Checklist voor een cultureel centrum open dag

Een open dag in een cultureel centrum vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en koffie. Je stemt ruimtes, workshops, rondleidingen, exposanten, techniek en bezoekersstromen op elkaar af. Begin met het programma en de beschikbare ruimtes, en werk daarna naar uitnodigingen, inschrijvingen en promotie toe. In de laatste week controleer je vooral materiaal, bewegwijzering, catering, apparatuur en het vrijwilligersrooster. Zo voorkom je dat bezoekers op de dag zelf een gesloten workshopruimte of ontbrekende microfoon aantreffen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
3 personen
Ruimtes en activiteiten inventariseren
2 personen
Reserveringen voor ruimtes maken
Deelnemers en medewerkers benaderen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
Posters verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Workshopinschrijvingen bevestigen
Programma online publiceren
Rondleidingen inplannen
2 personen
Exposanten en makers instrueren
2 personen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappen bestellen
Drukwerk laten maken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Bewegwijzering ontwerpen
2 personen
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Toegang en parkeren controleren
2 personen
Programmafolders printen
2 personen
Workshopmaterialen verzamelen
3 personen
Expositiemateriaal controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelproducten opslaan
2 personen
Ruimtes schoonmaken
4 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Exposities opbouwen
4 personen
Workshopruimtes inrichten
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Techniek en verlichting testen
3 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Naamkaartjes en folders klaarleggen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Openingscontrole uitvoeren
3 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Aanmeldingen registreren
3 personen
Programma-informatie uitdelen
2 personen
Rondleidingen begeleiden
3 personen
Workshops begeleiden
6 personen
Optredens aankondigen
Techniek tijdens optredens bedienen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies inzamelen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Exposities afbouwen
4 personen
Workshopmaterialen opruimen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Ruimtes schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Bezoekersberichten beantwoorden
Foto's en bestanden archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 150
Afvalbakkenaantal 10

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 150
Bordenaantal 150
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Lepelsaantal 150
Serveerbestekaantal 12
Dienbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Schaaltjesaantal 20
Serveertangenaantal 8
Inductieplatenaantal 2

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Tabletsaantal 3
Mobiele pinapparatenaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Draagbare speakersaantal 2
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadkabelsaantal 10

Verlichting

Ledspotsaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 150
Bloemstukkenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Fotowandenaantal 2
Krijtbordenaantal 8
Pijlbordenaantal 20
Informatiebordenaantal 12

Workshopmateriaal

Schrijfpadsaantal 80
Balpennenaantal 100
Kleurpotlodenaantal 10
Kleurstiftenaantal 10
Tekenpapieraantal 300
Schortenaantal 30
Kleimattenaantal 20
Boetseerkleiaantal 15
Kwastenaantal 40
Verfpalettenaantal 20
Acrylverfsetsaantal 10

Registratie

Naamkaartjesaantal 150
Naambadgehoudersaantal 150
Programmafoldersaantal 250
Clipboardsaantal 6
Pennenaantal 30
Contantgeldbakjesaantal 3

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Stofzuigersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg uiterlijk 6 weken vooraf het programma, de ruimtes en de activiteiten vast. Plan rondleidingen en workshops op tijden die niet tegelijk dezelfde zaal, beamer of begeleider nodig hebben.
Stuur uitnodigingen en publiceer het programma minstens 4 weken vooraf. Zet een duidelijke sluitingsdatum voor workshopinschrijvingen, zodat je dieetwensen, groepsgrootte en materiaalhoeveelheden nog kunt verwerken.
Maak per ruimte een korte opstellingstekening met tafels, stoelen, garderoberekken, afvalbakken en bewegwijzering. Controleer ook de looproute vanaf entree en parkeren; bezoekers zoeken op een open dag vaker de weg dan je verwacht.
Test technische onderdelen uiterlijk 3 dagen vooraf in de echte ruimte: laptops, beamer, projectiescherm, draagbare speakers, microfoons en mobiele pinapparaten. Leg opladers, verlengsnoeren en een reserveoplossing klaar bij de verantwoordelijke medewerker.
Bereken catering per bezoekersblok en niet alleen op basis van het totale aantal aanmeldingen. Zet koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen op tijd klaar en controleer servies, koelboxen, serveerbestek en schaaltjes vóór de eerste bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een open dag in een cultureel centrum organiseren?: Begin ongeveer 8 weken vooraf met datum, programma, ruimtes en reserveringen. Plan promotie en uitnodigingen uiterlijk 4 weken vooraf en rond techniek, catering en vrijwilligers 3 tot 7 dagen voor de open dag af.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een open dag?: Reken minimaal 1 vrijwilliger bij de entree, 1 persoon voor informatie en bewegwijzering en per gelijktijdige workshop of rondleiding 1 begeleider. Bij drie gelijktijdige activiteiten kom je dus al snel uit op 5 tot 7 mensen, inclusief een coördinator.
Wanneer moet je workshopinschrijvingen sluiten?: Sluit inschrijvingen bij voorkeur 5 tot 7 dagen vooraf. Dan kun je deelnemers bevestigen, dieetwensen verzamelen, groepen indelen en workshopmaterialen per activiteit klaarzetten.
Hoeveel koffie en drank heb je nodig voor een open dag?: Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per bezoeker; daarna ongeveer 1 drankje per uur. Tel extra marge op voor medewerkers en exposanten en controleer de aantallen opnieuw zodra de aanmeldingen enkele dagen voor de open dag zijn bijgewerkt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.