Checklist pour organiser une soirée d'information soins et bien-être

Une soirée d'information sur les soins et le bien-être demande plus qu'une salle et quelques intervenants. Il faut structurer le programme, suivre les inscriptions, anticiper les besoins alimentaires et vérifier le matériel de présentation avant l'arrivée du public. Cette checklist regroupe 47 tâches et 41 fournitures, dans l'ordre où vous en aurez besoin. Utilisez-la pour avancer de la réservation du lieu jusqu'à l'ouverture des portes, sans laisser les détails logistiques au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Établir le programme
2 personnes
Confirmer les intervenants
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer un rappel
Commander le catering
Rassembler les présentations
Imprimer les documents
Préparer les badges nominatifs
Créer des panneaux de direction
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Vérifier les présentations
2 personnes
Préparer le service traiteur
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier l’espace
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
Tester le niveau sonore
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les documents à distribuer

Événement

Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Ouvrir le programme du soir
Animer la présentation d'information
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Distribuer le matériel d’information
2 personnes
Prévoir le after et noter les coordonnées
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 8
Table d’accueil
Table de prise de parole

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Micro sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Cliqueur de présentation
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verresqté 70
Assiettesqté 70
Fourchettesqté 70
Cuillères à caféqté 70

Cuisine

Cafetièreqté 2
Bouilloireqté 2
Thermosqté 3
Plateaux de serviceqté 4
Ciseauxqté 2
Ouvre-bouteillesqté 2

Décoration

Nappesqté 8
Porte-nomsqté 4
Panneaux d’orientationqté 6
Compositions floralesqté 3

Éclairage

Lampadairesqté 2
Rallonges à enrouleurqté 2

Catering

Dépliants d’informationqté 70
Brochures du programmeqté 70
Badges nominatifsqté 70
Marqueursqté 12
Stylosqté 30
Blocs-notesqté 30
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelle

Conseils

Fixez le programme avant d'envoyer les invitations : prévoyez les horaires des interventions, les temps de questions et la durée de l'accueil. Les intervenants doivent être confirmés avant l'ouverture des inscriptions.
Ouvrez le formulaire d'inscription dès que le lieu, le programme et les intervenants sont validés. Demandez les besoins alimentaires à ce moment-là, puis utilisez les réponses pour commander le catering plutôt que d'estimer les quantités au dernier jour.
Envoyez un rappel quelques jours avant la soirée avec l'adresse, l'heure d'arrivée et les informations pratiques. Préparez aussi les badges nominatifs et les documents imprimés à partir de la liste d'inscrits la plus récente.
Testez l'ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l'écran, le câble HDMI, le micro sans fil et les haut-parleurs avant l'ouverture. Gardez les rallonges, multiprises et un cliqueur de présentation accessibles : ils sont souvent nécessaires après l'installation des tables.
Prévoyez un créneau d'installation avant l'accueil du public pour placer les chaises, les tables et la table d'accueil, puis vérifier les panneaux d'orientation. Mettez les boissons au frais et préparez la cafetière, la bouilloire, les thermos et la vaisselle avant le début des échanges.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une soirée d'information soins et bien-être ?: Envoyez-les dès que le lieu, le programme et les intervenants sont confirmés, idéalement 3 à 4 semaines avant la soirée. Vous pourrez ainsi ouvrir les inscriptions assez tôt et relancer les personnes qui n'ont pas répondu.
Quand commander le catering pour une soirée d'information ?: Passez la commande après avoir traité les inscriptions et recueilli les besoins alimentaires, généralement 5 à 7 jours avant l'événement. Gardez ensuite un délai pour vérifier les changements de dernière minute.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au moins 90 minutes avant l'arrivée des participants pour installer les tables, les chaises, l'accueil et le matériel audiovisuel. Ajoutez 15 à 20 minutes pour tester le son et les présentations sans public.
Que faut-il vérifier avant le début de la soirée ?: Vérifiez les présentations, le niveau sonore, les branchements HDMI, les rallonges et la disposition des sièges. Contrôlez aussi les badges, les documents imprimés, les panneaux d'orientation, les boissons et la table d'accueil dans les 30 dernières minutes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.