Voltigewettbewerb organisieren: die Checkliste

Ein Voltigewettbewerb braucht früh klare Zuständigkeiten, weil Meldungen, Musik, Jury und Pferdeversorgung voneinander abhängen. Reserviere den Wettkampfort und lege Kategorien sowie Reglement mindestens 8 Wochen vorher fest. Danach folgen Anmeldung, Startgeldkontrolle, Zeitplan und die Einteilung der Helfer. Kurz vor dem Termin prüfst du Wettkampfmaterial, Technik, Auszeichnungen und die Verpflegung vor Ort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Wettkampfort reservieren
Wettbewerbsreglement festlegen
2 Personen
Jurymitglieder einladen
Veterinär-Bereitschaft organisieren
Teilnehmerkategorien festlegen
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Teilnehmerdaten prüfen
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Startgeldzahlungen prüfen
Startliste erstellen
2 Personen
Zeitplan veröffentlichen
Musikdateien sammeln
2 Personen
Jurytische reservieren
Cateringmengen festlegen
2 Personen
Einkäufe bestellen
Teilnehmerinformationen versenden
Volunteer-Einteilung erstellen
2 Personen
Notfallkontakte sammeln
Einkaufen gehen
2 Personen
Preisbänder und Medaillen prüfen
Wettkampfmaterial prüfen
2 Personen
Musikwiedergabe testen
2 Personen
Startnummern drucken
Wertungsformulare drucken
Catering vorbereiten
3 Personen
Kleidung und Materialien bereitlegen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Geländesicherheit überprüfen
3 Personen
Wettkampfring absperren
4 Personen
Fahrspur absperren
3 Personen
Publikumsbereiche einrichten
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Jurytisch einrichten
2 Personen
Anmeldebereich einrichten
2 Personen
Tonanlage aufstellen
2 Personen
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks und Mittagessen bereitstellen
3 Personen
Startnummern ausgeben
2 Personen
Pferde und Teams anmelden
3 Personen
Jury-Briefing durchführen
3 Personen
Teilnehmerbriefing durchführen
3 Personen
Publikumsbegrüßung vorbereiten
2 Personen

Event

Anmeldebereich besetzen
2 Personen
Publikum empfangen
2 Personen
Eröffnungsrede halten
Startreihenfolge ansagen
Musik je Programmpunkt abspielen
Wettkampfteile betreuen
4 Personen
Pferdewechsel begleiten
3 Personen
Ergebnisse sammeln
2 Personen
Scoreformulare prüfen
2 Personen
Getränke servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Publikumsbereiche kontrollieren
2 Personen
Gelände sicher und sauber halten
2 Personen
Preisverleihung vorbereiten
3 Personen
Preisverleihung durchführen
3 Personen
Abschiedsrede halten
Publikum zum Ausgang begleiten
2 Personen
Pferde sicher abreisen lassen
3 Personen

Nachbereitung

Bargeld und Dokumente sichern
2 Personen
Spielmaterial zusammenstellen
4 Personen
Tonanlage abbauen
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Wettkampfring abbauen
4 Personen
Materialien trocken lagern
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Ergebnisse veröffentlichen
Dankesnachricht an Teilnehmer senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 80
JurytischeAnz. 3
Anmeldetisch
PartyzelteAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 8

Sportmaterial

VoltigegurteAnz. 4
VoltigiergurteAnz. 4
VoltigiersegelAnz. 4
LongierleinenAnz. 4
LongierpeitschenAnz. 4
ErsatztrensenAnz. 2
TrainingsmattenAnz. 8
KegelAnz. 24
AbsperrbandAnz. 6
StallhalfterAnz. 8
LinienmarkierungenAnz. 12

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Drucker
Mobile LautsprecherAnz. 2
Kabelloses Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Wiederaufladbare LampenAnz. 8
PowerbanksAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
AusgießkannenAnz. 6

Küche

WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
ZangenAnz. 6
KühlelementeAnz. 16
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Dekoration

Wettkampf-BannerAnz. 4
BühnenbänderAnz. 12
TischdeckenAnz. 12
Wegweiser-SchilderAnz. 10
KreidetafelnAnz. 4

Catering

Einkäufe

Reinigung

BesenAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
AbfallgreiferAnz. 2

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 2
TaschenlampenAnz. 4
NotfalldeckenAnz. 6

Verwaltung

WertungsbögenAnz. 250
StartlistenAnz. 120
StartnummernAnz. 80
StiftesetsAnz. 20
KlemmbretterAnz. 12
NamensaufkleberAnz. 150
Kasse
DruckpapierAnz. 3
UmschlägeAnz. 100

Preise

MedaillenAnz. 30
PreisbänderAnz. 30
MehrwegbecherAnz. 6
ZertifikateAnz. 100
GeschenkgutscheineAnz. 12

Werkzeug

HammerAnz. 2
ZangenAnz. 2
SchraubendreherAnz. 2
KabelbinderAnz. 2
GewebeklebebandAnz. 4
MessbänderAnz. 2

Tipps

Lade Jurymitglieder und die Veterinärbereitschaft mindestens 6 Wochen vor dem Wettbewerb ein. Eine kurzfristige Anfrage erschwert die Besetzung und lässt kaum Zeit für Rückfragen.
Veröffentliche das Anmeldeformular spätestens 6 Wochen vorher und setze eine klare Frist. Prüfe danach Teilnehmerdaten, Ernährungswünsche und Startgeldzahlungen, bevor du die Startliste erstellst.
Sammle Musikdateien spätestens 10 Tage vor dem Termin und teste die Wiedergabe mit Laptop, Lautsprechern und Mikrofon. Lege zusätzlich eine Sicherungskopie auf einem zweiten Gerät ab.
Veröffentliche den Zeitplan mindestens 7 Tage vorher und verschicke die Teilnehmerinformationen gesammelt. So kennen Vereine Startzeiten, Anmeldetisch, Helferabläufe und wichtige Notfallkontakte rechtzeitig.
Kontrolliere Wettkampfmaterial, Startnummern sowie Preisbänder und Medaillen am Vortag. Plane außerdem genügend Tische, Stühle, Absperrband, Matten, Stromkabel, Lampen und Powerbanks für den gesamten Veranstaltungsbereich ein.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Voltigewettbewerb anmelden und planen?: Beginne mindestens 8 Wochen vorher mit der Reservierung des Wettkampforts und der Festlegung von Reglement und Kategorien. Einladungen und Anmeldungen sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin laufen.
Wann sollte die Startliste für einen Voltigewettbewerb fertig sein?: Erstelle sie erst, wenn Teilnehmerdaten und Startgeldzahlungen geprüft sind. Veröffentliche die fertige Startliste zusammen mit dem Zeitplan idealerweise 7 Tage vor dem Wettbewerb.
Wie viele Helfer braucht ein Voltigewettbewerb?: Plane mindestens eine verantwortliche Person für Anmeldung, Musik, Zeitplan, Technik und Helferkoordination ein; zusätzlich brauchst du je nach Teilnehmerzahl Helfer für Aufbau, Catering und Einlass. Die konkrete Zahl hängt von den Starts und dem Gelände ab, sollte aber spätestens 2 Wochen vorher feststehen.
Was muss man für einen Voltigewettbewerb am Vortag prüfen?: Kontrolliere am Vortag das Wettkampfmaterial, Startnummern, Auszeichnungen, Musiktechnik und Stromversorgung. Lege außerdem Matten, Absperrungen, Mobiliar und wiederverwendbares Geschirr vollständig bereit.

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