LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Voorjaarsconcert organiseren: checklist en planning

Een voorjaarsconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een repetitieschema. Je regelt tegelijk de optredende groepen, muziekpartijen, publieksaanmeldingen, entree, catering en techniek. Begin met datum, locatie en programma en werk daarna naar een vaste uitvoeringsdag toe. Plan drukwerk, dieetwensen, parkeerinformatie en technische opbouw niet in de laatste week; juist die onderdelen zorgen anders voor vertraging aan de deur of op het podium.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en locatie bevestigen

    2 personen

  • Programma samenstellen

    3 personen

  • Optredende groepen bevestigen

    2 personen

  • Repertoire en volgorde vastleggen

    3 personen

  • Dirigenten informeren

  • Uitnodigingen ontwerpen

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Publieksaanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Reserveringen registreren

    2 personen

  • Muziekpartijen verzamelen

    2 personen

  • Muziekpartijen kopiëren

    2 personen

  • Programmaboekje opmaken

    2 personen

  • Programmaboekjes drukken

    2 personen

  • Artiënteninformatie versturen

  • Parkeerinformatie publiceren

  • Catering bestellen

    2 personen

  • Boodschappenlijst controleren

    2 personen

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Dieetproducten apart zetten

    2 personen

  • Koffie- en theepunt voorbereiden

    2 personen

  • Entreebalie voorbereiden

    2 personen

  • Kassa en wisselgeld klaarmaken

    2 personen

  • Vrijwilligers instrueren

    2 personen

  • Nooduitgangen controleren

    2 personen

  • Toiletten controleren

    2 personen

  • Zaal ventileren

  • Zaalvloer vrijmaken

    3 personen

  • Podiumruimte vrijmaken

    3 personen

  • Tafels opstellen

    4 personen

  • Stoelen opstellen

    5 personen

  • Muzieklessenaars plaatsen

    3 personen

  • Dirigentenpodium plaatsen

    2 personen

  • Instrumenten klaarzetten

    5 personen

  • Pauzeplek voor muzikanten inrichten

    2 personen

  • Geluidsapparatuur aansluiten

    2 personen

  • Microfoons testen

    2 personen

  • Verlichting controleren

    2 personen

  • Decoratie ophangen

    3 personen

  • Informatieborden plaatsen

    2 personen

  • Afvalbakken plaatsen

    2 personen

  • Kleedruimte inrichten

    2 personen

Event

  • Artiesten ontvangen

    2 personen

  • Instrumenten uitladen

    4 personen

  • Laatste soundcheck uitvoeren

    3 personen

  • Publiek verwelkomen

    3 personen

  • Kaarten controleren

    2 personen

  • Programmaboekjes uitdelen

    2 personen

  • Garderobe beheren

    2 personen

  • Concert openen

  • Muzikanten begeleiden

    2 personen

  • Optredens begeleiden

    2 personen

  • Pauze aankondigen

  • Koffie en thee serveren

    3 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Gebruikt servies verzamelen

    2 personen

  • Publieksvragen beantwoorden

    2 personen

  • Donaties registreren

  • Afval tussentijds verwijderen

    2 personen

  • Slotwoord verzorgen

  • Publiek uitgeleiden

    3 personen

Nazorg

  • Instrumenten veilig inpakken

    5 personen

  • Geluidsapparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Apparatuur controleren

    2 personen

  • Muzieklessenaars opruimen

    3 personen

  • Stoelen opruimen

    4 personen

  • Tafels opruimen

    3 personen

  • Decoratie verwijderen

    3 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Keuken schoonmaken

    3 personen

  • Zaal schoonmaken

    4 personen

  • Toiletten schoonmaken

    2 personen

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Gevonden voorwerpen verzamelen

  • Kassa afsluiten

    2 personen

  • Voorraad tellen

    2 personen

  • Materialen retourneren

    2 personen

  • Locatie afsluiten

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Stoelenaantal 120
  • Tafelsaantal 10
  • Barkrukkenaantal 4
  • Garderoberekkenaantal 2
  • Kleedkamertafelsaantal 2
  • Dirigentenpodium
  • Muzikantenstoelenaantal 45

Servies

  • Koffiekopjesaantal 120
  • Glazenaantal 150
  • Bordenaantal 120
  • Gebaksvorkjesaantal 120
  • Theelepelsaantal 120
  • Opscheplepelsaantal 12
  • Serveerbladenaantal 8
  • Waterkannenaantal 10

Apparatuur

  • Muzieklessenaarsaantal 50
  • Lessenaarklampenaantal 20
  • Microfoonsaantal 3
  • Microfoonstandaardsaantal 3
  • Luidsprekersaantal 2
  • Mengpaneel
  • Verlengkabelsaantal 8
  • Stekkerdozenaantal 6
  • Kabelhaspelsaantal 2
  • Di-boxenaantal 2
  • Metronomenaantal 2
  • Instrumentstandaardsaantal 12
  • Kratten voor instrumentenaantal 8

Keuken

  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Thermoskannenaantal 6
  • Koelboxenaantal 4
  • Koelelementenaantal 12
  • Snijplankenaantal 3
  • Broodmessenaantal 3
  • Serveertangenaantal 6
  • Maatbekersaantal 2
  • Theedoekenaantal 12

Decoratie

  • Bloemstukkenaantal 6
  • Tafelkledenaantal 10
  • Podiumdoekenaantal 2
  • Wegwijzerbordenaantal 6
  • Programmabord

Verlichting

  • Staande lampenaantal 4
  • Sfeerverlichtingaantal 4
  • Batterijenaantal 24

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 8
  • Vuilniszakhoudersaantal 4
  • Bezemaantal 2
  • Stoffer en blikaantal 2
  • Dweilsetsaantal 2
  • Emmersaantal 3
  • Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Leg repertoire en volgorde uiterlijk 3 weken voor het concert vast. Dan kunnen muziekpartijen worden verzameld en gekopieerd en hebben dirigenten en groepen tijd om wijzigingen te verwerken.
  • Verstuur uitnodigingen minimaal 4 weken vooraf en sluit publieksaanmeldingen enkele dagen voor het concert. Gebruik de definitieve reserveringen voor stoelen, programmaboekjes, catering en dieetproducten.
  • Maak voor de entree één overzicht met reserveringen, kassawisselgeld en parkeerinformatie. Zet kassa en wisselgeld minstens 30 minuten voor de inloop klaar, zodat de ontvangst niet ophoudt bij de eerste bezoekers.
  • Controleer de podiumopstelling tijdens een technische doorloop van minimaal 60 minuten. Test microfoons, luidsprekers, mengpaneel, kabels en lessenaarklampen voordat de muzikanten hun plaatsen innemen.
  • Bestel catering op basis van het bevestigde aantal gasten en houd dieetproducten apart herkenbaar. Zet koffie- en theepunt, glazen, borden, gebaksvorkjes en waterkannen vóór de publieksinloop klaar; een vergeten waterpunt merk je pas als het programma al begonnen is.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een voorjaarsconcert organiseren?
Begin ongeveer 8 tot 10 weken vooraf met datum, locatie, optredende groepen en programma. Plan uitnodigingen en publieksaanmeldingen uiterlijk 4 weken voor het concert.
Wanneer moet het programma van een voorjaarsconcert definitief zijn?
Leg repertoire en volgorde bij voorkeur 3 weken vooraf vast. Zo kun je muziekpartijen kopiëren, het programmaboekje opmaken en wijzigingen tijdig aan dirigenten en groepen doorgeven.
Hoeveel programmaboekjes moet ik drukken voor een concert?
Gebruik het aantal bevestigde reserveringen als basis en druk ongeveer 5 tot 10 procent extra. Bij 100 aangemelde bezoekers zijn dat dus 105 tot 110 boekjes.
Wanneer zet ik catering en drank klaar voor een voorjaarsconcert?
Zet koffie, thee, water en gekoelde dranken uiterlijk 30 minuten voor de inloop klaar. Bereid hapjes zo laat mogelijk, maar houd dieetproducten vanaf het begin apart gelabeld.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!