Checklist del concierto de primavera: qué preparar y cuándo

Organizar un concierto de primavera requiere coordinar músicos, repertorio, público, sala y recepción sin dejar detalles para el último día. Esta checklist reúne 81 tareas y 54 materiales para seguir el trabajo en orden, desde confirmar la fecha y los grupos hasta preparar las bebidas y la entrada. Incluye también lo que suele olvidarse: partituras para todos, información de aparcamiento, preferencias dietéticas, cambio en caja y pruebas del sonido.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Elaborar el programa
3 personas
Confirmar los grupos que actúan
2 personas
Fijar el repertorio y el orden
3 personas
Informar a los directores
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar las inscripciones del público
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Registrar reservas
2 personas
Recopilar las partituras
2 personas
Copiar las partituras
2 personas
Maquetar el programa
2 personas
Imprimir los folletos del programa
2 personas
Enviar información de los artistas
Publicar información de estacionamiento
Pedir el catering
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Separar los productos dietéticos
2 personas
Preparar el punto de café y té
2 personas
Preparar el mostrador de entrada
2 personas
Preparar la caja y el cambio
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Ventilar la sala
Despejar el suelo del salón
3 personas
Despejar el espacio del escenario
3 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
5 personas
Colocar los atriles
3 personas
Colocar el podio del director
2 personas
Preparar los instrumentos
5 personas
Montar un espacio de descanso para los músicos
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar los paneles informativos
2 personas
Colocar cubos de basura
2 personas
Preparar el vestuario
2 personas

Evento

Recibir a los artistas
2 personas
Descargar instrumentos
4 personas
Realizar la prueba de sonido final
3 personas
Dar la bienvenida al público
3 personas
Comprobar los mapas
2 personas
Repartir los programas
2 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Abrir el concierto
Acompañar a los músicos
2 personas
Coordinar las actuaciones
2 personas
Anunciar el descanso
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Responder preguntas del público
2 personas
Registrar donaciones
Retirar la basura de vez en cuando
2 personas
Preparar el discurso de clausura
Despedir al público
3 personas

Seguimiento

Empaquetar los instrumentos de forma segura
5 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Comprobar el equipo
2 personas
Recoger los atriles de música
3 personas
Recoger sillas
4 personas
Recoger las mesas
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Recoger objetos perdidos
Cerrar la caja
2 personas
Contar el inventario
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesascant. 10
Taburetes de barcant. 4
Percheroscant. 2
Mesas de vestuariocant. 2
Tarima del director
Sillas para músicoscant. 45

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 150
Platoscant. 120
Tenedores de postrecant. 120
Cucharillascant. 120
Cucharonescant. 12
Bandejas de serviciocant. 8
Jarras de aguacant. 10

Equipo

Atriles de músicacant. 50
Lámparas de pupitrecant. 20
Micrófonoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 3
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Enrollacablescant. 2
Cajas DIcant. 2
Metrónomoscant. 2
Soportes para instrumentoscant. 12
Cajas para instrumentoscant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Acumuladores de fríocant. 12
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Pinzas de servircant. 6
Jarras medidorascant. 2
Paños de cocinacant. 12

Decoración

Arreglos floralescant. 6
Mantelescant. 10
Telones de escenariocant. 2
Señales de orientacióncant. 6
Panel del programa

Iluminación

Lámparas de piecant. 4
Iluminación ambientalcant. 4
Bateríascant. 24

Limpieza

Papeleracant. 8
Soportes para bolsas de basuracant. 4
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 2
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar, los grupos y el programa antes de enviar las invitaciones. Deja al menos 4 semanas para recopilar inscripciones y preferencias dietéticas.
Prepara las partituras con tiempo: recopílalas, haz las copias necesarias y entrega a cada director el repertorio y el orden definitivo como mínimo 7 días antes.
Calcula la sala por zonas: coloca sillas para el público, sillas y atriles para los músicos, tarima del director y un punto de entrada separado. Reserva al menos 60 minutos antes de abrir las puertas para montar y comprobarlo todo.
Haz una prueba técnica completa antes de la llegada del público: micrófonos, soportes, altavoces, mesa de mezclas, lámparas de atril, cables, regletas y cajas DI deben estar conectados y etiquetados.
Encarga el catering después de cerrar las reservas y separa los productos dietéticos al recibirlos. Enfría las bebidas con varias horas de antelación y prepara café, té, vasos, tazas, platos, cubiertos, jarras y bandejas antes de abrir la entrada.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de primavera?: Empieza al menos 6 semanas antes. En las primeras 2 semanas confirma fecha, ubicación, grupos, programa y repertorio; reserva las últimas 2 semanas para invitaciones, inscripciones, partituras y logística.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones para un concierto?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes del concierto. Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas unos 7 días antes para poder registrar las reservas y pedir el catering con cantidades reales.
¿Qué hay que preparar para los músicos en la sala?: Prepara una silla, un atril y la iluminación correspondiente para cada músico, además de la tarima y el atril del director. Comprueba el montaje al menos 60 minutos antes de la actuación y deja las partituras ordenadas en cada puesto.
¿Cuándo se prepara la recepción y el catering?: Haz la compra y revisa la lista 1 o 2 días antes; enfría las bebidas y separa los productos dietéticos el mismo día. Monta el mostrador de entrada, la caja con cambio, el café, el té y los aperitivos al menos 30 minutos antes de recibir al público.

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