Vorleseaufführung organisieren: die praktische Checkliste
Bei einer Vorleseaufführung entscheidet nicht nur der Text über einen gelungenen Abend. Du brauchst einen bestätigten Ort, eine überschaubare Besucherliste und ausreichend Zeit für Technik, Sitzordnung und Empfang. Besonders häufig werden Urheberrechte, Ernährungswünsche und die Tonprobe zu spät geklärt. Diese Checkliste führt dich von der ersten Bestätigung bis zum Verteilen der Programme am Eingang.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Vorstellung und Ort bestätigen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Vorlesetext auswählen
Urheberrechte prüfen
Programm drucken
Besucherliste ausdrucken
Reservierungen prüfen
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Bücher und Texte bereitlegen
Technik testen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Raum lüften
Stühle aufstellen
3 Personen
Vorlesetisch einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Licht einstellen
2 Personen
Lautstärke testen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Snacks bereitstellen
2 Personen
Empfangstisch bereitstellen
Event
Besucher empfangen
3 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Besucher zur Halle begleiten
2 Personen
Aufführung begleiten
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Pause betreuen
2 Personen
Fragerunde moderieren
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Geschirr sammeln
2 Personen
Reste gekühlt aufbewahren
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Raum reinigen
2 Personen
Stühle und Tische wegräumen
3 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Technik ausschalten und verstauen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
Fundgegenstände registrieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 70
- TischeAnz. 6
- Vorlesetisch
- Vorlesestuhl
- KleiderständerAnz. 4
Ausstattung
- Kabelloses Mikrofon
- Lautsprecher
- Mikrofonständer
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- Laptop
- Präsentationsklicker
Beleuchtung
- LED-StehlampenAnz. 2
- StimmungsbeleuchtungAnz. 2
Dekoration
- Bücher-ThemenbannerAnz. 4
- Bunte WimpelketteAnz. 2
- TischdeckenAnz. 6
- BlumenarrangementsAnz. 3
- BuchständerAnz. 3
- WegweiserAnz. 6
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 70
- GläserAnz. 70
- TellerAnz. 70
- TeelöffelAnz. 70
- ServierlöffelAnz. 8
Küche
- ThermoskannenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 2
- KüchenmesserAnz. 3
- ServierschalenAnz. 8
- Servierplatten mit DeckelAnz. 4
- ServierzangenAnz. 4
- FlaschenöffnerAnz. 2
Reinigung
- EimerAnz. 2
- PutzlappenAnz. 12
- SpülbürstenAnz. 3
- HandfegerAnz. 2
- MülleimerAnz. 4
- Besen und Kehrblech
- WischmoppAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Wähle den Vorlesetext früh aus und prüfe die Urheberrechte, bevor du Einladungen oder das gedruckte Programm fertigstellst. Plane dafür mindestens 2 bis 3 Wochen Vorlauf ein.
- Bearbeite Anmeldungen laufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor der Aufführung. So kannst du Einkauf, Snacks sowie Kaffee und Tee passend planen.
- Teste Mikrofon, Lautsprecher, Laptop, Präsentationsklicker und Verlängerungskabel nicht erst beim Einlass. Eine vollständige Ton- und Präsentationsprobe am Veranstaltungstag sollte mindestens 60 Minuten vor Beginn stattfinden.
- Stelle Stühle, Vorlesetisch und Vorlesestuhl so auf, dass alle Besucher den Lesenden sehen und hören können. Rechne zusätzlich 15 bis 20 Minuten für Lüften, Licht, Dekoration und Wegweiser ein.
- Bereite Empfangstisch, Besucherliste, Programme und Bücher an einem festen Eingangspunkt vor. Lege Getränke und Snacks erst nach der Technikprobe bereit, damit Kabel, Mikrofonständer und Lautsprecher frei zugänglich bleiben.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte ich eine Vorleseaufführung organisieren?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. In diesem Zeitraum kannst du Ort, Text, Urheberrechte, Einladungen, Anmeldungen und Technik ohne Zeitdruck klären.
- Wann muss ich die Urheberrechte für den Vorlesetext prüfen?
- Prüfe die Rechte direkt nach der Auswahl des Textes, spätestens 3 Wochen vor der Aufführung. Warte damit nicht bis zum Druck des Programms, weil Änderungen dann zusätzliche Arbeit verursachen.
- Wie viel Zeit brauche ich am Veranstaltungstag für den Aufbau?
- Plane mindestens 90 Minuten für das Öffnen der Location, Lüften, Stühle, Vorlesetisch, Licht, Dekoration und Technik ein. Die Tonprobe sollte spätestens 60 Minuten vor dem Einlass abgeschlossen sein.
- Wann sollte ich die Besucherzahl und Ernährungswünsche abschließend prüfen?
- Schließe die Anmeldeliste und die Abfrage der Ernährungswünsche 5 bis 7 Tage vorher ab. Prüfe Reservierungen und Besucherliste zusätzlich am Vortag, bevor du einkaufst und druckst.
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