Clubkampioenschap organiseren: checklist en planning

Een clubkampioenschap vraagt meer voorbereiding dan alleen een wedstrijdschema. Je regelt tegelijk de spelopzet, deelnemers, scheidsrechters, vrijwilligers, locatie, catering en prijsuitreiking. Begin met het format en de regels, zodat aanmeldingen en planning daarop aansluiten. Controleer daarna het materiaal en de reserveringen en werk op de wedstrijddag met vaste overdrachtsmomenten. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet en wat je uiterlijk op de dag zelf klaarzet.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Wedstrijdregels vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst opstellen
2 personen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Scheidsrechters indelen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Reserveringen bevestigen
Prijzen en medailles bestellen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Wedstrijdmateriaal controleren
2 personen
Scoreformulieren printen
Deelnemers informeren
Locatie openen
2 personen
Wedstrijdvelden uitzetten
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Wedstrijdmateriaal klaarleggen
3 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Prijzentafel inrichten
2 personen
Briefing voor vrijwilligers
6 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Openingsbriefing geven
2 personen
Wedstrijden begeleiden
8 personen
Scores verwerken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
Finales begeleiden
6 personen
Eindstanden controleren
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Afscheid en bedankje geven
2 personen

Nazorg

Wedstrijdmateriaal verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen opbergen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Inschrijftafel
Prijzentafel
Partytentenaantal 2

Sportmateriaal

Wedstrijdballenaantal 12
Trainingshesjesaantal 30
Pionnenaantal 40
Afzetlintaantal 4
Fluitjesaantal 8
Stopwatchesaantal 6
Scorebordenaantal 6
Meetlintenaantal 3
Reservepompaantal 2

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Printer
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draagbare speaker
Microfoon

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Schenkkanaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 10
Opscheplepelsaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4

Decoratie

Clubvlaggenaantal 8
Bannersaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Batterijlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Prijzen

Bekers voor winnaarsaantal 3
Medaillesaantal 30
Diploma'saantal 80
Wisselbeker

Veiligheid

EHBO-koffer
IJskompressenaantal 6

Administratie

Scoreformulierenaantal 150
Deelnemersbadgesaantal 80
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 10
Naamstickersaantal 100
Prikbord
Markeerstiftenaantal 12
Printpapieraantal 2

Tips

Leg het wedstrijdformat en de regels vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Deelnemers moeten weten hoeveel wedstrijden ze spelen, hoe lang een ronde duurt en hoe de uitslag wordt bepaald.
Maak het wedstrijdschema pas definitief nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Controleer het aantal velden, deel scheidsrechters en vrijwilligers in en houd een reservepersoon achter de hand.
Plan de materiaalcontrole uiterlijk 2 dagen voor het kampioenschap. Test scoreborden, stopwatches, fluitjes, laptops, printer en speaker; leg ook een reservepomp en verlengkabels klaar.
Richt de locatie in een vaste volgorde in: eerst velden en afzetting, daarna tafels en stoelen, vervolgens inschrijving, catering en prijzentafel. Reserveer minstens 60 minuten voor deze opbouw.
Zet dranken minstens 2 uur voor de start koud en print scoreformulieren vóór de vrijwilligersbriefing. Verzamel dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf, zodat boodschappen en catering nog aangepast kunnen worden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een clubkampioenschap organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met het format, de regels en de reserveringen. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor de wedstrijddag en sluit de aanmeldingen ongeveer 10 dagen vooraf.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een clubkampioenschap?: Maak een voorlopig schema zodra de inschrijvingen binnenkomen en een definitieve versie 3 tot 5 dagen vooraf. Zo kun je nog wisselen met velden, scheidsrechters en vrijwilligers als aantallen veranderen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig bij een clubkampioenschap?: Reken minimaal op één wedstrijdbegeleider of scheidsrechter per actief veld, plus 2 mensen voor inschrijving, catering en praktische hulp. Plan daarnaast 1 reservevrijwilliger in voor pauzes en onverwachte uitval.
Wanneer moet je sportmateriaal en scoreformulieren controleren?: Controleer ballen, hesjes, pionnen, afzetlint, fluitjes en scoreborden uiterlijk 2 dagen vooraf. Print de scoreformulieren vóór de wedstrijddag en leg per veld een complete set klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.