Zo organiseer je een koffiefestival

Begin een koffiefestival niet met de boodschappen, maar met de locatie, datum en beschikbare stroompunten. Leg daarna vast welke koffiebranders, workshops en optredens meedoen, zodat je het programma en de aanmeldingen kunt openen. Werk vervolgens de plattegrond, werkindeling en hoeveelheden per stand uit. In de laatste week bevestig je leveranciers, controleer je apparatuur en verzamel je dieetwensen. Op de dag zelf draait alles om een rustige opbouw, duidelijke bewegwijzering en voldoende tijd voor koffiebonen, koeling en verse producten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en datum bevestigen
2
Koffiebranders benaderen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldformulier openen
5
Programma publiceren
2 personen
6
Koffieworkshops reserveren
7
Muziekoptreden reserveren
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Leveranciers bevestigen
11
Stroompunten controleren
2 personen
12
Werkindeling maken
2 personen
13
Menukaarten ontwerpen
14
Plattegrond maken
2 personen
15
Voorraad en materiaal controleren
2 personen
16
Boodschappenlijst afronden
2 personen
17
Bewegwijzering afdrukken
18
Polsbandjes en badges klaarmaken
2 personen
19
Koffiebonen per stand verdelen
2 personen
20
Koelproducten inkopen
2 personen
21
Verse producten inkopen
2 personen
22
Dranken koud zetten
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
4 personen
24
Koffiebonen malen
3 personen
25
Locatie openen
2 personen
26
Tafels en stoelen uitladen
4 personen
27
Partytenten opzetten
5 personen
28
Stroomkabels veilig leggen
2 personen
29
Koffiestands opbouwen
6 personen
30
Koffieapparatuur aansluiten
4 personen
31
Buffetten inrichten
3 personen
32
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
33
Registratietafel inrichten
2 personen
34
Versiering ophangen
3 personen
35
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
36
Workshoptafels klaarzetten
3 personen
37
Muziekapparatuur testen
2 personen
38
Temperaturen en houdbaarheid controleren
2 personen
39
Briefing ontvangstteam geven
3 personen
40
Briefing barteam geven
5 personen

Event

41
Bezoekers ontvangen
4 personen
42
Polsbandjes uitdelen
2 personen
43
Koffie serveren
6 personen
44
Thee en chocolademelk serveren
2 personen
45
Gebak en hapjes serveren
3 personen
46
Melk en suiker bijvullen
2 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Afvalbakken legen
2 personen
49
Gebruikt servies ophalen
3 personen
50
Servies afwassen
3 personen
51
Workshop filterkoffie begeleiden
2 personen
52
Workshop espresso begeleiden
2 personen
53
Proeverij begeleiden
3 personen
54
Optreden begeleiden
2 personen
55
Voorraad koffie controleren
2 personen
56
Voorraad snacks controleren
2 personen
57
Rustige zitplekken aanvullen
2 personen
58
Laatste ronde aankondigen
59
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

60
Koffieapparatuur uitschakelen
3 personen
61
Overgebleven voedsel verpakken
3 personen
62
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
63
Partytenten afbreken
5 personen
64
Decoratie verwijderen
3 personen
65
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
66
Locatie schoonmaken
4 personen
67
Koffieapparatuur reinigen
3 personen
68
Materialen inventariseren
2 personen
69
Geleende materialen retourneren
2 personen
70
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
71
Verloren voorwerpen registreren
72
Bezoekers informeren over gevonden voorwerpen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Statafelsaantal 10
Bistrotafelsaantal 12
Stoelenaantal 90
Werktafelsaantal 8
Krukkenaantal 20
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 220
Theeglazenaantal 80
Waterglazenaantal 180
Gebaksbordjesaantal 180
Dessertlepelsaantal 180
Koffielepelsaantal 220
Serveerschalenaantal 20
Serveerbladenaantal 12

Apparatuur

Espressomachinesaantal 4
Filterkoffiezetapparatenaantal 4
Koffiemolensaantal 6
Waterkokersaantal 4
Warmhoudkannenaantal 10
Koelboxenaantal 4
IJsdispensersaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Kassaterminalsaantal 4
Oplaadkabelsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 4
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Tangetjesaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koelelementenaantal 20

Decoratie

Koffiebonenzakkenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 16
Menubordenaantal 12
Krijtbordenaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Krijtstiftenaantal 12
Tafelnummersaantal 20
Standbordhoudersaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
LED-lantaarnsaantal 12
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Handsprayaantal 6
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezem en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 24

Catering

Boodschappen

Registratie

Naamstickersaantal 250
Polsbandjesaantal 250
Clipboardsaantal 6
Pennenaantal 30
Bezoekerslijstenaantal 8
Kassa-etuisaantal 4

Workshopmateriaal

Proefkopjesaantal 100
Opschenkketelsaantal 6
Koffieweegschalenaantal 4
Koffietrechtersaantal 20
Melkopschuimkannetjesaantal 8
Barista thermometersaantal 6
Proefnotitiekaartenaantal 150
Schortenaantal 12

Veiligheid

Antislipmattenaantal 10
Kabelbindersaantal 100
Werkhandschoenenaantal 12
Zaklampenaantal 4

Tips

Plan de locatie-indeling voordat je tafels en apparatuur huurt. Reserveer per koffiestand een werktafel, een plek voor de espressomachine of het filterkoffiezetapparaat en voldoende ruimte voor wachtrijen.
Controleer stroompunten zodra de locatie vaststaat. Tel het vermogen van espressomachines, koffiemolens, waterkokers en speakers bij elkaar op en leg verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten vooraf klaar.
Open aanmeldingen pas nadat workshops en het programma definitief zijn. Sluit de inschrijving bijvoorbeeld 7 dagen vooraf, zodat je deelnemers, dieetwensen, badges en polsbandjes op tijd kunt verwerken.
Maak de voorraad per stand apart klaar. Verdeel koffiebonen vooraf, controleer kopjes, lepels, glazen en serveerbladen en houd koelproducten en verse producten gescheiden tot de laatste inkopen.
Plan de opbouw minimaal 2 uur voor de eerste bezoekers. Zet dranken koud, maal koffiebonen zo laat mogelijk, test microfoon en Bluetoothspeakers en plaats bewegwijzering vóór de ontvangst opent.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een koffiefestival organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met locatie, datum en koffiebranders. Reserveer workshops en muziek uiterlijk 6 weken vooraf, omdat die onderdelen de planning en communicatie bepalen.
Hoeveel koffiebonen heb je nodig voor een koffiefestival?: Reken voor een proeverij met meerdere stands op ongeveer 20 tot 30 gram koffiebonen per bezoeker, afhankelijk van het aantal kopjes. Voor 100 bezoekers is dat 2 tot 3 kilo, exclusief extra voorraad voor workshops en morsen.
Wanneer moet je de inschrijving voor workshops sluiten?: Sluit de inschrijving 5 tot 7 dagen voor het festival. Dan kun je deelnemerslijsten, badges, polsbandjes, dieetwensen en de workshopindeling nog controleren.
Hoeveel tijd heb je nodig om een koffiefestival op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor een kleine locatie en 3 tot 4 uur wanneer je meerdere stands, tenten, tafels en koffiemachines plaatst. Test alle stroomaansluitingen voordat koffie wordt gemalen en bezoekers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.