Zo organiseer je een voltigewedstrijd

Begin met de wedstrijdlocatie en leg daarna het reglement, de jury en de technische leiding vast. Zodra de inschrijvingen binnenkomen, controleer je paarden, longeurs en paardenpaspoorten en werk je de deelnemerslijst bij. In de laatste weken draait alles om een haalbare startvolgorde, een duidelijk parkeerplan en voldoende vrijwilligers. Op de wedstrijddag zelf voorkomen vaste controlepunten, geprinte formulieren en klaargelegde sportmaterialen de meeste vertraging.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdlocatie reserveren
2
Wedstrijdreglement vastleggen
2 personen
3
Juryleden vastleggen
4
Technische leiding vastleggen
5
Dierenarts achterwacht regelen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Deelnemerslijst bijwerken
9
Startvolgorde opstellen
2 personen
10
Paarden en longeurs registreren
2 personen
11
Paardenpaspoorten controleren
2 personen
12
Startgelden verwerken
13
Dieetwensen verzamelen
14
Parkeerplan maken
2 personen
15
Vrijwilligers inplannen
2 personen
16
Publieksinformatie versturen
17
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
18
Boodschappenlijst controleren
19
Catering bestellen
20
Materiaal afhalen
2 personen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Startnummers printen
23
Wedstrijdformulieren printen
24
Prijzen en linten klaarleggen
2 personen
25
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
26
Terrein en stallen inspecteren
2 personen
27
Paardenstallen verdelen
2 personen
28
Weersverwachting controleren

Event

29
Wedstrijdterrein uitzetten
4 personen
30
Wedstrijdbodem controleren
2 personen
31
Paddocks en stalgangen openen
2 personen
32
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
33
Tent en inschrijftafel opbouwen
3 personen
34
Jurytafel en juryplaatsen inrichten
3 personen
35
Geluid en microfoons testen
2 personen
36
Catering- en drankpunt inrichten
3 personen
37
Paarden ontvangen
4 personen
38
Paarden naar stallen begeleiden
4 personen
39
Deelnemers aanmelden
3 personen
40
Paardenpaspoorten opnieuw controleren
2 personen
41
Startnummers uitdelen
2 personen
42
Jurybriefing houden
4 personen
43
Deelnemersbriefing houden
3 personen
44
Paarden warming-up begeleiden
4 personen
45
Publiek ontvangen
3 personen
46
Opening aankondigen
47
Wedstrijdrondes begeleiden
6 personen
48
Muziek per proef afspelen
49
Scores verzamelen
2 personen
50
Scores verwerken
2 personen
51
Paarden veilig begeleiden
4 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Hapjes en lunch serveren
3 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Pauze aankondigen
56
Finalisten bekendmaken
57
Prijsuitreiking houden
4 personen
58
Paarden laten uitrusten
3 personen
59
Vertrek van deelnemers begeleiden
4 personen
60
Terrein en stallen controleren
2 personen

Nazorg

61
Catering opruimen
3 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Wedstrijdterrein afbreken
5 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
65
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
66
Stallen schoonmaken
4 personen
67
Sanitair schoonmaken
2 personen
68
Uitslagen publiceren
69
Wedstrijdformulieren archiveren
70
Materiaal reinigen
3 personen
71
Geleend materiaal retourneren
2 personen
72
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 100
Jurytafelsaantal 3
Partytentenaantal 3
Statafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 4

Sportmateriaal

Voltigesingelsaantal 4
Voltigehoofdstellenaantal 4
Longesaantal 6
Longzwepenaantal 4
Valmattenaantal 6
Kegelsaantal 20
Afzetlintaantal 4
Pionnenaantal 20
Strobalenaantal 12
Waterbakken voor paardenaantal 12
Hooinettenaantal 12
Kruiwagensaantal 3
Hooivorkenaantal 4
Stalscheppenaantal 4
Poetsboxenaantal 6
Mestvorkenaantal 3

Apparatuur

Geluidssysteem
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Laptopaantal 2
Printer
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2

Verlichting

Bouwlampenaantal 4
Lichtsnoerenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Drinkglazenaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Scharenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Dienbladenaantal 6
Koelelementenaantal 20

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Sponzenaantal 10
Schoonmaakdoekenaantal 20
Bezemsetsaantal 4
Dweilsetsaantal 3
Handdesinfectieaantal 6
Toiletborstelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 8

Catering

Boodschappen

Papierwaren

Startnummersaantal 40
Wedstrijdformulierenaantal 150
Scorebladenaantal 200
Programmaboekjesaantal 120
Naamstickersaantal 150
Pennenaantal 40
Markeerstiftenaantal 12
Klembordenaantal 20

Decoratie

Ruitervlaggenaantal 8
Wedstrijdspandoekenaantal 4
Pijlenbordenaantal 12
Prijzenbekersaantal 12
Medaillelintenaantal 40

Veiligheid

EHBO-kofferaantal 2
Brandblussersaantal 4
Veiligheidsvestenaantal 12
Zaklampenaantal 6
Zaklampbatterijenaantal 12
Nooddekensaantal 6

Dierenverzorging

Paardenverbanddozenaantal 2
Reservehalstersaantal 6
Reserveleidselsaantal 6
Poetsborstelsaantal 12
Mestzakkenaantal 100

Tips

Leg het wedstrijdreglement en de rolverdeling vroeg vast. Regel naast juryleden ook technische leiding en een dierenarts achterwacht, zodat je bij een inhoudelijke of medische vraag niet op het laatste moment hoeft te zoeken.
Verwerk inschrijvingen in één actuele deelnemerslijst. Controleer per combinatie het paard, de longeur en het paardenpaspoort voordat je de startvolgorde opstelt; wijzigingen na het printen veroorzaken snel dubbel werk.
Maak het parkeerplan voordat je publieksinformatie verstuurt. Geef deelnemers vooraf aan waar paarden, trailers en publiek terechtkunnen en plan waterbakken, hooinetten en strobalen op plaatsen waar ze veilig bereikbaar zijn.
Plan vrijwilligers per taak en tijdsblok, niet alleen per naam. Denk aan ontvangst, parkeerbegeleiding, ringtoezicht, catering en de prijsuitreiking; zo blijft er ook iemand beschikbaar bij ziekte of uitloop.
Print startnummers en wedstrijdformulieren uiterlijk de dag vóór de wedstrijd en test het geluidssysteem met de draadloze microfoons. Leg prijzen en linten apart klaar en controleer verlengkabels, stekkerdozen en de printer voordat deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een voltigewedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, het reglement, de jury en de technische leiding. Plan de definitieve deelnemerslijst en startvolgorde in de laatste 7 dagen, wanneer de meeste wijzigingen bekend zijn.
Wanneer controleer je de paardenpaspoorten voor een voltigewedstrijd?: Controleer de paardenpaspoorten zodra de aanmelding is verwerkt en doe een tweede controle uiterlijk 1 week voor de wedstrijd. Houd op de wedstrijddag een lijst bij van ontbrekende of nog te verifiëren documenten.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een voltigewedstrijd?: Reken voor een kleine wedstrijd op minimaal 8 tot 12 vrijwilligers, verdeeld over ontvangst, parkeren, ring, catering, materiaal en prijsuitreiking. Plan daarnaast 1 of 2 reservekrachten voor pauzes, ziekte en uitloop.
Wanneer maak je de startvolgorde voor een voltigewedstrijd?: Maak een voorlopige startvolgorde zodra de inschrijvingen sluiten en controleer die opnieuw 3 tot 5 dagen voor de wedstrijd. Print de definitieve versie pas nadat paarden, longeurs en eventuele dieetwensen zijn gecontroleerd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.