Zo organiseer je een Museumnacht zonder gaten in het programma

Begin een Museumnacht niet met hapjes of promotie, maar met de capaciteit van je museum. Leg eerst datum, openingstijden, publieksruimtes en de route vast. Bouw daarna het programma met rondleidingen en workshops, en koppel daar begeleiders, aanmeldingen en bezoekersinformatie aan. Pas wanneer de publieksstroom klopt, regel je drukwerk, techniek, garderobe, catering en de laatste test. Zo voorkom je dat bezoekers op hetzelfde moment bij één zaal, workshop of garderoberek aankomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
2
Programma en rondleidingen bepalen
3 personen
3
Rondleiders en workshopbegeleiders boeken
2 personen
4
Reserveringen voor publieksruimtes maken
2 personen
5
Reservering voor garderoberekken maken
6
Aanmeldformulier voor bezoekers openen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Socialmediaberichten publiceren
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Bezoekersinformatie versturen
12
Programmafolders laten drukken
13
Naambadges voorbereiden
2 personen
14
Rondleidingsteksten controleren
2 personen
15
Workshopmaterialen samenstellen
2 personen
16
Route door het museum vastleggen
2 personen
17
Plattegronden voor bezoekers maken
18
Toegankelijkheidsinformatie controleren
2 personen
19
Persbericht versturen
20
Stroompunten en kabelroutes controleren
2 personen
21
Verlichting voor publieksruimtes testen
2 personen
22
Drukwerk en materialen inventariseren
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Dranken gekoeld klaarzetten
2 personen
25
Hapjes voorbereiden
4 personen
26
Workshoptafels klaarzetten
3 personen
27
Teambriefing voorbereiden
28
Entree en publieksbalie inrichten
3 personen
29
Garderobe inrichten
3 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
31
Workshopmateriaal uitstallen
3 personen
32
Buffetten en drankpunten inrichten
4 personen
33
Bewegwijzering ophangen
3 personen
34
Versiering ophangen
3 personen
35
Techniek voor presentaties testen
2 personen
36
Rondleidingsmaterialen klaarleggen
2 personen
37
Toiletten controleren en aanvullen
2 personen
38
Publieksruimtes schoonmaken
4 personen
39
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen

Event

40
Medewerkers ontvangen
2 personen
41
Teambriefing geven
2 personen
42
Bezoekers verwelkomen
4 personen
43
Tickets en aanmeldingen controleren
3 personen
44
Programmafolders uitdelen
2 personen
45
Garderobe innemen
3 personen
46
Eerste rondleiding begeleiden
2 personen
47
Creatieve workshop begeleiden
3 personen
48
Hapjes serveren
3 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Werktafels schoonhouden
2 personen
51
Tweede rondleiding begeleiden
2 personen
52
Lezing begeleiden
2 personen
53
Bezoekersstromen begeleiden
3 personen
54
Derde rondleiding begeleiden
2 personen
55
Avondprogramma aankondigen
56
Interactieve activiteit begeleiden
3 personen
57
Vierde rondleiding begeleiden
2 personen
58
Laatste hapjesronde serveren
3 personen
59
Drankvoorraad aanvullen
2 personen
60
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
61
Garderobe uitgifte verzorgen
3 personen
62
Entree sluiten
2 personen

Nazorg

63
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
64
Buffetten afruimen
4 personen
65
Servies en glazen afwassen
3 personen
66
Workshopmaterialen opruimen
3 personen
67
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
68
Garderobe afbouwen
3 personen
69
Decoratie verwijderen
3 personen
70
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
71
Publieksruimtes schoonmaken
4 personen
72
Toiletten schoonmaken
2 personen
73
Apparatuur uitschakelen
2 personen
74
Locatie op eindronde controleren
2 personen
75
Materialen terugbrengen
3 personen
76
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
77
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
78
Gevonden voorwerpen registreren
79
Bezoekersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptietafelsaantal 3
Buffettafelsaantal 4
Workshoptafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Garderoberekkenaantal 4
Statafelsaantal 8
Krukkenaantal 16

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 8
Karaffenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Presentatieschermenaantal 2
Laptopsaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 2
Maatbekersaantal 2
Mengkommenaantal 4
Serveerlepelsaantal 8
Koelelementenaantal 12
Flessenopenersaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Kunststof plantenaantal 10
Fotowandenaantal 2
Decoratieve lijstenaantal 12

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledtafellampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 8

Drukwerk

Programmafoldersaantal 350
Plattegrondenaantal 350
Naamkaartjesaantal 120
Garderobenummersaantal 200
Pijlbordenaantal 30
Workshopinstructiesaantal 20

Registratie

Inchecktabletsaantal 3
Tafelstandaardsaantal 12
Badgehoudersaantal 120
Pennenaantal 30
Kassalade

Workshopmateriaal

Schildersdoekenaantal 80
Aquarelverfsetsaantal 20
Penselenaantal 80
Potlodenaantal 100
Kleurpotlodenaantal 20
Tekenpapieraantal 500
Schortenaantal 30
Plastic tafelbeschermersaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 30
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintenaantal 6
Antislipmattenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route vast vóór je plattegronden en programmafolders laat maken. Controleer per ruimte de capaciteit, toegankelijkheid, verlichting en kabelroutes; wijzigingen in de laatste week zorgen anders snel voor verkeerd drukwerk.
Plan rondleidingen en workshops in blokken met minstens 15 minuten wisseltijd. Gebruik die marge voor uitloop, het verzamelen van deelnemers en het verplaatsen tussen zalen.
Open het aanmeldformulier zodra programma en tijden definitief zijn en verwerk aanmeldingen doorlopend. Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat hapjes en catering niet op de avond zelf moeten worden aangepast.
Stuur bezoekersinformatie uiterlijk 3 dagen voor de Museumnacht. Zet daarin de route, starttijd van gereserveerde onderdelen, toegankelijkheidsinformatie, garderobe en een contactpunt voor vragen.
Test techniek en publieksruimtes minimaal 2 uur vóór opening. Controleer presentatieschermen, laptops, draadloze microfoons, portofoons, stroompunten en verlichting; zet dranken gekoeld klaar en houd materialen voor workshops per ruimte apart.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Museumnacht organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf. In de eerste 2 weken leg je datum, openingstijden, programma, ruimtes en route vast; daarna boek je begeleiders, opent het formulier en start je de communicatie.
Hoeveel tijd moet er tussen rondleidingen zitten?: Plan minimaal 15 minuten tussen twee rondleidingen. Bij een route door meerdere zalen is 20 tot 30 minuten veiliger, zodat een uitgelopen groep de volgende start niet blokkeert.
Wanneer verstuur je de bezoekersinformatie voor een Museumnacht?: Stuur de definitieve informatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld daarin tijden, verzamelpunten, route, garderobe, toegankelijkheid, reserveringen en wat bezoekers moeten doen bij vertraging.
Wanneer test je de techniek voor een Museumnacht?: Doe de volledige test minimaal 2 uur vóór opening en herhaal een korte controle 30 minuten voor ontvangst. Test elk scherm, elke laptop, microfoon, portofoon, verlengkabel en stekkerdoos op de plek waar die wordt gebruikt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.