Organiser un concours de voltige : la checklist complète

Un concours de voltige demande de coordonner les participants, les chevaux, le jury et le matériel sans laisser de zone floue. Commence par réserver le lieu et fixer le règlement, puis ouvre les inscriptions assez tôt pour établir une liste de départ fiable. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les paiements, les besoins alimentaires, les contacts d’urgence et les fichiers musicaux. Cette checklist rassemble les 76 tâches et les 76 fournitures du plan, dans l’ordre où les décisions deviennent nécessaires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu du concours
Définir le règlement du concours
2 personnes
Inviter les membres du jury
Organiser la permanence vétérinaire
Définir les catégories de participants
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Vérifier les données des participants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les paiements des frais d'inscription
Établir la liste de départ
2 personnes
Publier le planning
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
Réserver les tables du jury
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
Commander les courses
Envoyer les informations aux participants
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Recueillir les contacts d'urgence
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les rubans de prix et les médailles
Vérifier le matériel de compétition
2 personnes
Tester la diffusion de musique
2 personnes
Imprimer les dossards
Imprimer les feuilles de score
Préparer le service traiteur
3 personnes
Préparer les vêtements et le matériel
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la sécurité du site
3 personnes
Délimiter le ring de concours
4 personnes
Balisage de la voie d’accès
3 personnes
Aménager les zones du public
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Installer l’équipement sonore
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les collations et le déjeuner
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Inscrire les chevaux et les équipes
3 personnes
Assurer le briefing du jury
3 personnes
Assurer le briefing des participants
3 personnes
Préparer l'accueil du public
2 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’inscription
2 personnes
Accueillir le public
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Annoncer l’ordre de départ
Diffuser la musique selon chaque partie
Accompagner les épreuves
4 personnes
Encadrer les remplacements de chevaux
3 personnes
Collecter les scores
2 personnes
Vérifier les feuilles de score
2 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Vérifier les tribunes du public
2 personnes
Maintenir le site propre et sécurisé
2 personnes
Préparer la remise des prix
3 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Prononcer le mot de clôture
Accompagner le public vers la sortie
2 personnes
Faire partir les chevaux en toute sécurité
3 personnes

Suivi

Sécuriser l’argent et les documents
2 personnes
Rassembler le matériel de compétition
4 personnes
Démonter l’équipement sonore
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Démonter le ring de combat
4 personnes
Stocker le matériel au sec
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables du juryqté 3
Table d'inscription
Tentes de réceptionqté 3
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Barres de voltigeqté 4
Sangles de voltigeqté 4
Voiles de voltigeqté 4
Longesqté 4
Lignes de longeqté 4
Brides de secoursqté 2
Tapis d’entraînementqté 8
Cônesqté 24
Ruban de balisageqté 6
Licols d’écurieqté 8
Marquages au solqté 12

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Enceintes mobilesqté 2
Micro sans fil
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Lampes rechargeablesqté 8
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 6

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Pincesqté 6
Pains de glaceqté 16
Boîtes de rangementqté 12

Décoration

Banderoles de compétitionqté 4
Rubans de podiumqté 12
Nappesqté 12
Panneaux directionnelsqté 10
Panneaux en ardoiseqté 4

Catering

Courses

Nettoyage

Balaisqté 4
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Pinces à déchetsqté 2

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Couvertures de survieqté 6

Administration

Feuilles de scoreqté 250
Listes de départqté 120
Numéros de départqté 80
Sets de stylosqté 20
Presse-papiersqté 12
Étiquettes nominativesqté 150
Caisse
Papier d’impressionqté 3
Enveloppesqté 100

Prix

Médaillesqté 30
Rubans de prixqté 30
Gobelets réutilisablesqté 6
Certificatsqté 100
Chèques-cadeauxqté 12

Outils

Marteauqté 2
Pincesqté 2
Tournevisqté 2
Attaches-câblesqté 2
Ruban adhésifqté 4
Mètres rubansqté 2

Conseils

Publie le formulaire d’inscription plusieurs semaines avant le concours et fixe une date limite claire. Après cette date, vérifie les données de chaque participant avant d’établir la liste de départ.
Ne garde pas la permanence vétérinaire pour la dernière semaine : confirme-la dès que le lieu et la date sont réservés. Transmets aussi les contacts d’urgence aux personnes qui coordonnent l’accueil et les écuries.
Teste la diffusion de musique avant le jour J avec l’ordinateur portable, les enceintes, le micro, les rallonges et les multiprises utilisés sur place. Prévois des batteries externes et des lampes rechargeables si l’alimentation électrique est limitée.
Compte les personnes attendues avant de commander le catering, puis ajoute une petite marge pour le jury et les bénévoles. Les gobelets réutilisables, tasses, assiettes et couverts doivent être disponibles au même endroit que les plateaux de service.
Prépare les dossards, les rubans de prix et les médailles avant l’ouverture de l’accueil. Vérifie également les barres, sangles, longes, lignes de longe, tapis et brides de secours afin de ne pas découvrir un manque pendant une épreuve.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de voltige ?: Prévois au moins 8 à 12 semaines pour réserver le lieu, définir le règlement, inviter le jury et ouvrir les inscriptions. Garde les 2 dernières semaines pour les confirmations, le planning, le matériel et la répartition des bénévoles.
Quand publier les inscriptions d’un concours de voltige ?: Publie le formulaire environ 6 à 8 semaines avant le concours et indique une date limite située 2 à 3 semaines avant l’événement. Ce délai laisse le temps de vérifier les informations, les paiements et les besoins alimentaires.
Quel matériel faut-il prévoir pour un concours de voltige ?: Prévois le matériel de voltige et de sécurité, notamment les barres, sangles, voiles, longes, lignes de longe, licols, tapis, cônes et marquages au sol. Ajoute le matériel d’accueil et de jury ainsi que l’ordinateur, l’imprimante, la sonorisation et les rallonges.
Quand établir la liste de départ et le planning ?: Établis la liste de départ après la clôture des inscriptions et la vérification des paiements, idéalement 7 à 10 jours avant le concours. Publie ensuite le planning et envoie les informations pratiques aux participants au moins 5 jours avant le jour J.

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