Checklist voor een voltigewedstrijd organiseren
Een voltigewedstrijd vraagt om meer dan een goede bodem en een passende wedstrijdbaan. Je regelt tegelijk de inschrijvingen, paarden en longeurs, jury, technische leiding, veiligheid, vrijwilligers en publieksinformatie. Begin met de locatie, het reglement en de wedstrijdorganisatie en werk daarna toe naar startvolgorde, materiaal en catering. Controleer vóór de wedstrijddag vooral paardenpaspoorten, startgelden, startnummers, wedstrijdformulieren en de beschikbaarheid van een dierenarts achterwacht.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdlocatie reserveren
Wedstrijdreglement vastleggen
2 personen
Juryleden vastleggen
Technische leiding vastleggen
Dierenarts achterwacht regelen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Deelnemerslijst bijwerken
Startvolgorde opstellen
2 personen
Paarden en longeurs registreren
2 personen
Paardenpaspoorten controleren
2 personen
Startgelden verwerken
Dieetwensen verzamelen
Parkeerplan maken
2 personen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Publieksinformatie versturen
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Catering bestellen
Materiaal afhalen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Startnummers printen
Wedstrijdformulieren printen
Prijzen en linten klaarleggen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Terrein en stallen inspecteren
2 personen
Paardenstallen verdelen
2 personen
Weersverwachting controleren
Event
Wedstrijdterrein uitzetten
4 personen
Wedstrijdbodem controleren
2 personen
Paddocks en stalgangen openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Tent en inschrijftafel opbouwen
3 personen
Jurytafel en juryplaatsen inrichten
3 personen
Geluid en microfoons testen
2 personen
Catering- en drankpunt inrichten
3 personen
Paarden ontvangen
4 personen
Paarden naar stallen begeleiden
4 personen
Deelnemers aanmelden
3 personen
Paardenpaspoorten opnieuw controleren
2 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Jurybriefing houden
4 personen
Deelnemersbriefing houden
3 personen
Paarden warming-up begeleiden
4 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Opening aankondigen
Wedstrijdrondes begeleiden
6 personen
Muziek per proef afspelen
Scores verzamelen
2 personen
Scores verwerken
2 personen
Paarden veilig begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes en lunch serveren
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Pauze aankondigen
Finalisten bekendmaken
Prijsuitreiking houden
4 personen
Paarden laten uitrusten
3 personen
Vertrek van deelnemers begeleiden
4 personen
Terrein en stallen controleren
2 personen
Nazorg
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Wedstrijdterrein afbreken
5 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
Stallen schoonmaken
4 personen
Sanitair schoonmaken
2 personen
Uitslagen publiceren
Wedstrijdformulieren archiveren
Materiaal reinigen
3 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 100
- Jurytafelsaantal 3
- Partytentenaantal 3
- Statafelsaantal 4
- Kledingrekkenaantal 4
Sportmateriaal
- Voltigesingelsaantal 4
- Voltigehoofdstellenaantal 4
- Longesaantal 6
- Longzwepenaantal 4
- Valmattenaantal 6
- Kegelsaantal 20
- Afzetlintaantal 4
- Pionnenaantal 20
- Strobalenaantal 12
- Waterbakken voor paardenaantal 12
- Hooinettenaantal 12
- Kruiwagensaantal 3
- Hooivorkenaantal 4
- Stalscheppenaantal 4
- Poetsboxenaantal 6
- Mestvorkenaantal 3
Apparatuur
- Geluidssysteem
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Laptopaantal 2
- Printer
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkokersaantal 2
Verlichting
- Bouwlampenaantal 4
- Lichtsnoerenaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 100
- Drinkglazenaantal 150
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Opscheplepelsaantal 12
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 3
- Scharenaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Dienbladenaantal 6
- Koelelementenaantal 20
Schoonmaak
- Emmersaantal 4
- Sponzenaantal 10
- Schoonmaakdoekenaantal 20
- Bezemsetsaantal 4
- Dweilsetsaantal 3
- Handdesinfectieaantal 6
- Toiletborstelsaantal 3
- Afvalbakkenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Papierwaren
- Startnummersaantal 40
- Wedstrijdformulierenaantal 150
- Scorebladenaantal 200
- Programmaboekjesaantal 120
- Naamstickersaantal 150
- Pennenaantal 40
- Markeerstiftenaantal 12
- Klembordenaantal 20
Decoratie
- Ruitervlaggenaantal 8
- Wedstrijdspandoekenaantal 4
- Pijlenbordenaantal 12
- Prijzenbekersaantal 12
- Medaillelintenaantal 40
Veiligheid
- EHBO-kofferaantal 2
- Brandblussersaantal 4
- Veiligheidsvestenaantal 12
- Zaklampenaantal 6
- Zaklampbatterijenaantal 12
- Nooddekensaantal 6
Dierenverzorging
- Paardenverbanddozenaantal 2
- Reservehalstersaantal 6
- Reserveleidselsaantal 6
- Poetsborstelsaantal 12
- Mestzakkenaantal 100
Tips
- Leg het wedstrijdreglement, de juryleden en de technische leiding vroeg vast. Zo kun je de uitnodigingen versturen met duidelijke eisen, deadlines en informatie over aanmeldingen.
- Werk de deelnemerslijst meerdere keren bij en controleer per combinatie het paard, de longeur en de benodigde gegevens. Maak de startvolgorde pas nadat de aanmeldingen en startgelden zijn verwerkt.
- Plan paardenlogistiek apart van publiekslogistiek. Zet waterbakken, hooinetten, strobalen, kruiwagens, hooivorken en stalscheppen klaar en neem in het parkeerplan ruimte op voor paardentrailers.
- Test het geluidssysteem, de draadloze microfoons en de luidsprekers vóór de eerste start. Controleer ook laptop, printer, verlengkabels en stekkerdozen, zodat startnummers en wedstrijdformulieren op locatie kunnen worden geprint.
- Maak voor vrijwilligers een tijdschema met ontvangst, parkeerbegeleiding, baanopbouw, catering, omroepen en opruimen. Leg prijzen en linten vóór aanvang klaar en bereid koffie en thee voor voordat deelnemers en publiek binnenkomen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een voltigewedstrijd organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, het reglement, juryleden en technische leiding. Verstuur daarna de uitnodigingen en houd minimaal één week vóór de wedstrijd aan voor de definitieve deelnemerslijst, startvolgorde en materiaalcontrole.
- Wat moet ik voor paarden op een voltigewedstrijd regelen?
- Registreer paarden en longeurs, controleer de paardenpaspoorten en regel een dierenarts achterwacht. Voor de locatie heb je daarnaast onder meer waterbakken, hooinetten, strobalen, kruiwagens, hooivorken en stalscheppen nodig.
- Wanneer maak je de startvolgorde voor een voltigewedstrijd?
- Maak een voorlopige startvolgorde nadat de aanmeldingen zijn verwerkt en een definitieve versie zodra de inschrijf- en startgeldgegevens zijn gecontroleerd. Print de startnummers en wedstrijdformulieren uiterlijk op de dag vóór de wedstrijd of op locatie vóór de eerste start.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een voltigewedstrijd?
- Plan minimaal vier afzonderlijke functies: ontvangst en inschrijvingen, parkeerbegeleiding, baan- en materiaalondersteuning en catering. Bij een grotere wedstrijd voeg je vrijwilligers toe voor omroep, juryondersteuning, publieksinformatie en de prijsuitreiking; maak het rooster uiterlijk één week vooraf.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!