LizztLIZZT
deLanguage — Deutsch

Frühlingskonzert organisieren: die Checkliste

Ein Frühlingskonzert braucht mehr Vorbereitung als nur ein gutes Programm. Gruppen, Dirigentinnen und Dirigenten, Noten, Einladungen, Technik und Bewirtung müssen aufeinander abgestimmt werden. Diese Checkliste führt dich durch die Planung und zeigt, was vor dem Konzerttermin oft vergessen wird. Besonders bei Anmeldungen, Ernährungswünschen, Parkinformationen und Wechselgeld lohnt es sich, früh feste Zuständigkeiten und Fristen zu setzen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Programm zusammenstellen

    3 Personen

  • auftretende Gruppen bestätigen

    2 Personen

  • Repertoire und Reihenfolge festlegen

    3 Personen

  • Dirigenten informieren

  • Einladungen gestalten

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Publikumsanmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Reservierungen erfassen

    2 Personen

  • Musikpartituren sammeln

    2 Personen

  • Musiknoten kopieren

    2 Personen

  • Programmheft gestalten

    2 Personen

  • Programmhefte drucken

    2 Personen

  • Künstlerinformationen versenden

  • Parkinformationen veröffentlichen

  • Catering bestellen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Diätprodukte separat beiseitestellen

    2 Personen

  • Kaffee- und Teepunkt vorbereiten

    2 Personen

  • Eingangstheke vorbereiten

    2 Personen

  • Kasse und Wechselgeld vorbereiten

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Notausgänge kontrollieren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Saal lüften

  • Hallboden freiräumen

    3 Personen

  • Bühnenbereich freiräumen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    5 Personen

  • Notenständer aufstellen

    3 Personen

  • Dirigentenpodest aufstellen

    2 Personen

  • Instrumente bereitstellen

    5 Personen

  • Pausenbereich für Musiker einrichten

    2 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Beleuchtung kontrollieren

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Informationsschilder aufstellen

    2 Personen

  • Mülleimer aufstellen

    2 Personen

  • Umkleide einrichten

    2 Personen

Event

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Instrumente ausladen

    4 Personen

  • Letztes Soundcheck durchführen

    3 Personen

  • Publikum begrüßen

    3 Personen

  • Karten kontrollieren

    2 Personen

  • Programmhefte verteilen

    2 Personen

  • Garderobe verwalten

    2 Personen

  • Konzert eröffnen

  • Musiker betreuen

    2 Personen

  • Auftritte betreuen

    2 Personen

  • Pause ankündigen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Benutztes Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Publikumsfragen beantworten

    2 Personen

  • Spenden erfassen

  • Abfall zwischendurch entfernen

    2 Personen

  • Schlusswort halten

  • Publikum verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Instrumente sicher einpacken

    5 Personen

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Ausrüstung prüfen

    2 Personen

  • Musikpulte wegräumen

    3 Personen

  • Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Tische aufräumen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Küche reinigen

    3 Personen

  • Saal reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Bestände zählen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 120
  • TischeAnz. 10
  • BarhockerAnz. 4
  • GarderobenständerAnz. 2
  • UmkleidetischeAnz. 2
  • Dirigentenpodium
  • MusikerstühleAnz. 45

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 120
  • GläserAnz. 150
  • TellerAnz. 120
  • GebäckgabelnAnz. 120
  • TeelöffelAnz. 120
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServiertablettsAnz. 8
  • WasserkannenAnz. 10

Ausstattung

  • NotenpulteAnz. 50
  • TafelhalterungenAnz. 20
  • MikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KabeltrommelnAnz. 2
  • DI-BoxenAnz. 2
  • MetronomeAnz. 2
  • InstrumentenständerAnz. 12
  • Kisten für InstrumenteAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • KühlelementeAnz. 12
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • ServierzangenAnz. 6
  • MessbecherAnz. 2
  • GeschirrtücherAnz. 12

Dekoration

  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 10
  • BühnentücherAnz. 2
  • Wegweiser-SchilderAnz. 6
  • Programmtafel

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 4
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4
  • BatterienAnz. 24

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • MüllsackhalterAnz. 4
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischsetsAnz. 2
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Datum, Ort und auftretende Gruppen mindestens 8 Wochen vor dem Konzert. Erst danach lassen sich Programm, Einladungen und Reservierungen zuverlässig planen.
  • Lege Repertoire und Reihenfolge spätestens 4 Wochen vorher fest. Sammle die Musikpartituren, kopiere fehlende Noten und verschicke Künstlerinformationen, bevor die Proben in die Schlussphase gehen.
  • Schließe die Anmeldeliste 7 Tage vor dem Konzert ab. Erfasse dabei Sitzplatzreservierungen und Ernährungswünsche getrennt, damit Diätprodukte später nicht zwischen dem übrigen Catering verloren gehen.
  • Plane den Aufbau mit einer eigenen Technikprüfung am Veranstaltungstag. Notenpulte, Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Kabel und DI-Boxen sollten mindestens 2 Stunden vor Einlass angeschlossen und getestet werden.
  • Bereite Eingangstheke und Kasse vor dem Einlass vollständig vor. Zähle das Wechselgeld mindestens 30 Minuten vorher und stelle Kaffee- und Teepunkt, gekühlte Getränke sowie Snacks so auf, dass keine Warteschlange den Eingang blockiert.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Frühlingskonzert organisieren?
Beginne mindestens 8 Wochen vorher mit Datum, Ort und auftretenden Gruppen. Programm, Einladungen und Technik lassen sich dann mit festen Fristen vorbereiten.
Wann sollte das Programmheft für ein Frühlingskonzert fertig sein?
Lege Repertoire und Reihenfolge etwa 4 Wochen vor dem Konzert fest. Gestalte und drucke die Programmhefte spätestens 7 Tage vorher, damit Korrekturen noch möglich sind.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem Frühlingskonzert?
Plane mindestens 2 Stunden vor dem Einlass für Bestuhlung, Dirigentenpodium, Notenpulte und Technik ein. Für Mikrofone, Mischpult und Lautsprecher sollte zusätzlich Zeit für einen vollständigen Test bleiben.
Wann muss man Catering und Ernährungswünsche für ein Frühlingskonzert klären?
Sammle Ernährungswünsche bis 7 Tage vor dem Konzert und bestelle das Catering anschließend mit konkreten Mengen. Diätprodukte sollten am Veranstaltungstag separat bereitgestellt und gekennzeichnet werden.

Ähnliche Pläne

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Kostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!