Checklist voor een goed georganiseerde voltigewedstrijd

Een voltigewedstrijd vraagt om meer dan een startlijst en een passende locatie. Je regelt tegelijk de sportieve organisatie, de veiligheid rond paarden en deelnemers en de praktische stroom op de wedstrijddag. Begin met reglement, categorieën en juryleden; werk daarna toe naar inschrijvingen, tijdschema en deelnemersinformatie. In de laatste week controleer je wedstrijdmateriaal, muziek, prijzen, noodcontacten en de indeling van vrijwilligers. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet en wat vaak te laat wordt opgepakt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdlocatie reserveren
Wedstrijdreglement vastleggen
2 personen
Juryleden uitnodigen
Dierenarts achterwacht regelen
Deelnemerscategorieën bepalen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startgeldbetalingen controleren
Startlijst opstellen
2 personen
Tijdschema publiceren
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
Jurytafels reserveren
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
Boodschappen bestellen
Deelnemersinformatie versturen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Noodcontacten verzamelen
Boodschappen doen
2 personen
Prijslinten en medailles controleren
Wedstrijdmateriaal controleren
2 personen
Muziek afspelen testen
2 personen
Startnummers afdrukken
Scoreformulieren afdrukken
Catering voorbereiden
3 personen
Kleding en materialen klaarzetten
2 personen
Locatie openen
2 personen
Terreinveiligheid controleren
3 personen
Wedstrijdring afzetten
4 personen
Inrijbaan afzetten
3 personen
Publieksvakken inrichten
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Geluidsapparatuur opstellen
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes en lunch klaarzetten
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Paarden en teams aanmelden
3 personen
Jurybriefing verzorgen
3 personen
Deelnemersbriefing verzorgen
3 personen
Publieksontvangst voorbereiden
2 personen

Event

Inschrijfbalie bemannen
2 personen
Publiek ontvangen
2 personen
Openingswoord verzorgen
Startvolgorde omroepen
Muziek per onderdeel afspelen
Wedstrijdonderdelen begeleiden
4 personen
Paardenwissels begeleiden
3 personen
Scores verzamelen
2 personen
Scoreformulieren controleren
2 personen
Dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Publieksvakken controleren
2 personen
Terrein veilig en schoon houden
2 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Afscheidswoord verzorgen
Publiek naar uitgang begeleiden
2 personen
Paarden veilig laten vertrekken
3 personen

Nazorg

Cash en documenten veiligstellen
2 personen
Wedstrijdmateriaal verzamelen
4 personen
Geluidsapparatuur afbouwen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Wedstrijdring afbouwen
4 personen
Materialen droog opslaan
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedankbericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Jurytafelsaantal 3
Inschrijftafel
Partytentenaantal 3
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Voltigegirthsaantal 4
Voltigesingelsaantal 4
Voltigezeilenaantal 4
Longeerlijnenaantal 4
Longeerzwepenaantal 4
Reservehoofdstellenaantal 2
Trainingsmattenaantal 8
Pionnenaantal 24
Afzetlintaantal 6
Stalhalstersaantal 8
Lijnmarkeringenaantal 12

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Mobiele speakersaantal 2
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare lampenaantal 8
Powerbanksaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 6

Keuken

Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Tangenaantal 6
Koelelementenaantal 16
Opbergboxenaantal 12

Decoratie

Wedstrijdspandoekenaantal 4
Podiumlintenaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Wegwijzerbordenaantal 10
Krijtbordenaantal 4

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Bezemsaantal 4
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalgrijpersaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Nooddekensaantal 6

Administratie

Scoreformulierenaantal 250
Startlijstenaantal 120
Startnummersaantal 80
Pennensetsaantal 20
Klembordenaantal 12
Naamstickersaantal 150
Cashbox
Printpapieraantal 3
Enveloppenaantal 100

Prijzen

Medaillesaantal 30
Prijslintenaantal 30
Wisselbekersaantal 6
Certificatenaantal 100
Cadeaubonnenaantal 12

Gereedschap

Hameraantal 2
Tangenaantal 2
Schroevendraaiersaantal 2
Tie-wrapsaantal 2
Ducttapeaantal 4
Meetlintenaantal 2

Tips

Reserveer de locatie en juryleden vroeg, voordat je het inschrijfformulier publiceert. Leg ook de dierenarts als achterwacht vast en zet het wedstrijdreglement en de deelnemerscategorieën in dezelfde planning.
Sluit de inschrijving niet af zonder de gegevens te controleren. Check namen, categorie, noodcontacten, dieetwensen en startgeldbetalingen; publiceer daarna pas de definitieve startlijst en het tijdschema.
Test muziek en techniek niet pas op de wedstrijddag. Controleer alle muziekbestanden, mobiele speakers, draadloze microfoon, laptop, printer, verlengkabels en stekkerdozen vooraf op de locatie.
Maak de vrijwilligersindeling concreet per taak en tijdblok. Plan mensen voor de inschrijftafel, jurytafels, muziek, deelnemersbegeleiding en het opruimen; houd daarnaast reservecapaciteit achter de hand.
Leg sport- en veiligheidsmateriaal een dag eerder klaar en werk met een afvinklijst. Controleer onder meer voltigegirths, singels, zeilen, longeerlijnen, zwepen, reservehoofdstellen, halsters, matten, pionnen en afzetlint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een voltigewedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur enkele maanden vooraf met de locatie, het reglement, de juryleden en de dierenarts achterwacht. Open de inschrijving pas wanneer categorieën, voorwaarden en planning vaststaan. Reserveer de laatste week voor controles en communicatie.
Wanneer maak ik de startlijst en het tijdschema van een voltigewedstrijd?: Maak de startlijst nadat de inschrijving is gesloten, de gegevens zijn gecontroleerd en de betalingen zijn verwerkt. Publiceer het tijdschema daarna zo snel mogelijk, zodat deelnemers hun aankomst, warming-up en voorbereiding kunnen plannen.
Wat moet ik een week voor een voltigewedstrijd controleren?: Controleer dan het wedstrijdmateriaal, de prijzen, startnummers, muziekbestanden en techniek. Loop ook de vrijwilligersindeling, noodcontacten, cateringhoeveelheden en boodschappen na. Zo blijven op de wedstrijddag vooral uitvoering en ontvangst over.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een voltigewedstrijd?: Dat hangt af van het aantal deelnemers en onderdelen, maar plan minimaal één verantwoordelijke per belangrijke post en extra mensen voor wissels en pauzes. Bezet in elk geval de inschrijftafel, jurytafels, muziek en deelnemersbegeleiding; maak de indeling per tijdblok.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.