Checklist voor een voorleesvoorstelling organiseren

Een voorleesvoorstelling vraagt om meer dan een stapel boeken en een voorlezer. Je regelt eerst datum, locatie, programma en aanmeldingen, en werkt daarna toe naar een rustige ruimte met goed zicht en verstaanbaar geluid. Denk ook aan dieetwensen, zitplaatsen, drinken en een duidelijke voorleesplek. Met deze checklist zie je wat je wanneer voorbereidt en welke details op de dag zelf vaak te laat worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Voorlezer vastleggen
Voorleesboeken selecteren
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Locatiebezoek uitvoeren
2 personen
Zitplaatsen indelen
2 personen
Reserveringen maken
Boeken en materialen controleren
2 personen
Voorleesscript voorbereiden
Techniek testen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Boeken ophalen
Dranken koelen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Ruimte ventileren
Tafels opstellen
2 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Voorleesplek inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Verlichting plaatsen
2 personen
Geluid en microfoon testen
2 personen
Catering klaarzetten
2 personen
Aanmeldtafel inrichten

Event

Voorlezer ontvangen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Programma aankondigen
Voorleesverhaal presenteren
Interactief moment begeleiden
2 personen
Dranken en hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Boeken en materialen verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval sorteren
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Apparatuur opbergen
2 personen
Geleende spullen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 55
Tafelsaantal 6
Voorleesstoel
Bijzettafelsaantal 2
Kapstokkenaantal 2
Tafelkledenaantal 6

Apparatuur

Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Reservebatterijenaantal 8

Servies

Mokkenaantal 60
Drinkglazenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Theelepelsaantal 60
Serveerplateausaantal 6

Decoratie

Boekenthema-postersaantal 6
Papieren slingersaantal 4
Tafeldecoratiesaantal 6
Naamkaartjesaantal 60
Kleurpotlodenaantal 4

Verlichting

Staande lampenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 2

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 2
Vloertrekkersaantal 2
Handvegersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de voorleesboeken en het programma uiterlijk één week vooraf vast. Controleer daarna of alle boeken, materialen en het voorleesscript compleet zijn; een ontbrekend boek merk je vlak voor de start te laat op.
Doe het locatiebezoek minimaal 7 dagen vooraf. Meet waar de voorleesstoel, tafels en stoelen komen en controleer meteen stopcontacten, verlichting, ventilatie en de plek voor jassen.
Test speaker, draadloze microfoon, microfoonstandaard, verlengkabels en stekkerdozen minstens 2 dagen vooraf. Leg reservebatterijen klaar en test het geluid opnieuw zodra de ruimte gevuld is.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf. Reken per bezoeker op een mok of glas en een dessertbord; zet hapjes en drinken pas klaar nadat je het definitieve aantal hebt gecontroleerd.
Richt de voorleesplek minimaal 60 minuten voor aanvang in. Zet stoelen zo dat ook kinderen achteraan de voorlezer zien, koel dranken, maak de ruimte vrij van obstakels en laat tijd over voor een laatste geluidstest.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een voorleesvoorstelling organiseren?: Leg de datum, locatie en voorlezer bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Selecteer de boeken en verstuur de uitnodigingen daarna, zodat je uiterlijk 3 dagen voor de voorstelling het aantal bezoekers en dieetwensen kent.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een voorleesvoorstelling?: Zet voor iedere aangemelde bezoeker één stoel klaar en houd 2 tot 4 extra stoelen achter de hand. Controleer de indeling tijdens het locatiebezoek, liefst minimaal 7 dagen vooraf, zodat iedereen zicht heeft op de voorleesplek.
Wanneer test ik de microfoon en speaker voor het voorlezen?: Test de apparatuur 2 dagen vooraf en nogmaals 60 minuten voor aanvang in de ingerichte ruimte. Leg reservebatterijen, verlengkabels en een stekkerdoos klaar voordat bezoekers binnenkomen.
Hoeveel drinken en hapjes moet ik voorzien?: Gebruik het definitieve aantal aanmeldingen als basis en reken per bezoeker op minstens één drankje en één portie hapjes. Controleer de boodschappen 3 dagen vooraf en koel de dranken op de dag zelf voordat de voorstelling begint.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.