Wat heb je nodig voor een vraag- en antwoordsessie?

Voor een vraag- en antwoordsessie heb je meer nodig dan stoelen en een microfoon. Richt een aparte registratietafel in, zorg dat bezoekers hun naamkaartje vinden en test de presentatie vóór de eerste spreker binnenkomt. Met deze boodschappenlijst dek je de techniek, het koffiepunt, de catering en de bewegwijzering af. Stem aantallen af op het aantal aanmeldingen en neem voor verbruiksmaterialen ongeveer 10 procent extra mee.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 8
Registratietafel
Krukken voor sprekersaantal 4

Servies

Herbruikbare glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Vorkenaantal 80
Koffielepelsaantal 60

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Draagbare speaker
Laptop
Beamer
Beamerdoek
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 4

Decoratie

Tafelkleedjesaantal 8
Naamkaarthoudersaantal 60
Naamkaartjesaantal 60
Richtingsbordenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Stoffer en blikaantal 2
Dweilmoppenaantal 2

Catering

Boodschappen
- Koffie - 2 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 1 doos
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 1 kilo
- Zoetjes - 1 doosje
- Melk - 6 liter
- Havermelk - 3 liter
- Mineraalwater plat - 12 flessen
- Mineraalwater bruisend - 8 flessen
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 4 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Bier alcoholvrij - 24 flesjes
- Witte wijn - 6 flessen
- Rode wijn - 4 flessen
- Paprikachips - 3 zakken
- Naturelchips - 3 zakken
- Gemengde noten - 2 zakken
- Zoute stengels - 3 pakken
- Olijven - 3 potten
- Druiven - 3 kilo
- Appels - 40 stuks
- Bananen - 30 stuks
- Komkommer - 4 stuks
- Cherrytomaten - 2 kilo
- Wortels - 2 kilo
- Hummus - 6 bakjes
- Roomkaas - 4 kuipjes
- Jonge kaas - 2 kilo
- Brie - 1 kilo
- Stokbrood - 12 stuks
- Volkoren crackers - 6 pakken
- Glutenvrije crackers - 2 pakken
- Vegan beleg - 4 verpakkingen
- Servetten - 200 stuks
- Koffiefilters - 1 pak
- Theelepels voor eenmalig gebruik - 100 stuks
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 2 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Desinfecterende doekjes - 3 pakken
- Handzeep - 4 flessen
- Handgel - 4 flacons
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen

Tips

Leg per spreker een kruk, microfoon en eventueel een naamkaartje klaar. Test draadloze microfoons op de plek waar ze tijdens de sessie worden gebruikt, niet alleen naast de speaker.
Plan voor het eerste uur twee tot drie drankjes per persoon. Zet waterkannen bij de zitplaatsen en gebruik thermoskannen zodat koffie niet tijdens de vragenronde hoeft te worden bijgevuld.
Neem voor servies minimaal één glas, koffiekopje en bord per deelnemer mee, plus ongeveer 10 procent reserve. Koffielepels en opscheplepels worden vaak vergeten omdat ze niet op de cateringbestelling staan.
Leg laptop, beamer, beamerdoek, verlengkabels en stekkerdozen minstens 30 minuten vóór aanvang klaar. Controleer ook of de kabels lang genoeg zijn en plak looproutes af om struikelen te voorkomen.
Zet richtingsborden vanaf de ingang naar de registratietafel en de ruimte. Voorzie de tafel van naamkaarthouders en naamkaartjes op alfabet of aanmeldvolgorde, zodat registratie niet ophoopt bij binnenkomst.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een vraag- en antwoordsessie?: Reken minimaal op stoelen, tafels, een registratietafel, draadloze microfoons, een draagbare speaker, laptop, beamer en beamerdoek. Voor ontvangst en pauzes heb je daarnaast glazen, koffiekopjes, borden, koffieapparaten of waterkokers, thermoskannen en waterkannen nodig.
Hoeveel stoelen en glazen heb ik nodig per bezoeker?: Voor iedere aangemelde bezoeker heb je één stoel nodig. Neem één glas en één koffiekopje per persoon mee, plus ongeveer 10 procent reserve; bij 50 bezoekers zijn dat 55 glazen en 55 kopjes.
Hoeveel microfoons heb ik nodig voor een vraag- en antwoordsessie?: Gebruik minimaal één microfoon voor de gespreksleider en één voor de spreker of het panel. Bij een panel met drie sprekers kom je dus uit op vier microfoons als deelnemers ook vanuit de zaal vragen stellen.
Wanneer moet ik de techniek voor de sessie klaarzetten?: Zet de techniek minstens 30 minuten vóór de start op en test microfoons, speaker, laptop en beamer volledig. Plan bij meerdere sprekers of een ingewikkelde opstelling liever 60 minuten, zodat je nog kabels of aansluitingen kunt vervangen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.