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Vorleseaufführung organisieren: die komplette Checkliste

Eine Vorleseaufführung steht und fällt mit einem klaren Ablauf, gut vorbereiteten Büchern und verständlichem Ton. Lege zuerst Datum, Ort, Vorleser und Programm fest, bevor du Einladungen verschickst. In den letzten Tagen prüfst du Anmeldungen, Ernährungswünsche, Sitzplätze, Materialien und Technik. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem Zeit für Raum, Beleuchtung, Getränke und Snacks – besonders Dinge wie Ersatzbatterien, Verlängerungskabel und ein getestetes Mikrofon werden häufig zu spät bedacht.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Vorleser festlegen

  • Vorlesebücher auswählen

    2 Personen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Ortstermin durchführen

    2 Personen

  • Sitzplätze einteilen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Bücher und Materialien kontrollieren

    2 Personen

  • Vorleseskript vorbereiten

  • Technik testen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Bücher abholen

  • Getränke kühlen

  • Snacks vorbereiten

    2 Personen

  • Raum lüften

  • Tische aufstellen

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Vorlesebereich einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Beleuchtung anbringen

    2 Personen

  • Ton und Mikrofon testen

    2 Personen

  • Catering bereitstellen

    2 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

Event

  • Vorleser empfangen

  • Besucher begrüßen

    2 Personen

  • Programm ankündigen

  • Vorlesegeschichte präsentieren

  • Interaktiven Moment begleiten

    2 Personen

  • Getränke und Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Bücher und Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall trennen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Ausrüstung verstauen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 55
  • TischeAnz. 6
  • Vorlesestuhl
  • BeistelltischeAnz. 2
  • KleiderständerAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 6

Ausstattung

  • Tragbarer Lautsprecher
  • Kabelloses Mikrofon
  • Mikrofonständer
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • ErsatzbatterienAnz. 8

Geschirr

  • TassenAnz. 60
  • TrinkgläserAnz. 60
  • DesserttellerAnz. 60
  • TeelöffelAnz. 60
  • ServierplattenAnz. 6

Dekoration

  • Buchthemen-PosterAnz. 6
  • PapiergirlandenAnz. 4
  • TischdekorationenAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 60
  • BuntstifteAnz. 4

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 2
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 2

Küche

  • Kaffeemaschine
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 3
  • PutzeimerAnz. 2
  • BodenabzieherAnz. 2
  • HandfegerAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane den Ortstermin mindestens 7 Tage vorher ein. Prüfe dabei Sitzordnung, Vorlesebereich, Stromanschlüsse und ob Lautsprecher und Mikrofon von allen Plätzen aus verständlich sind.
  • Stelle das Programm mit festen Anfangs- und Endzeiten zusammen. Für jede Lesepassage sollten Vorleser, Buch, Seiten oder Kapitel und ein kurzer Wechselpuffer von etwa 5 Minuten feststehen.
  • Bearbeite Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens 3 Tage vor der Aufführung. So kannst du Snacks, Tassen, Trinkgläser und Dessertteller passend einplanen, statt am Veranstaltungstag nachzukaufen.
  • Teste Ton, Mikrofon und Beleuchtung am Vortag mit genau der Aufstellung des Veranstaltungstags. Lege Ersatzbatterien und mindestens ein Verlängerungskabel griffbereit neben die Technik.
  • Beginne am Veranstaltungstag etwa 2 Stunden vorher mit dem Raum. Lüften, Tische und Stühle aufstellen, Vorlesestuhl einrichten, Getränke kühlen und Snacks vorbereiten dauert zusammen meist länger als erwartet.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Vorleseaufführung planen?
Beginne idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher mit Datum, Ort, Vorlesern und Bücherauswahl. Einladungen sollten spätestens 14 Tage vor der Aufführung verschickt werden, damit Anmeldungen und Sitzplätze rechtzeitig feststehen.
Wie viele Vorleser braucht eine Vorleseaufführung?
Für ein Programm von 60 bis 90 Minuten reichen meist 2 bis 4 Vorleser. Plane pro Person mehrere kurze Beiträge ein und halte zwischen zwei Beiträgen etwa 5 Minuten für Wechsel oder Fragen frei.
Wann sollte man die Technik für eine Vorleseaufführung testen?
Teste Lautsprecher, kabelloses Mikrofon, Mikrofonständer und Beleuchtung spätestens am Vortag. Am Veranstaltungstag genügt dann ab etwa 60 Minuten vorher ein kurzer Funktionstest mit den tatsächlichen Sitzplätzen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Vorleseaufführung?
Plane mindestens 2 Stunden für Raum, Sitzplätze, Vorlesebereich, Dekoration, Getränke, Snacks und Technik ein. Bei mehr als 30 Gästen oder zusätzlicher Beleuchtung sind 2,5 bis 3 Stunden realistischer.

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