Een voltigewedstrijd organiseren: zo pak je het aan
Begin met de wedstrijdlocatie, het reglement en de wedstrijdindeling. Daarna volgen jury, dierenarts, inschrijvingen en een tijdschema dat deelnemers ruim op tijd ontvangen. Controleer niet alleen de sportmaterialen, maar ook muziek, stroom, jurytafels en de ontvangst op locatie. De laatste week draait vooral om gegevens, betalingen, vrijwilligers en noodcontacten. Zo voorkom je dat een ontbrekend bestand, startnummer of reserveonderdeel op de wedstrijddag het programma vertraagt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Wedstrijdlocatie reserveren
- 2
Wedstrijdreglement vastleggen
2 personen
- 3
Juryleden uitnodigen
- 4
Dierenarts achterwacht regelen
- 5
Deelnemerscategorieën bepalen
2 personen
- 6
Inschrijfformulier publiceren
- 7
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 9
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
- 10
Dieetwensen verzamelen
- 11
Startgeldbetalingen controleren
- 12
Startlijst opstellen
2 personen
- 13
Tijdschema publiceren
- 14
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
- 15
Jurytafels reserveren
- 16
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
- 17
Boodschappen bestellen
- 18
Deelnemersinformatie versturen
- 19
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
- 20
Noodcontacten verzamelen
- 21
Boodschappen doen
2 personen
- 22
Prijslinten en medailles controleren
- 23
Wedstrijdmateriaal controleren
2 personen
- 24
Muziek afspelen testen
2 personen
- 25
Startnummers afdrukken
- 26
Scoreformulieren afdrukken
- 27
Catering voorbereiden
3 personen
- 28
Kleding en materialen klaarzetten
2 personen
- 29
Locatie openen
2 personen
- 30
Terreinveiligheid controleren
3 personen
- 31
Wedstrijdring afzetten
4 personen
- 32
Inrijbaan afzetten
3 personen
- 33
Publieksvakken inrichten
4 personen
- 34
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 35
Jurytafel inrichten
2 personen
- 36
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
- 37
Geluidsapparatuur opstellen
2 personen
- 38
Verlichting controleren
2 personen
- 39
Dranken koud zetten
2 personen
- 40
Hapjes en lunch klaarzetten
3 personen
- 41
Startnummers uitdelen
2 personen
- 42
Paarden en teams aanmelden
3 personen
- 43
Jurybriefing verzorgen
3 personen
- 44
Deelnemersbriefing verzorgen
3 personen
- 45
Publieksontvangst voorbereiden
2 personen
Event
- 46
Inschrijfbalie bemannen
2 personen
- 47
Publiek ontvangen
2 personen
- 48
Openingswoord verzorgen
- 49
Startvolgorde omroepen
- 50
Muziek per onderdeel afspelen
- 51
Wedstrijdonderdelen begeleiden
4 personen
- 52
Paardenwissels begeleiden
3 personen
- 53
Scores verzamelen
2 personen
- 54
Scoreformulieren controleren
2 personen
- 55
Dranken serveren
2 personen
- 56
Dranken bijvullen
2 personen
- 57
Hapjes serveren
2 personen
- 58
Publieksvakken controleren
2 personen
- 59
Terrein veilig en schoon houden
2 personen
- 60
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
- 61
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
- 62
Afscheidswoord verzorgen
- 63
Publiek naar uitgang begeleiden
2 personen
- 64
Paarden veilig laten vertrekken
3 personen
Nazorg
- 65
Cash en documenten veiligstellen
2 personen
- 66
Wedstrijdmateriaal verzamelen
4 personen
- 67
Geluidsapparatuur afbouwen
2 personen
- 68
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 69
Afval verzamelen
3 personen
- 70
Servies afwassen
3 personen
- 71
Locatie schoonmaken
4 personen
- 72
Wedstrijdring afbouwen
4 personen
- 73
Materialen droog opslaan
2 personen
- 74
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 75
Uitslagen publiceren
- 76
Deelnemers bedankbericht sturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 80
- Jurytafelsaantal 3
- Inschrijftafel
- Partytentenaantal 3
- Afvalbakkenaantal 8
Sportmateriaal
- Voltigegirthsaantal 4
- Voltigesingelsaantal 4
- Voltigezeilenaantal 4
- Longeerlijnenaantal 4
- Longeerzwepenaantal 4
- Reservehoofdstellenaantal 2
- Trainingsmattenaantal 8
- Pionnenaantal 24
- Afzetlintaantal 6
- Stalhalstersaantal 8
- Lijnmarkeringenaantal 12
Apparatuur
- Laptopaantal 2
- Printer
- Mobiele speakersaantal 2
- Draadloze microfoon
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Oplaadbare lampenaantal 8
- Powerbanksaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Koffiekopjesaantal 60
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerschalenaantal 12
- Schenk kannenaantal 6
Keuken
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Keukenmessenaantal 3
- Tangenaantal 6
- Koelelementenaantal 16
- Opbergboxenaantal 12
Decoratie
- Wedstrijdspandoekenaantal 4
- Podiumlintenaantal 12
- Tafelkledenaantal 12
- Wegwijzerbordenaantal 10
- Krijtbordenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Schoonmaak
- Bezemsaantal 4
- Stoffer en blikaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Afvalgrijpersaantal 2
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Brandblussersaantal 2
- Zaklampenaantal 4
- Nooddekensaantal 6
Administratie
- Scoreformulierenaantal 250
- Startlijstenaantal 120
- Startnummersaantal 80
- Pennensetsaantal 20
- Klembordenaantal 12
- Naamstickersaantal 150
- Cashbox
- Printpapieraantal 3
- Enveloppenaantal 100
Prijzen
- Medaillesaantal 30
- Prijslintenaantal 30
- Wisselbekersaantal 6
- Certificatenaantal 100
- Cadeaubonnenaantal 12
Gereedschap
- Hameraantal 2
- Tangenaantal 2
- Schroevendraaiersaantal 2
- Tie-wrapsaantal 2
- Ducttapeaantal 4
- Meetlintenaantal 2
Tips
- Leg het reglement en de deelnemerscategorieën vast voordat je het inschrijfformulier publiceert. Zo voorkom je dat je later categorieën, eisen en startgelden moet aanpassen.
- Nodig juryleden en de dierenartsachterwacht vroeg uit en bevestig hun beschikbaarheid uiterlijk enkele weken voor de wedstrijd. Verzamel tegelijk een bereikbaar noodcontact per deelnemer.
- Sluit de inschrijvingen op een vaste datum en controleer daarna namen, categorieën, dieetwensen en startgeldbetalingen afzonderlijk. Stel pas daarna de startlijst en het tijdschema op.
- Vraag muziekbestanden op met een duidelijke deadline en test alle bestanden vooraf op de laptop en mobiele speakers. Neem verlengkabels, stekkerdozen, powerbanks en een alternatief afspeelapparaat mee.
- Plan voor de opbouw aparte controlepunten voor jurytafels, inschrijftafel, afzetting en wedstrijdmateriaal. Tel prijslinten, medailles, startnummers en reservehoofdstellen na voordat de eerste deelnemer arriveert.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een voltigewedstrijd organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, het reglement, juryleden en dierenartsachterwacht. Publiceer het inschrijfformulier daarna met een duidelijke sluitingsdatum, meestal 3 tot 4 weken voor de wedstrijd.
- Wanneer maak je de startlijst voor een voltigewedstrijd?
- Maak de startlijst nadat de inschrijvingen, deelnemersgegevens en startgeldbetalingen zijn gecontroleerd. Publiceer het tijdschema vervolgens uiterlijk 5 tot 7 dagen voor de wedstrijd, zodat deelnemers hun aankomst en voorbereiding kunnen plannen.
- Hoeveel tijd moet je uittrekken voor de opbouw?
- Reserveer minimaal 2 tot 3 uur voor de opbouw van jurytafels, inschrijving, afzetting, geluidsapparatuur en wedstrijdmateriaal. Plan daarnaast 30 minuten voor een volledige geluids- en muziekcheck.
- Wat moet je de laatste week voor een voltigewedstrijd controleren?
- Controleer 5 tot 7 dagen vooraf de startlijst, het tijdschema, muziekbestanden, noodcontacten, vrijwilligersindeling en betalingen. Tel op de dag vóór de wedstrijd ook medailles, prijslinten, startnummers en reserveonderdelen na.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!