Checklist para organizar la Jornada informativa de Salud y Bienestar
Una jornada informativa de Salud y Bienestar necesita más coordinación que una charla normal: hay que encajar ponentes, programa, inscripciones, catering y medios audiovisuales. Esta checklist reúne 47 tareas y 41 materiales para trabajar en el orden adecuado. Reserva el espacio y confirma a los ponentes antes de abrir el formulario de inscripción. En los últimos días, céntrate en acreditaciones, presentaciones, señalización, bebidas y pruebas técnicas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Elaborar el programa
2 personas
Confirmar ponentes
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar recordatorio
Pedir el catering
Recopilar las presentaciones
Imprimir folletos
Preparar acreditaciones
Hacer carteles de ruta
Hacer la compra
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Revisar las presentaciones
2 personas
Preparar el catering
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar el espacio
2 personas
Montar mesas
3 personas
Preparar las sillas
3 personas
Conectar el equipo de presentación
2 personas
Probar el nivel de sonido
2 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Dejar listos los folletos
Evento
Registrar a los visitantes
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Servir café y té
2 personas
Abrir el programa de la noche
Ofrecer la presentación informativa
2 personas
Moderar la ronda de preguntas
2 personas
Repartir material informativo
2 personas
Hacer el seguimiento y anotar los datos de contacto
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Guardar los restos de forma segura
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 60
- Mesascant. 8
- Mesa de recepción
- Mesa de oradores
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófono inalámbricocant. 2
- Altavocescant. 2
- Clic de presentación
- Cable HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 70
- Vasoscant. 70
- Platoscant. 70
- Tenedorescant. 70
- Cucharillascant. 70
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Hervidor de aguacant. 2
- Termocant. 3
- Bandejas de serviciocant. 4
- Tijerascant. 2
- Abrebotellascant. 2
Decoración
- Mantelescant. 8
- Portanombrescant. 4
- Carteles de rutacant. 6
- Arreglos floralescant. 3
Iluminación
- Lámparas de piecant. 2
- Enrollacablescant. 2
Catering
- Folletos informativoscant. 70
- Folletos del programacant. 70
- Credencialescant. 70
- Rotuladorescant. 12
- Bolígrafoscant. 30
- Bloc de notascant. 30
- Compras
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Escoba y recogedor
Consejos
- Cierra el programa antes de redactar las invitaciones y abrir las inscripciones. Así podrás indicar horarios, ponentes y necesidades concretas desde el primer envío.
- Pide las preferencias dietéticas durante la inscripción y pásalas al catering varios días antes del evento. No esperes a la llegada de los asistentes para descubrir alergias o dietas especiales.
- Recopila las presentaciones con antelación y pruébalas en el portátil, el proyector y la pantalla de proyección. Lleva también un cable HDMI, alargadores y regletas para evitar depender de un único enchufe.
- Prepara la recepción con acreditaciones, portanombres y una lista actualizada de inscritos. Coloca los carteles de ruta antes de abrir la ubicación para que nadie tenga que preguntar dónde están las salas.
- Enfría las bebidas y monta el servicio de café antes de la llegada del público. Comprueba que haya tazas, vasos, platos, cubiertos, cafetera, hervidor y termos en la zona de catering, no guardados en otra sala.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que abrir las inscripciones para una jornada de salud?
- Ábrelas cuando el programa y los ponentes estén confirmados, preferiblemente entre 3 y 4 semanas antes. Así tendrás tiempo para gestionar inscripciones, preferencias dietéticas y el pedido de catering.
- ¿Cuándo debo pedir el catering para la jornada informativa?
- Haz el pedido entre 7 y 10 días antes, cuando ya tengas una previsión fiable de asistentes y sus necesidades dietéticas. Confirma el número final y el horario de entrega 2 o 3 días antes.
- ¿Cuándo se prueban el proyector y el micrófono?
- Haz una prueba completa el día anterior si es posible y repítela al menos 60 minutos antes de empezar. Comprueba el portátil, el HDMI, la pantalla, el micrófono inalámbrico, los altavoces y el nivel de sonido.
- ¿Qué hay que preparar el día de la Jornada informativa de Salud y Bienestar?
- Reserva como mínimo 2 horas antes de la llegada del público para comprobar el espacio, montar mesas y sillas, preparar la recepción, conectar los equipos y colocar la señalización. Deja los últimos 30 minutos para recibir a ponentes y asistentes.
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