de algemene gerechten verdwijnen. Met deze boodschappenlijst zie je ook welke spullen je vaak pas mist wanneer de locatie al open is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2
Tafelkleedensetsaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Drinkglazenaantal 70
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Soepketelsaantal 2
Koelboxenaantal 3
Draagbare speakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Maatbekersaantal 2
Serveerschalen met dekselaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 50
Slingersaantal 6
Bloemstukkenaantal 6
Naamkaartjeshoudersaantal 60
Welkomstbord

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 5
Handvegers en blikkenaantal 2

Catering

Boodschappen
- Witte afbakbroodjes - 60 stuks
- Volkoren afbakbroodjes - 30 stuks
- Roomboter - 500 gram
- Jonge kaas - 2,5 kilogram
- Achterham - 1,5 kilogram
- Kipfiletbeleg - 1 kilogram
- Hummus - 1 kilogram
- Roomkaas - 750 gram
- Komkommers - 6 stuks
- Tomaten - 2 kilogram
- Kropsla - 4 stuks
- Rode uien - 1 kilogram
- Groentesoep - 8 liter
- Tomatensoep - 8 liter
- Croutons - 4 zakken
- Soepstengels - 4 pakken
- Mayonaise - 1 fles
- Mosterd - 1 fles
- Ketchup - 1 fles
- Paprikachips - 4 zakken
- Naturelchips - 4 zakken
- Zoutjesmix - 3 zakken
- Pinda's - 2 zakken
- Koffie - 4 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Theeassortiment - 2 dozen
- Suiker - 1 kilogram
- Melk - 6 liter
- Havermelk - 3 liter
- Cola - 8 flessen
- Cola Zero - 8 flessen
- Sinas - 6 flessen
- Spa Blauw - 30 flessen
- Spa Rood - 12 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Sinaasappelsap - 4 pakken
- Citroenen - 8 stuks
- Slagroom - 6 spuitbussen
- Appeltaarten - 3 stuks
- Vegan chocoladetaarten - 2 stuks
- Koekjes - 6 pakken
- Chocolade - 4 dozen
- Servetten - 150 stuks
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Vloeibare handzeep - 3 flessen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Schoonmaaksponsjes - 2 pakken
- Allesreiniger - 2 flessen
- Desinfecterende doekjes - 2 pakken
- Afvalzakken - 3 rollen
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen

Tips

Reken voor iedere gast op één bord, één bestekset, één drinkglas en één koffiekopje. Leg daarnaast per buffetonderdeel minimaal één serveerschaal, opscheplepel of serveertang klaar.
Zet koffiezetapparaten en waterkokers niet pas bij aanvang klaar: controleer minstens één dag eerder of er genoeg aansluitpunten en verlengkabels zijn. Neem voor een grotere groep bij voorkeur meerdere apparaten mee.
Geef dieetmaaltijden een eigen serveerschaal met deksel en label ze duidelijk. Zo voorkom je dat een vegetarische, veganistische of allergievrije maaltijd tijdens het uitserveren wordt verwisseld.
Voorzie de ontvangst van een welkomstbord, naamkaartjeshouders en een ingerichte garderobe. Regel per garderoberek voldoende hangruimte en leg de garderobe klaar vóór de eerste gasten binnenkomen.
Controleer verlichting en geluid in de ruimte voordat je de tafels definitief opstelt. Test de draagbare speaker, lichtsnoeren en ledlampen minimaal 30 minuten voor ontvangst, inclusief de benodigde verlengkabels.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een vrijwilligersavond?: Voor een vrijwilligersavond heb je naast eten en drinken ook tafels, stoelen, buffettafels, servies, bestek, koffie- en theeapparatuur, garderoberekken en ontvangstmaterialen nodig. Voeg voor het programma een speaker, verlengkabels, tafelkaarten en naamkaartjeshouders toe.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een vrijwilligersavond?: Neem per aangemelde gast minimaal één bord, één bestekset, één drinkglas en één koffiekopje. Tel het aantal gasten na de laatste aanmelding en koop of leen enkele extra exemplaren als afwas tijdens de avond niet mogelijk is.
Wanneer moet ik de spullen voor een vrijwilligersavond regelen?: Controleer de boodschappenlijst minstens één week vooraf en regel geleende of gehuurde spullen uiterlijk enkele dagen voor de avond. Koelboxen, koffieapparaten, speakers en verlengkabels test je op de dag zelf vóór de ontvangst.
Wat mag ik niet vergeten voor een vrijwilligersavond?: Veel organisatoren vergeten serveertangen, opscheplepels, dekschalen voor dieetmaaltijden en verlengkabels. Leg deze spullen uiterlijk tijdens het klaarzetten van het buffet klaar en label dieetgerechten vóór de eerste gasten arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.