Zo organiseer je een open dag in een cultureel centrum

Een open dag in een cultureel centrum vraagt om meer dan een programma en wat posters. Je stemt ruimtes, workshops, rondleidingen, exposanten, techniek en catering op elkaar af. Begin met het programma en de beschikbare ruimtes, leg daarna verantwoordelijkheden en inschrijvingen vast. De meeste problemen ontstaan doordat technische wensen, dieetwensen en publieksstromen pas in de laatste week worden gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
3 personen
2
Ruimtes en activiteiten inventariseren
2 personen
3
Reserveringen voor ruimtes maken
4
Deelnemers en medewerkers benaderen
2 personen
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Promotie op sociale media plaatsen
8
Posters verspreiden
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Workshopinschrijvingen bevestigen
12
Programma online publiceren
13
Rondleidingen inplannen
2 personen
14
Exposanten en makers instrueren
2 personen
15
Technische wensen verzamelen
2 personen
16
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
17
Boodschappen bestellen
18
Drukwerk laten maken
19
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
20
Bewegwijzering ontwerpen
2 personen
21
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
22
Toegang en parkeren controleren
2 personen
23
Programmafolders printen
2 personen
24
Workshopmaterialen verzamelen
3 personen
25
Expositiemateriaal controleren
2 personen
26
Boodschappen doen
3 personen
27
Koelproducten opslaan
2 personen
28
Ruimtes schoonmaken
4 personen
29
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
30
Exposities opbouwen
4 personen
31
Workshopruimtes inrichten
3 personen
32
Decoratie ophangen
3 personen
33
Techniek en verlichting testen
3 personen
34
Informatiebalie inrichten
2 personen
35
Registratietafel klaarzetten
2 personen
36
Naamkaartjes en folders klaarleggen
2 personen
37
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
38
Hapjes voorbereiden
4 personen
39
Dranken koud zetten
2 personen
40
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
41
Openingscontrole uitvoeren
3 personen

Event

42
Bezoekers ontvangen
4 personen
43
Aanmeldingen registreren
3 personen
44
Programma-informatie uitdelen
2 personen
45
Rondleidingen begeleiden
3 personen
46
Workshops begeleiden
6 personen
47
Optredens aankondigen
48
Techniek tijdens optredens bedienen
2 personen
49
Koffie en thee serveren
3 personen
50
Hapjes serveren
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Servies inzamelen
2 personen
53
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
54
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
55
Laatste bezoekers informeren
2 personen

Nazorg

56
Apparatuur uitschakelen
2 personen
57
Exposities afbouwen
4 personen
58
Workshopmaterialen opruimen
3 personen
59
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Afval verzamelen
3 personen
62
Ruimtes schoonmaken
4 personen
63
Decoratie verwijderen
3 personen
64
Geleende materialen retourneren
2 personen
65
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
66
Gevonden voorwerpen registreren
67
Bezoekersberichten beantwoorden
68
Foto's en bestanden archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 150
Afvalbakkenaantal 10

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 150
Bordenaantal 150
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Lepelsaantal 150
Serveerbestekaantal 12
Dienbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Schaaltjesaantal 20
Serveertangenaantal 8
Inductieplatenaantal 2

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Tabletsaantal 3
Mobiele pinapparatenaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Draagbare speakersaantal 2
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadkabelsaantal 10

Verlichting

Ledspotsaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 150
Bloemstukkenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Fotowandenaantal 2
Krijtbordenaantal 8
Pijlbordenaantal 20
Informatiebordenaantal 12

Workshopmateriaal

Schrijfpadsaantal 80
Balpennenaantal 100
Kleurpotlodenaantal 10
Kleurstiftenaantal 10
Tekenpapieraantal 300
Schortenaantal 30
Kleimattenaantal 20
Boetseerkleiaantal 15
Kwastenaantal 40
Verfpalettenaantal 20
Acrylverfsetsaantal 10

Registratie

Naamkaartjesaantal 150
Naambadgehoudersaantal 150
Programmafoldersaantal 250
Clipboardsaantal 6
Pennenaantal 30
Contantgeldbakjesaantal 3

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Stofzuigersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma per ruimte vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Noteer per activiteit de begin- en eindtijd, maximale groepsgrootte, benodigde stoelen en eventuele workshopmaterialen.
Plan inschrijvingen met een duidelijke sluitingsdatum, bijvoorbeeld 7 dagen voor de open dag. Bevestig workshopplaatsen daarna en houd een reservelijst bij voor uitval.
Vraag exposanten, makers en rondleiders uiterlijk 2 weken vooraf naar hun opstelling, stroombehoefte en presentatiemateriaal. Controleer beamer, projectiescherm, speakers en microfoons daarna op locatie.
Maak het vrijwilligersrooster per tijdsblok van 2 tot 3 uur. Wijs naast ontvangst en rondleidingen ook iemand aan voor garderobe, bewegwijzering, catering en het oplossen van technische problemen.
Bereken catering per bezoekersblok en zet koffie, thee en water op meerdere punten klaar. Controleer minstens 3 dagen vooraf servies, thermoskannen, koelboxen, afvalbakken en mobiele pinapparaten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een open dag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, ruimtes en programma. Reserveer uiterlijk 4 weken van tevoren de belangrijkste medewerkers, makers en technische voorzieningen.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een open dag?: Verstuur de eerste uitnodiging ongeveer 4 weken vooraf en plaats in de laatste 10 dagen extra berichten op sociale media. Sluit workshopinschrijvingen bij voorkeur 7 dagen voor het evenement.
Hoe maak je een programma voor een open dag?: Verdeel activiteiten eerst over de beschikbare ruimtes en voorkom overlap tussen drukke publieksmomenten. Plan rondleidingen en workshops in blokken van 30 tot 60 minuten, met minimaal 15 minuten wisseltijd.
Wat moet je een week voor een open dag controleren?: Controleer 7 dagen vooraf de aanmeldingen, dieetwensen, vrijwilligersbezetting, route, parkeren en technische wensen. Loop 2 tot 3 dagen vooraf alle ruimtes na en test apparatuur op de plek waar die wordt gebruikt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.