Que prévoir pour une session de questions-réponses ?

Pour une session de questions-réponses, les achats ne se limitent pas aux boissons et aux en-cas. Il faut aussi prévoir le service du café, la vaisselle, l’accueil des participants et le matériel nécessaire aux intervenants. Comptez les consommables selon le nombre d’inscrits, puis ajoutez une petite marge pour les arrivées de dernière minute. La technique et les rallonges sont souvent oubliées jusqu’à l’ouverture de la salle.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 8
Table d'inscription
Tabourets pour les intervenantsqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillères à caféqté 60

Équipement

Microphones sans filqté 3
Enceinte portable
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projecteur
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 8
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Porte-nomsqté 60
Badges nominatifsqté 60
Panneaux directionnelsqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 1 boîte
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 3 litres
- Eau minérale plate - 12 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 8 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Vin blanc - 6 bouteilles
- Vin rouge - 4 bouteilles
- Chips au paprika - 3 sachets
- Chips nature - 3 sachets
- Noix mélangées - 2 sacs
- Bâtonnets salés - 3 paquets
- Olives - 3 bocaux
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 40 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Concombre - 4 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Carottes - 2 kilos
- Houmous - 6 barquettes
- Fromage frais - 4 pots
- Fromage jeune - 2 kilos
- Brie - 1 kilo
- Baguette - 12 pièces
- Crackers complets - 6 paquets
- Crackers sans gluten - 2 paquets
- Tartinade vegan - 4 paquets
- Serviettes - 200 pièces
- Filtres à café - 1 paquet
- Cuillères à café jetables - 100 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 3 paquets
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Gel hydroalcoolique - 4 flacons
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux

Conseils

Prévoyez deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis environ une boisson par heure supplémentaire. Gardez une partie de l’eau en carafe et refroidissez le reste à l’avance dans les glacières.
Pour le point café, comptez une tasse par participant, plus 10 % de réserve. Prévoyez aussi davantage de cuillères à café que d’intervenants : elles sont souvent utilisées plusieurs fois pendant la pause.
Achetez la vaisselle en fonction du nombre maximal de participants, avec environ 10 % de pièces supplémentaires. Les verres réutilisables, assiettes, fourchettes et tasses doivent être disponibles avant l’installation du service traiteur.
Testez microphones, enceinte, ordinateur, vidéoprojecteur et écran au moins 60 minutes avant l’arrivée du public. Vérifiez chaque rallonge et multiprise sur place : la longueur nécessaire est rarement celle imaginée depuis le bureau.
Préparez les badges nominatifs, porte-noms et panneaux directionnels au moins la veille. Installez une table d’inscription clairement visible dès l’entrée, avec les impressions et les informations utiles déjà triées.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une session de questions-réponses ?: Comptez deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis une par heure supplémentaire. Ajoutez environ 10 % de marge si les inscriptions ne sont pas définitives.
Quelle quantité de café faut-il prévoir par participant ?: Prévoyez une tasse par participant pour une pause, avec 10 % de réserve. Pour une session de plusieurs heures, comptez une tasse supplémentaire par personne si un second service est prévu.
Quand préparer le matériel technique ?: Montez et testez le matériel au moins 60 minutes avant l’accueil. Faites un essai avec les microphones sans fil, l’enceinte, l’ordinateur, le vidéoprojecteur et les rallonges réellement utilisées dans la salle.
Quand acheter et refroidir les boissons ?: Faites les courses au plus tard la veille lorsque c’est possible, puis mettez les boissons au frais plusieurs heures avant le début. Utilisez les glacières pour garder une réserve froide pendant la session.

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