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Friedenskonferenz organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Friedenskonferenz braucht früh klare Zuständigkeiten, ein belastbares Programm und getestete Technik. Plane zuerst Ort, Moderation und Referenten, danach Einladungen, Anmeldungen und Verpflegung. In der letzten Woche werden Präsentationen, Namensschilder, Programmflyer und die Tischordnung abgeschlossen. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zum Briefing der Sprecher und dem Techniktest vor Beginn.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Programm festlegen

    3 Personen

  • Referenten bestätigen

  • Moderation festlegen

  • Catering reservieren

  • Technische Unterstützung organisieren

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Sprecherinformationen sammeln

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Bestätigungen versenden

  • Namensschilder entwerfen

  • Programmflyer gestalten

  • Präsentationen sammeln

    2 Personen

  • Präsentationen prüfen

    2 Personen

  • Tischordnung erstellen

    2 Personen

  • Catering-Mengen durchgeben

  • Technik und Kabel testen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Einkäufe prüfen

    2 Personen

  • Namensschilder drucken

    2 Personen

  • Programmflyer drucken

  • Sprecherbriefing versenden

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räume kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Podiumstisch herrichten

    2 Personen

  • Projektor anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Präsentationen vorbereiten

    2 Personen

  • Beleuchtung kontrollieren

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    3 Personen

  • Dinnerbuffet vorbereiten

    4 Personen

  • Registrierungsteam briefen

    3 Personen

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Türen öffnen

    2 Personen

  • Gäste registrieren

    4 Personen

  • Willkommenskaffee servieren

    3 Personen

  • Eröffnungsbegleitung

    3 Personen

  • Podiumsgespräch begleiten

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausensnacks servieren

    3 Personen

  • Mikrofone wechseln

    2 Personen

  • Workshops betreuen

    6 Personen

  • Workshop-Materialien auffüllen

    2 Personen

  • Abendbuffet servieren

    5 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Geschirr abräumen

    4 Personen

  • Abendprogramm betreuen

    3 Personen

  • Networking-Empfang betreuen

    4 Personen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Übrig gebliebene Lebensmittel verpacken

    2 Personen

  • Ausrüstung prüfen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Sprecher danken

  • Dankesmail an Teilnehmer senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 115
  • TischeAnz. 14
  • Registrierungstisch
  • PodiumstischAnz. 2
  • RednerstühleAnz. 8
  • BuffetischeAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

  • ProjektorAnz. 2
  • ProjektionsleinwandAnz. 2
  • LaptopAnz. 2
  • PräsentationsklickerAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 3
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • HDMI-KabelAnz. 4
  • USB-SticksAnz. 4
  • FlipchartAnz. 4
  • Flipchart-StänderAnz. 4
  • LaserpointerAnz. 2
  • LadestationenAnz. 3

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 120
  • GläserAnz. 150
  • WeingläserAnz. 120
  • Dinner-TellerAnz. 120
  • DesserttellerAnz. 120
  • MesserAnz. 120
  • GabelnAnz. 120
  • LöffelAnz. 120
  • ServierlöffelAnz. 16

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 16
  • ServierzangenAnz. 12
  • WarmhaltebehälterAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • TellerständerAnz. 4

Dekoration

  • FriedensflaggenAnz. 12
  • LänderflaggenAnz. 20
  • TischläuferAnz. 14
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 12
  • ReferentenschilderAnz. 8
  • WegweiserAnz. 12
  • TischnummernAnz. 14
  • KlebestiftAnz. 4
  • KlebebandAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 8
  • StehlampenAnz. 4
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Catering

  • Einkäufe

Registrierung

  • NamensschilderAnz. 120
  • BadgehalterAnz. 120
  • LanyardsAnz. 120
  • ProgrammhefteAnz. 120
  • AnmeldelistenAnz. 6
  • StifteAnz. 30
  • SchreibmappenAnz. 20

Workshopmaterial

  • NotizblöckeAnz. 120
  • KugelschreiberAnz. 120
  • FlipchartblätterAnz. 12
  • MarkerAnz. 48
  • KlebezettelAnz. 12
  • StimmkartenAnz. 500
  • SeilAnz. 2
  • KlemmbretterAnz. 20

Reinigung

  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • WischmoppAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • AbfallbehälterAnz. 8

Sicherheit

  • TaschenlampenAnz. 4
  • BatterienAnz. 24
  • KabelmattenAnz. 12
  • WarnwestenAnz. 8
  • RegenschirmeAnz. 6

Tipps

  • Reserviere den Veranstaltungsort möglichst mehrere Monate vorher und prüfe, ob Platz für Registrierungstisch, Podium, Buffet und Kleiderständer vorhanden ist. Plane zusätzlich Sitzplätze für etwa 10 Prozent mehr Teilnehmende als aktuell angemeldet.
  • Lege Programm, Moderation und Referenten spätestens 6 bis 8 Wochen vor der Konferenz fest. Bitte alle Sprecher anschließend um Präsentationen und Sprecherinformationen, damit Technik und Ablauf rechtzeitig geprüft werden können.
  • Öffne das Anmeldeformular mindestens 4 Wochen vor dem Termin und frage dort Ernährungswünsche ab. Gib die endgültige Catering-Menge erst nach Ablauf der Anmeldefrist weiter, rechne aber 5 bis 10 Prozent Reserve ein.
  • Teste Projektor, Leinwand, Laptop, Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult sowie HDMI- und Verlängerungskabel nicht erst am Veranstaltungstag. Ein vollständiger Test 1 bis 2 Tage vorher deckt fehlende Adapter, leere Akkus und inkompatible Präsentationen auf.
  • Drucke Namensschilder und Programmflyer spätestens am Vortag und sortiere sie nach Anmeldeliste. Verschicke das Sprecherbriefing ebenfalls vorher mit Ankunftszeit, Redezeit, Technikhinweisen und einer Kontaktperson vor Ort.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Friedenskonferenz organisieren?
Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher mit der Reservierung des Veranstaltungsorts und der Programmplanung. Referenten, Moderation und Catering sollten spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin bestätigt sein.
Wann sollte das Anmeldeformular für eine Friedenskonferenz geöffnet werden?
Öffne die Anmeldung mindestens 4 Wochen vor der Konferenz. Schließe sie einige Tage vor der Veranstaltung, damit du Teilnehmerbestätigungen, Namensschilder und die Catering-Menge vorbereiten kannst.
Wie viele Getränke braucht man für eine Friedenskonferenz?
Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Stelle zusätzlich Wasser während des gesamten Programms sowie Kaffee und Tee für die Pausen bereit.
Wann sollte die Technik für eine Friedenskonferenz getestet werden?
Führe einen vollständigen Test 1 bis 2 Tage vor der Veranstaltung durch und wiederhole einen kurzen Funktionstest am Morgen. Prüfe dabei auch alle Präsentationen, USB-Sticks, Mikrofone, Kabel und Ladestationen.

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