Checklist para organizar una conferencia por la paz

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra el programa y confirma a los ponentes antes de enviar las invitaciones. Pide a cada participante su biografía, presentación y necesidades técnicas con al menos 10 días de margen.
• Abre el formulario de inscripción cuando el horario y el lugar estén definidos. Solicita también las preferencias dietéticas para poder comunicar al catering una cifra real, no una estimación.
• Calcula una mesa de registro para recibir al público y prepara las tarjetas de nombre y los folletos del programa como mínimo 3 días antes. Imprime algunas unidades extra para cambios de última hora.
• Haz una prueba técnica completa al menos 2 horas antes de la apertura: proyector, pantalla, portátil, HDMI, micrófonos, altavoces, mesa de mezclas y cables de repuesto. No des por hecho que el equipo del lugar incluye todo.
• Distribuye las mesas antes de montar el buffet y reserva una zona visible para abrigos y otra para estaciones de carga. Revisa las compras y las cantidades de vajilla el día anterior, no durante la llegada de los asistentes.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una conferencia por la paz?

Envíalas entre 4 y 6 semanas antes de la conferencia, cuando el lugar, el programa inicial y los ponentes principales estén confirmados. Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes para comunicar al catering las cantidades definitivas.

¿Cuánto tiempo antes hay que probar la técnica de una conferencia?

Haz una prueba completa al menos 2 horas antes de que llegue el público. Comprueba cada presentación, el sonido, los micrófonos, el proyector, los cables HDMI, las regletas y el portátil; guarda además una copia de las presentaciones en una memoria USB.

¿Cuándo deben entregar los ponentes sus presentaciones?

Pídeles las presentaciones entre 7 y 10 días antes y revísalas antes de preparar el equipo. Así puedes detectar vídeos incompatibles, fuentes ilegibles o necesidades especiales de sonido con tiempo para resolverlas.

¿Cuántos folletos y tarjetas de nombre hay que imprimir?

Imprime un folleto y una tarjeta por persona inscrita, más un 10 % adicional para cambios, acompañantes y errores de impresión. Tenlos preparados al menos 3 días antes y coloca las tarjetas en la mesa de registro por orden alfabético.

Planes parecidos a este

• Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas
• Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas del teatro
• Checklist para organizar un festival de cómics
• Checklist para organizar un festival del café