Checklist voor een voorlichtingsavond Zorg & Welzijn
Een voorlichtingsavond Zorg & Welzijn vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een paar sprekers. Je moet bezoekers op tijd uitnodigen, aanmeldingen en dieetwensen verwerken en presentaties verzamelen voordat de techniek wordt getest. Op de avond zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, een ingerichte ruimte en werkende beeld- en geluidsapparatuur. Deze checklist bevat 47 taken en 41 spullen, van de locatie en catering tot routebordjes, naambadges en presentatiemateriaal.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Programma samenstellen
2 personen
Sprekers vastleggen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Herinnering versturen
Catering bestellen
Presentaties verzamelen
Hand-outs afdrukken
Naambadges voorbereiden
Routebordjes maken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Presentaties controleren
2 personen
Catering voorbereiden
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimte controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen klaarzetten
3 personen
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
Geluidsniveau testen
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Hand-outs klaarleggen
Event
Bezoekers registreren
3 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Avondprogramma openen
Voorlichtingspresentatie verzorgen
2 personen
Vragenronde begeleiden
2 personen
Informatiemateriaal uitdelen
2 personen
Nazit en contactgegevens noteren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen
Nazorg
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Restanten veilig opbergen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 60
- Tafelsaantal 8
- Ontvangsttafel
- Spreektafel
Apparatuur
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- Draadloze microfoonaantal 2
- Speakersaantal 2
- Presentatieklikker
- HDMI-kabelaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 70
- Glazenaantal 70
- Bordenaantal 70
- Vorkenaantal 70
- Theelepelsaantal 70
Keuken
- Koffiekanaantal 2
- Waterkokeraantal 2
- Thermoskanaantal 3
- Serveerbladenaantal 4
- Scharenaantal 2
- Openersaantal 2
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Naamkaartjeshoudersaantal 4
- Routebordjesaantal 6
- Bloemstukkenaantal 3
Verlichting
- Staande lampenaantal 2
- Kabelhaspelsaantal 2
Catering
- Voorlichtingsfoldersaantal 70
- Programmafoldersaantal 70
- Naambadgesaantal 70
- Stiftenaantal 12
- Pennenaantal 30
- Notitieblokkenaantal 30
- Boodschappen
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Emmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Bezem en blik
Tips
- Leg het programma en de spreektijden uiterlijk enkele weken vooraf vast. Vraag presentaties niet pas op de avond zelf op, maar verzamel ze vooraf zodat je de laptop, beamer en het projectiescherm kunt controleren.
- Open het aanmeldformulier zodra de uitnodigingen klaar zijn en sluit de registratie enkele dagen voor de avond. Gebruik de aanmeldingen om dieetwensen, het aantal hand-outs en de benodigde zitplaatsen te bepalen.
- Stuur minimaal één herinnering vóór de bijeenkomst. Vermeld daarin de aanvangstijd, route, parkeermogelijkheden en eventuele praktische informatie, zodat bezoekers niet bij de ontvangsttafel naar de basisgegevens hoeven te vragen.
- Plan voor de start voldoende tijd voor de opbouw. Zet tafels en stoelen klaar, richt de ontvangsttafel in en test microfoon, speakers, HDMI-kabel, verlengsnoeren en presentatieklikker voordat de eerste bezoeker binnenkomt.
- Zet koffie, thee en water pas vlak voor de ontvangst klaar en houd warme dranken in een thermoskan beschikbaar. Controleer ook of kopjes, glazen, borden, vorken en theelepels op de juiste plek staan; servies en routebordjes worden bij dit soort avonden snel vergeten.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een voorlichtingsavond Zorg & Welzijn organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, het programma en de sprekers. Verstuur de uitnodigingen daarna zodra het aanmeldformulier klaarstaat, zodat je tijd hebt om aanmeldingen en dieetwensen te verwerken.
- Wanneer verstuur je een herinnering voor een voorlichtingsavond?
- Stuur de eerste herinnering ongeveer 7 dagen voor de bijeenkomst. Als veel bezoekers zich vroeg hebben aangemeld, kun je 24 uur vooraf nog een korte praktische herinnering sturen met de aanvangstijd en route.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een voorlichtingsavond op te bouwen?
- Reserveer minimaal 2 uur voor het klaarzetten van tafels, stoelen, ontvangsttafel en catering. Trek daarna nog 30 tot 45 minuten uit voor presentatietechniek, geluidsniveau en het controleren van de presentaties.
- Wanneer moet ik dieetwensen voor de catering verzamelen?
- Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en geef de cateraar het definitieve overzicht uiterlijk 3 tot 5 werkdagen vooraf. Controleer op de dag zelf of de aangepaste opties herkenbaar en apart beschikbaar zijn.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!