Checklist pour organiser un concert de printemps

Un concert de printemps réunit des choristes, des musiciens, un public inscrit et souvent un moment convivial après le programme. Pour éviter les oublis, avance dans l’ordre : confirmer la date et le lieu, fixer le répertoire, puis gérer les invitations, les partitions, l’accueil et la technique. Prévois aussi les besoins alimentaires, le café, les boissons et la monnaie avant le jour J. Cette checklist rassemble les 81 tâches et 54 fournitures du plan.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Établir le programme
3 personnes
Confirmer les groupes participants
2 personnes
Définir le répertoire et l’ordre
3 personnes
Informer les chefs de chœur
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions du public
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Enregistrer les réservations
2 personnes
Rassembler les partitions
2 personnes
Copier les partitions musicales
2 personnes
Mettre en page le programme
2 personnes
Imprimer les livrets de programme
2 personnes
Envoyer les informations aux artistes
Publier les informations de stationnement
Commander le catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre de côté les produits diététiques
2 personnes
Préparer l'espace café et thé
2 personnes
Préparer le comptoir d'accueil
2 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Aérer la salle
Libérer le sol de la salle
3 personnes
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
5 personnes
Installer les pupitres
3 personnes
Installer le podium du chef d’orchestre
2 personnes
Installer les instruments
5 personnes
Aménager un espace de pause pour les musiciens
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Installer les poubelles
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Décharger les instruments
4 personnes
Effectuer la dernière balance
3 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Contrôler les billets
2 personnes
Distribuer les livrets du programme
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Ouvrir le concert
Accompagner les musiciens
2 personnes
Accompagner les spectacles
2 personnes
Annoncer la pause
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Enregistrer les dons
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
Prononcer le discours de clôture
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

Emballer les instruments en toute sécurité
5 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Vérifier l'équipement
2 personnes
Ranger les pupitres à musique
3 personnes
Ranger les chaises
4 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
Clôturer la caisse
2 personnes
Compter le stock
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 10
Tabourets de barqté 4
Portantsqté 2
Tables de logeqté 2
Podium de chef d’orchestre
Chaises de musicienqté 45

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Assiettesqté 120
Fourchettes à gâteauqté 120
Cuillères à caféqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 10

Équipement

Pupitres de musiqueqté 50
Lampes de pupitreqté 20
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Rallonges à enrouleurqté 2
Caissons DIqté 2
Métronomesqté 2
Pieds de microqté 12
Caisses pour instrumentsqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Pains de glaceqté 12
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 6
Verres doseursqté 2
Torchonsqté 12

Décoration

Compositions floralesqté 6
Nappesqté 10
Tentures de scèneqté 2
Panneaux directionnelsqté 6
Panneau du programme

Éclairage

Lampadairesqté 4
Éclairage d’ambianceqté 4
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 8
Porte-sacs-poubelleqté 4
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixe le programme avant d’imprimer quoi que ce soit : l’ordre des œuvres détermine les partitions, les informations envoyées aux artistes et le contenu du livret.
Traite les inscriptions du public au fil de l’eau et note les besoins alimentaires dans une liste séparée. Une vérification finale 3 à 5 jours avant le concert évite de découvrir trop tard une demande particulière.
Ne réserve pas le matériel technique au dernier moment : vérifie les microphones, pieds, haut-parleurs, table de mixage, rallonges et multiprises au moins 7 jours avant.
Prépare l’accueil avant l’arrivée du public : comptoir, caisse, monnaie, liste des réservations et informations de stationnement doivent être réunis au même endroit. Prévois 30 minutes pour l’installation et le contrôle.
Pour le moment convivial, refroidis les boissons plusieurs heures à l’avance et installe séparément café, thé, encas et produits diététiques. Compte la vaisselle et les carafes avant de disposer les tables.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concert de printemps ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Confirme d’abord le lieu, les groupes et le programme, puis lance les invitations et les réservations.
Combien de temps prévoir pour installer un concert de printemps ?: Prévois au minimum 2 heures pour disposer les chaises, pupitres, micros, haut-parleurs et tables d’accueil. Ajoute 30 minutes pour un test sonore et une répétition technique.
Quand imprimer les livrets du programme ?: Imprime-les 3 à 5 jours avant le concert, après avoir vérifié l’ordre des œuvres et les informations sur les artistes. Garde quelques exemplaires vierges ou supplémentaires pour les changements de dernière minute.
Combien de boissons prévoir pour un concert de printemps ?: Pour un accueil d’environ 1 heure, prévois 2 à 3 boissons par personne, puis ajuste selon la durée et la présence d’un café ou d’un thé. Mets les boissons au frais au moins 4 heures avant l’ouverture des portes.

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