Checklist voor een vredesconferentie organiseren

Een vredesconferentie vraagt om meer voorbereiding dan alleen een programma en een zaal. Je moet sprekers, dagvoorzitter, techniek, registratie, catering en deelnemersinformatie op elkaar afstemmen. Begin met de locatie en het programma, bevestig daarna de inhoud en praktische afspraken met alle sprekers. In de laatste week controleer je presentaties, aantallen, naamkaartjes, flyers en alle kabels. Met deze checklist houd je de volgorde overzichtelijk en voorkom je dat belangrijke details pas op de conferentiedag opvallen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Programma vaststellen
3 personen
Sprekers bevestigen
Dagvoorzitter vastleggen
Catering reserveren
Technische ondersteuning regelen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Sprekersinformatie verzamelen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Bevestigingen versturen
Naamkaartjes ontwerpen
Programmaflyers opmaken
Presentaties verzamelen
2 personen
Presentaties controleren
2 personen
Tafelschikking maken
2 personen
Catering aantallen doorgeven
Techniek en kabels testen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Boodschappen controleren
2 personen
Naamkaartjes printen
2 personen
Programmaflyers printen
Sprekersbriefing versturen

Event

Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Podiumtafel inrichten
2 personen
Projector aansluiten
2 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Dinerbuffet klaarzetten
4 personen
Registratieteam briefen
3 personen
Sprekers ontvangen
2 personen
Deuren openen
2 personen
Gasten registreren
4 personen
Welkomstkoffie serveren
3 personen
Opening begeleiden
3 personen
Panelgesprek begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Microfoons wisselen
2 personen
Workshops begeleiden
6 personen
Workshopmaterialen aanvullen
2 personen
Dinerbuffet serveren
5 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies afruimen
4 personen
Avondprogramma begeleiden
3 personen
Netwerkborrel verzorgen
4 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Techniek uitschakelen
2 personen
Materialen verzamelen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Overgebleven voedsel verpakken
2 personen
Apparatuur controleren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Sprekers bedanken
Deelnemers bedankmail sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 115
Tafelsaantal 14
Registratietafel
Podiumtafelaantal 2
Sprekersstoelenaantal 8
Buffettafelsaantal 6
Kapstokkenaantal 4

Apparatuur

Projectoraantal 2
Projectieschermaantal 2
Laptopaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
HDMI-kabelsaantal 4
USB-sticksaantal 4
Flip-overaantal 4
Flip-overstandaardsaantal 4
Laserpointeraantal 2
Oplaadstationsaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 150
Wijnglazenaantal 120
Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 16

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Bordenrekkenaantal 4

Decoratie

Vredesvlaggenaantal 12
Landenvlaggenaantal 20
Tafellopersaantal 14
Bloemstukkenaantal 8
Naambordjesaantal 12
Sprekersbordjesaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Tafelnummersaantal 14
Kleefgumaantal 4
Plakbandaantal 6

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 8
Staande lampenaantal 4
Reservebatterijenaantal 24

Catering

Boodschappen

Registratie

Naamkaartjesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Lanyardsaantal 120
Programmaboekjesaantal 120
Registratielijstenaantal 6
Pennenaantal 30
Schrijfmappenaantal 20

Workshopmateriaal

Notitieblokkenaantal 120
Balpennenaantal 120
Flip-overvellenaantal 12
Markeerstiftenaantal 48
Plakbriefjesaantal 12
Stemkaartjesaantal 500
Touwaantal 2
Klembordenaantal 20

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 3
Dweilaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8

Veiligheid

Zaklampenaantal 4
Batterijenaantal 24
Kabelmattenaantal 12
Reflectievestenaantal 8
Paraplu'saantal 6

Tips

Leg de locatie vast voordat je het programma definitief maakt. Controleer meteen of er ruimte is voor een registratietafel, podiumtafel, buffettafels, kapstokken en een aparte plek voor techniek.
Bevestig sprekers en dagvoorzitter uiterlijk enkele weken vooraf. Vraag per spreker de bio, functietitel, presentatie en technische wensen op, zodat je één complete briefing kunt versturen.
Open het aanmeldformulier zodra programma en sprekers grotendeels vaststaan. Vraag direct naar dieetwensen en gebruik de aanmeldingen om catering en tafelschikking niet eerder dan nodig, maar ook niet te laat, vast te leggen.
Plan een volledige techniekproef vóór de bijeenkomst. Test projector, scherm, laptop, microfoons, mengpaneel, HDMI-kabels, verlengkabels, stekkerdozen en presentatieklikker met de bestanden die werkelijk worden gebruikt.
Print naamkaartjes en programmaflyers pas nadat de laatste deelnemers- en programmawijzigingen zijn verwerkt. Houd daarnaast USB-sticks en een reservekopie van elke presentatie bij de presentatielaptop.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een vredesconferentie organiseren en plannen?: Reserveer de locatie en start het programma bij voorkeur minimaal 12 weken vooraf. Bevestig sprekers en dagvoorzitter daarna zo snel mogelijk, zodat uitnodigingen uiterlijk 8 weken voor de conferentie kunnen worden verstuurd.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een vredesconferentie?: Stuur de eerste uitnodiging ongeveer 8 weken vooraf en sluit de registratie 7 tot 10 dagen voor de bijeenkomst. Geef de definitieve catering aantallen daarna direct door aan de cateraar.
Hoeveel tijd kost de techniekcontrole voor een vredesconferentie?: Plan minimaal 90 minuten voor een volledige test van beeld, geluid en presentaties. Controleer daarnaast op de ochtend zelf nog minstens 30 minuten of microfoons, laptop, projector en kabels werken.
Wanneer moeten presentaties en naamkaartjes klaar zijn?: Vraag presentaties uiterlijk 7 dagen vooraf op en controleer ze uiterlijk 3 dagen vooraf. Print naamkaartjes en programmaflyers nadat de registratie en het programma zijn gesloten, meestal 1 tot 2 dagen voor de conferentie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.