Organiser une conférence pour la paix sans rien oublier

Une conférence pour la paix demande de coordonner le contenu, les intervenants et l’accueil du public dans le bon ordre. Commence par réserver le lieu et fixer le programme, puis confirme les intervenants avant d’ouvrir les inscriptions. Les besoins alimentaires, les présentations et la technique doivent être vérifiés plusieurs jours avant la rencontre. Cette checklist rassemble les 70 tâches et 82 fournitures nécessaires, de la première réservation au rangement final.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Définir le programme
3 personnes
Confirmer les intervenants
Définir le maître de cérémonie
Réserver le catering
Organiser l’assistance technique
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Rassembler les informations sur les intervenants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Traiter les inscriptions
2 personnes
Envoyer les confirmations
Concevoir les badges nominatifs
Mettre en page les flyers du programme
Rassembler les présentations
2 personnes
Vérifier les présentations
2 personnes
Établir le plan de table
2 personnes
Communiquer les quantités au traiteur
Tester la technique et les câbles
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier les courses
2 personnes
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les flyers du programme
Envoyer le briefing des intervenants

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager la table de scène
2 personnes
Brancher le projecteur
2 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre en place le buffet du dîner
4 personnes
Briefer l'équipe d'inscription
3 personnes
Accueillir les intervenants
2 personnes
Ouvrir les portes
2 personnes
Enregistrer les invités
4 personnes
Servir le café de bienvenue
3 personnes
Accompagner l'ouverture
3 personnes
Animer le débat
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Changer les microphones
2 personnes
Encadrer les ateliers
6 personnes
Réapprovisionner le matériel d’atelier
2 personnes
Servir le buffet du dîner
5 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Débarrasser la vaisselle
4 personnes
Encadrer le programme du soir
3 personnes
Organiser le cocktail networking
4 personnes
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Éteindre la technique
2 personnes
Rassembler le matériel
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Vérifier l'équipement
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Remercier les intervenants
Envoyer un e-mail de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 115
Tablesqté 14
Table d'inscription
Table de scèneqté 2
Chaises des intervenantsqté 8
Tables de buffetqté 6
Porte-manteauxqté 4

Équipement

Projecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateur portableqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles HDMIqté 4
Clés USBqté 4
Paperboardqté 4
Supports pour paperboardqté 4
Pointeur laserqté 2
Stations de rechargeqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Verres à vinqté 120
Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 16

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 12
Bacs de maintien au chaudqté 8
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Présentoirs pour panneauxqté 4

Décoration

Drapeaux de la paixqté 12
Drapeaux des paysqté 20
Chemins de tableqté 14
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 12
Panneaux pour les intervenantsqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Numéros de tableqté 14
Pâte adhésiveqté 4
Ruban adhésifqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampadairesqté 4
Piles de rechangeqté 24

Catering

Courses

Inscription

Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Lanyardsqté 120
Brochures du programmeqté 120
Listes d'inscriptionqté 6
Stylosqté 30
Chemises à pinceqté 20

Matériel d'atelier

Blocs-notesqté 120
Stylos à billeqté 120
Feuilles de paperboardqté 12
Marqueursqté 48
Post-itqté 12
Cartes de voteqté 500
Cordeqté 2
Presse-papiersqté 20

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 3
Serpillièreqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Poubellesqté 8

Sécurité

Lampes de pocheqté 4
Pilesqté 24
Passe-câblesqté 12
Gilets réfléchissantsqté 8
Parapluiesqté 6

Conseils

Bloque le lieu avant de communiquer une date définitive : vérifie la capacité, les chaises, les tables, la table d’inscription et l’espace prévu pour la scène.
Demande les informations des intervenants dès leur confirmation. Fixe une date limite pour recevoir leurs présentations, puis teste chaque fichier sur l’ordinateur portable et le projecteur.
Ouvre les inscriptions après avoir défini le programme et les horaires. Prévois une relance au moins 7 jours avant la conférence pour obtenir les réponses manquantes et les besoins alimentaires.
Transmets au traiteur le nombre de repas et les régimes recensés après la clôture des inscriptions. Vérifie aussi les tasses, verres, assiettes, couverts et tables de buffet avant la livraison.
Organise un test technique complet la veille ou le matin même : microphones sans fil, haut-parleurs, table de mixage, câbles HDMI, rallonges, multiprises et cliqueur doivent être essayés dans la salle.

Questions fréquentes

Quand réserver une salle pour une conférence pour la paix ?: Réserve la salle dès que la date et la durée sont connues, idéalement 8 à 12 semaines à l’avance. Demande aussi les horaires d’accès pour l’installation et le rangement.
Quand envoyer les invitations à une conférence pour la paix ?: Envoie les invitations 4 à 6 semaines avant l’événement. Ferme ou vérifie les inscriptions environ 7 jours avant afin de confirmer les repas, les badges et le plan de table.
Quand demander les présentations des intervenants ?: Demande-les au moment de leur confirmation et fixe une échéance au plus tard 5 jours avant la conférence. Garde une copie sur clé USB et teste chaque présentation avant l’accueil du public.
Combien de temps prévoir pour installer la technique ?: Prévois au minimum 2 heures pour installer et tester le projecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs et les câbles. Ajoute 30 minutes pour un dernier contrôle juste avant l’ouverture.

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