Checklist para una competición de volteo bien organizada

Una competición de volteo necesita mucho más que una pista y participantes. Antes del día del evento tendrás que cerrar el reglamento, las categorías, el jurado, la atención veterinaria y las inscripciones. Después vienen la lista de salida, la música, el material deportivo, la señalización, el catering y la distribución de voluntarios. Esta checklist reúne el orden de trabajo para que no llegues a la competición con pagos sin comprobar, dorsales sin imprimir o contactos de emergencia pendientes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el recinto de la competición
Establecer el reglamento de la competición
2 personas
Invitar a los miembros del jurado
Organizar guardia veterinaria
Definir las categorías de participantes
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Comprobar los datos de los participantes
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar los pagos de inscripción
Elaborar la lista de salida
2 personas
Publicar el horario
Reunir archivos de música
2 personas
Reservar las mesas del jurado
Determinar las cantidades del catering
2 personas
Pedir la compra
Enviar información a los participantes
Hacer la distribución de voluntarios
2 personas
Recopilar contactos de emergencia
Hacer la compra
2 personas
Comprobar las cintas de premio y las medallas
Comprobar el material de competición
2 personas
Probar la reproducción de música
2 personas
Imprimir los dorsales
Imprimir las hojas de puntuación
Preparar el catering
3 personas
Preparar ropa y materiales
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Revisar la seguridad del recinto
3 personas
Delimitar el anillo de competición
4 personas
Cerrar el carril de acceso
3 personas
Organizar las zonas del público
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Preparar la mesa del jurado
2 personas
Montar el mostrador de inscripción
2 personas
Montar el equipo de sonido
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos y almuerzo
3 personas
Repartir dorsales
2 personas
Inscribir caballos y equipos
3 personas
Dar la sesión informativa al jurado
3 personas
Dar la sesión informativa a los participantes
3 personas
Preparar la recepción del público
2 personas

Evento

Atender el mostrador de inscripción
2 personas
Recibir al público
2 personas
Dar el discurso de apertura
Anunciar el orden de salida
Reproducir música por sección
Coordinar los componentes de la competición
4 personas
Coordinar los cambios de caballos
3 personas
Recopilar las puntuaciones
2 personas
Comprobar las hojas de puntuación
2 personas
Servir las bebidas
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Controlar las zonas del público
2 personas
Mantener el recinto seguro y limpio
2 personas
Preparar la entrega de premios
3 personas
Gestionar la entrega de premios
3 personas
Dar el discurso de despedida
Guiar al público hacia la salida
2 personas
Hacer salir a los caballos de forma segura
3 personas

Seguimiento

Asegurar el dinero en efectivo y los documentos
2 personas
Recoger el material de competición
4 personas
Desmontar el equipo de sonido
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Desmontar el ring de competición
4 personas
Guardar los materiales en seco
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Publicar los resultados
Enviar mensaje de agradecimiento a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 80
Mesas del juradocant. 3
Mesa de inscripción
Carpas de fiestacant. 3
Papeleracant. 8

Material deportivo

Cinchas de volteocant. 4
Cinchas de volteocant. 4
Velas de voltigecant. 4
Líneas de cuerda para caballoscant. 4
Fustas de domacant. 4
Bridas de repuestocant. 2
Esterillas de entrenamientocant. 8
Conoscant. 24
Cinta de balizamientocant. 6
Cabezadas para establocant. 8
Marcaciones de líneacant. 12

Equipo

Portátilcant. 2
Impresora
Altavoces móvilescant. 2
Micrófono inalámbrico
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Lámparas recargablescant. 8
Baterías externascant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Jarras para servircant. 6

Cocina

Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Pinzascant. 6
Acumuladores de fríocant. 16
Cajas de almacenajecant. 12

Decoración

Banderas del concursocant. 4
Cintas del podiocant. 12
Mantelescant. 12
Señales de orientacióncant. 10
Pizarrascant. 4

Catering

Compras

Limpieza

Escobascant. 4
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Pinzas para residuoscant. 2

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 2
Linternascant. 4
Mantas de emergenciacant. 6

Administración

Hojas de puntuacióncant. 250
Listas de salidacant. 120
Dorsalescant. 80
Juego de bolígrafoscant. 20
Portapapelescant. 12
Pegatinas con nombrecant. 150
Caja de efectivo
Papel de impresióncant. 3
Sobrescant. 100

Premios

Medallascant. 30
Cintas de premiocant. 30
Copas de relevocant. 6
Certificadoscant. 100
Tarjetas regalocant. 12

Herramientas

Martillocant. 2
Pinzascant. 2
Destornilladorescant. 2
Bridascant. 2
Cinta americanacant. 4
Cintas métricascant. 2

Consejos

Cierra el reglamento y las categorías antes de publicar el formulario de inscripción. Si cambias las condiciones después, tendrás que revisar datos, pagos y lista de salida de todos los participantes.
Reserva con antelación al jurado y la guardia veterinaria, y confirma por escrito sus horarios. El día de la competición también necesitarás una mesa y sillas específicas para el jurado.
Prueba la reproducción de la música con el mismo portátil, altavoces, cables y regletas que utilizarás durante la competición. Lleva los archivos reunidos en un único dispositivo y comprueba el micrófono antes de abrir la inscripción.
Imprime los dorsales y prepara la lista de salida después de comprobar los datos y los pagos. Guarda además una copia digital y otra impresa para que un fallo de conexión no detenga la inscripción.
Haz la distribución de voluntarios con funciones y horarios concretos. Incluye quién controla la mesa de inscripción, quién guía a los participantes, quién revisa el material y quién gestiona los contactos de emergencia.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una competición de volteo?: Empieza la planificación al menos 8 semanas antes. Reserva primero el recinto, el jurado y la guardia veterinaria; después publica las categorías y el formulario de inscripción.
¿Cuándo se debe publicar la lista de salida?: Publícala después de cerrar las inscripciones y comprobar los datos y pagos, normalmente entre 3 y 7 días antes. Envía también el horario y la información práctica a cada participante.
¿Qué material hay que revisar antes de una competición de volteo?: Revisa las cinchas de volteo, velas de voltige, líneas de cuerda, cabezadas, fustas, esterillas, conos y marcaciones de línea. Haz una comprobación completa entre 24 y 48 horas antes y lleva bridas de repuesto para solucionar pequeños problemas.
¿Cuánta comida y bebida hay que preparar para el evento?: Calcula las cantidades a partir del número confirmado de participantes, jurado, voluntarios y acompañantes, incluyendo las preferencias dietéticas recogidas en las inscripciones. Haz la compra entre 1 y 2 días antes para tener el catering listo sin almacenar los productos demasiado tiempo.

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