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Informationsabend Pflege & Soziales organisieren: Checkliste

Ein Informationsabend zu Pflege und Sozialem braucht mehr als ein gutes Programm. Referenten, Anmeldungen, Verpflegung und Präsentationstechnik müssen aufeinander abgestimmt sein. Plane die organisatorischen Schritte rückwärts vom Veranstaltungstag und prüfe Technik sowie Raum vor dem Eintreffen der Gäste. Diese Checkliste führt dich von der Reservierung der Location bis zum Empfang durch die wichtigsten Vorbereitungen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Referenten festlegen

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Erinnerung senden

  • Catering bestellen

  • Präsentationen sammeln

  • Handouts drucken

  • Namensschilder vorbereiten

  • Wegweiser erstellen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Präsentationen prüfen

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Präsentationstechnik anschließen

    2 Personen

  • Lautstärke testen

    2 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Handouts bereitlegen

Event

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Besucher begrüßen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Abendprogramm eröffnen

  • Informationspräsentation durchführen

    2 Personen

  • Fragerunde moderieren

    2 Personen

  • Informationsmaterial ausgeben

    2 Personen

  • Nachbesprechung und Kontaktdaten notieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Reste sicher verstauen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 60
  • TischeAnz. 8
  • Empfangstisch
  • Rednertisch

Ausstattung

  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Kabelloses MikrofonAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Präsentationsklicker
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 70
  • GläserAnz. 70
  • TellerAnz. 70
  • GabelnAnz. 70
  • TeelöffelAnz. 70

Küche

  • KaffeekanneAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskanneAnz. 3
  • ServiertablettsAnz. 4
  • ScherenAnz. 2
  • FlaschenöffnerAnz. 2

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • NamensschildhalterAnz. 4
  • WegweiserAnz. 6
  • BlumenarrangementsAnz. 3

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 2
  • KabeltrommelnAnz. 2

Catering

  • InformationsbroschürenAnz. 70
  • ProgrammhefteAnz. 70
  • NamensschilderAnz. 70
  • StifteAnz. 12
  • StifteAnz. 30
  • NotizblöckeAnz. 30
  • Einkäufe

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • Besen und Kehrblech

Tipps

  • Verschicke die Einladungen erst, wenn Programm und Referenten feststehen. Öffne das Anmeldeformular mindestens drei Wochen vorher und erfasse Ernährungswünsche direkt mit.
  • Sammle Präsentationen und Handouts spätestens fünf Werktage vor dem Termin. So bleibt Zeit, Dateien zu prüfen und die Handouts zu drucken, statt kurz vor Beginn nach fehlenden Unterlagen zu suchen.
  • Plane für den Empfang einen eigenen Tisch mit Namensschildern und Wegweisern. Stelle ihn mindestens 30 Minuten vor Einlass fertig auf, damit Ankommende nicht gleichzeitig nach Raum, Anmeldung und Garderobe fragen müssen.
  • Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel, Mikrofon und Lautsprecher vor dem Einlass gemeinsam. Rechne zusätzlich mit 15 Minuten für Lautstärke, Bildformat und mögliche Kabelprobleme.
  • Bestelle das Catering erst nach Ablauf der Anmeldefrist und ergänze die gemeldeten Ernährungswünsche. Stelle Getränke und Kaffeestation vor Beginn bereit; kalte Getränke sollten mindestens zwei Stunden vorher gekühlt werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Informationsabend Pflege und Soziales planen?
Beginne mindestens sechs Wochen vorher mit der Location, dem Programm und den Referenten. Einladungen sollten etwa drei Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit genug Zeit für Anmeldungen und Erinnerungen bleibt.
Wann sollte das Anmeldeformular für den Informationsabend geöffnet werden?
Öffne das Formular direkt mit dem Versand der Einladungen, idealerweise drei Wochen vor der Veranstaltung. Beende die Anmeldung zwei bis drei Werktage vor dem Termin, damit Catering und Namensschilder angepasst werden können.
Wann muss die Präsentationstechnik getestet werden?
Schließe Laptop, Beamer, Leinwand, Mikrofon und Lautsprecher am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten vor dem Einlass an. Plane davon 15 Minuten für den Lautstärketest und die Kontrolle aller Präsentationen ein.
Wie viel Catering braucht ein Informationsabend?
Plane pro angemeldeter Person zwei bis drei Getränke für die erste Stunde und zusätzlich Kaffee oder Tee ein. Bestelle das Catering nach der Anmeldefrist und halte für kurzfristige Änderungen etwa 5 bis 10 Prozent Reserve zurück.

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