Qué necesitas para una sesión de preguntas y respuestas

Para una sesión de preguntas y respuestas necesitas algo más que sillas y micrófonos. La lista de compras debe cubrir el registro, el café, las bebidas, el catering, la presentación y el equipo técnico. Calcula las cantidades según el número de asistentes y deja preparado un pequeño margen para imprevistos. Revisa cables, micrófonos y proyector al menos 24 horas antes: son elementos que suelen echarse de menos cuando ya han llegado los ponentes.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 60
Mesascant. 8
Mesa de registro
Taburetes para ponentescant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 80
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 80
Tenedorescant. 80
Cucharillas de cafécant. 60

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 3
Altavoz portátil
Portátil
Proyector
Pantalla para proyector
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 3
Bandejas de servircant. 8
Cucharonescant. 8
Termoscant. 4
Jarras de aguacant. 4

Decoración

Manteles individualescant. 8
Portatarjetas de nombrecant. 60
Tarjetas de nombrecant. 60
Señales direccionalescant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6

Limpieza

Papeleracant. 4
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 2

Catering

Compras
- Café - 2 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 1 caja
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 1 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche - 6 litro
- Leche de avena - 3 litros
- Agua mineral sin gas - 12 botellas
- Agua mineral con gas - 8 botellas
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Sinas - 4 botellas
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Cerveza sin alcohol - 24 botellines
- Vino blanco - 6 botellas
- Vino tinto - 4 botellas
- Patatas fritas de pimentón - 3 bolsas
- Patatas fritas naturales - 3 bolsas
- Frutos secos mixtos - 2 bolsas
- Palitos salados - 3 paquetes
- Aceitunas - 3 tarros
- Uvas - 3 kilos
- Manzanas - 40 unidades
- Plátanos - 30 unidades
- Pepino - 4 unidades
- Tomates cherry - 2 kilos
- Zanahorias - 2 kilos
- Hummus - 6 envases
- Queso crema - 4 tarrinas
- Queso joven - 2 kilos
- Brie - 1 kilo
- Baguettes - 12 unidades
- Crackers integrales - 6 paquetes
- Crackers sin gluten - 2 paquetes
- Cobertura vegana - 4 paquetes
- Servilletas - 200 unidades
- Filtros de café - 1 paquete
- Cucharillas de un solo uso - 100 unidades
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 2 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Toallitas desinfectantes - 3 paquetes
- Jabón de manos - 4 botellas
- Gel desinfectante - 4 botellas
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos

Consejos

Calcula un vaso reutilizable, un plato y un tenedor por asistente, más un 10 % de reserva. Para el café, cuenta una taza por persona y prepara cucharillas adicionales.
Para una sesión de dos horas, calcula entre dos y tres bebidas por persona durante la primera hora y una o dos más después. Enfría las bebidas con varias horas de antelación y reserva jarras de agua para la mesa de ponentes.
Prepara el registro con tarjetas de nombre, portatarjetas y señales direccionales antes de abrir la ubicación. Lleva al menos un 10 % más de tarjetas que el número de inscritos para cubrir cambios de última hora.
Comprueba que haya un micrófono inalámbrico para quien modera y otro para las preguntas del público. Prueba ambos, el altavoz, el portátil y el proyector con todos los cables y regletas como mínimo un día antes.
Separa el material de presentación, el cuestionario y el material impreso en bandejas distintas. Así puedes entregar los documentos durante el registro sin mezclar las preguntas recopiladas con las hojas para los asistentes.

Preguntas frecuentes

¿Qué comprar para una sesión de preguntas y respuestas?: Compra o reserva sillas, mesas, una mesa de registro, micrófonos inalámbricos, altavoz, portátil, proyector, pantalla, cables y regletas. Añade vasos, tazas, platos, cubiertos, café, té, agua, bebidas, aperitivos y material para el registro.
¿Cuántos vasos y platos necesito por persona?: Calcula un vaso, un plato y un tenedor por asistente, y añade un 10 % de margen. Para 50 personas, prepara al menos 55 unidades de cada elemento.
¿Cuánto café y agua necesito para 50 personas?: Para 50 asistentes, calcula unas 50 tazas de café para una sesión de hasta dos horas y prepara entre 10 y 15 litros de agua, según la duración y la temperatura del espacio. Ten las bebidas listas antes de abrir el registro.
¿Cuándo debo probar el equipo técnico?: Haz una primera prueba completa al menos 24 horas antes y repite una comprobación de 30 minutos justo antes de recibir a los ponentes. Prueba los micrófonos, el altavoz, el portátil, el proyector, la pantalla, los cables y las regletas.

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