Checklist voor een goed georganiseerde voorleesvoorstelling

Een voorleesvoorstelling vraagt meer voorbereiding dan alleen een geschikt boek kiezen. Je moet de locatie, aanmeldingen, tekst, techniek en ontvangst op elkaar afstemmen. Begin met de voorstelling en locatie, verzamel daarna dieetwensen en controleer reserveringen en boodschappen. Op de dag zelf draait het om een rustige opbouw: ventileren, stoelen plaatsen, licht en geluid testen en boeken en teksten klaarleggen voordat de eerste bezoeker binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Voorstelling en locatie bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Voorleestekst selecteren
Auteursrechten controleren
Programma afdrukken
Bezoekerslijst afdrukken
Reserveringen controleren
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Boeken en teksten klaarleggen
Techniek testen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
Stoelen opstellen
3 personen
Voorleestafel inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Licht instellen
2 personen
Geluidsniveau testen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Ontvangsttafel klaarzetten

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Bezoekers naar zaal begeleiden
2 personen
Voorstelling begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Pauze begeleiden
2 personen
Vragenmoment begeleiden
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
2 personen
Restanten gekoeld opbergen
Afval scheiden en afvoeren
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Stoelen en tafels opruimen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Techniek uitschakelen en opbergen
2 personen
Geleende materialen retourneren
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 70
Tafelsaantal 6
Voorleestafel
Voorleesstoel
Kapstokkenaantal 4

Apparatuur

Draadloze microfoon
Luidspreker
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Laptop
Presentatieklikker

Verlichting

LED-staande lampenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 2

Decoratie

Boekenthema-bannersaantal 4
Kleurrijke vlaggenlijnaantal 2
Tafelkledenaantal 6
Bloemstukkenaantal 3
Boekenstandaardsaantal 3
Pijlbordjesaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Glazenaantal 70
Bordenaantal 70
Theelepelsaantal 70
Serveerlepelsaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Serveerschalen met dekselaantal 4
Opscheptangenaantal 4
Flessenopenersaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 3
Handvegersaantal 2
Vuilnisbakkenaantal 4
Bezem en blik
Dweilaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de voorleestekst en auteursrechten uiterlijk twee weken vooraf. Zo heb je nog tijd om een andere tekst te kiezen of toestemming te regelen als dat nodig is.
Maak één bezoekerslijst met aanmeldingen, reserveringen en dieetwensen en druk die op de dag zelf af. Leg de lijst bij de ontvangsttafel, niet op de voorleestafel.
Test draadloze microfoon, luidspreker, laptop, verlengkabels en stekkerdozen minimaal 60 minuten voor aanvang. Controleer het geluidsniveau ook vanuit de achterste stoel.
Zet de ruimte ten minste 30 minuten voor de ontvangst open om te ventileren. Plaats de voorleesstoel en tafel zo dat alle bezoekers de spreker én de boeken goed kunnen zien.
Bereid koffie en thee in thermoskannen en zet water, kopjes, glazen en servies klaar voordat het programma begint. Zet hapjes pas na de laatste opstelling neer, zodat ze niet in de weg staan tijdens de techniekcontrole.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een voorleesvoorstelling organiseren?: Begin idealiter 4 tot 6 weken vooraf met locatie, voorstelling en uitnodigingen. Plan de laatste controle van aanmeldingen, dieetwensen, tekst en boodschappen 2 dagen voor de voorstelling.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een voorleesvoorstelling?: Zet één stoel per aangemelde bezoeker klaar en voeg 2 tot 4 extra stoelen toe voor late aanmeldingen of begeleiders. Houd daarnaast ruimte vrij voor de voorleesstoel en voorleestafel.
Wanneer moet ik de techniek van een voorleesvoorstelling testen?: Test microfoon, luidspreker en laptop minimaal 60 minuten voor aanvang. Doe daarna nog een korte geluidscontrole vanuit de verste zitplaats, omdat het volume daar anders kan klinken.
Wanneer zet ik koffie, thee en hapjes klaar?: Zet koffie en thee ongeveer 20 tot 30 minuten voor de ontvangst klaar, zodat ze nog warm zijn. Plaats hapjes pas nadat stoelen, techniek en ontvangsttafel zijn ingericht.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.