Vogelbeurs organiseren: checklist en planning

Een vogelbeurs vraagt om meer dan tafels en vogelkooien klaarzetten. Je moet deelnemersvoorwaarden, inschrijvingen, vogelsoorten en bijzondere verzorging vooraf vastleggen, zodat de indeling op de dag zelf klopt. Regel ook vroeg de entree, vrijwilligers, catering en routeborden. Met deze checklist houd je overzicht over 75 taken en 71 benodigdheden, van de eerste locatiebevestiging tot de laatste controle van kooien, labels en betaalmiddelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Zaalindeling uitwerken
2 personen
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
Inschrijfformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Vogelverenigingen benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Deelnemerslijst bijwerken
Tafels aan exposanten toewijzen
2 personen
Vogelsoorten registreren
2 personen
Bijzondere verzorging noteren
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Entreeprijzen vaststellen
2 personen
Promotie opstellen
2 personen
Sociale media publiceren
Posters verspreiden
3 personen
Reservering catering maken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Betaalmiddelen voor entree regelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Vogelkooi-labels printen
2 personen
Routeborden printen
Materialen verzamelen
3 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Zaal openen
2 personen
Tafels opstellen
5 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Vogelverzorgingspunt inrichten
2 personen
Routeborden ophangen
2 personen
Exposanten ontvangen
4 personen
Exposanten naar tafels wijzen
3 personen
Vogelkooien veilig plaatsen
5 personen
Kooi-informatie controleren
3 personen
Toiletten controleren
Entreepersoneel instrueren
2 personen
Cateringpersoneel instrueren
2 personen
Laatste veiligheidscontrole
3 personen

Event

Deuren openen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Entreegelden innen
2 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Vogelkooien controleren
3 personen
Waterbakjes bijvullen
3 personen
Voerbakjes controleren
3 personen
Catering serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Bezoekersstromen begeleiden
2 personen
Verkooptafels ondersteunen
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Vogels veilig laten vertrekken
5 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Kooien en materialen inpakken
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Stroom uitschakelen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
Restafval afvoeren
2 personen
Gevonden voorwerpen nabellen
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 32
Stoelenaantal 48
Entreebalie
Krukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 8

Servies

Herbruikbare koffiekopjesaantal 120
Herbruikbare drinkglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Kassalade
Pinapparaat
Handmicrofoon
Megafon

Vogelverzorging

Vogelkooienaantal 36
Transportkooienaantal 8
Waterbakjesaantal 48
Voerbakjesaantal 48
Drinkflessenaantal 24
Vogelnettenaantal 6
Kooidoekenaantal 36
Houten zitstokkenaantal 48
Reservevoerbakjesaantal 12
Papieren bodembedekkingaantal 8
Vogeltransportdozenaantal 20
Handdoekenaantal 12

Decoratie

Routebordenaantal 12
Tafelkleedsetsaantal 20
Naamkaartjesaantal 60
Vogelpostersaantal 12
Pijlbordenaantal 8
Informatiebordenaantal 10
Tafelnummersaantal 36
Plakbandaantal 6
Tie-wrapsaantal 100

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Werklampenaantal 4
Batterijenaantal 24

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 3
Koelelementenaantal 20
Serveertangenaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Sponzenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 24
Handdesinfectie dispensersaantal 6
Afvalbakkenaantal 10

Veiligheid

EHBO-koffer
Brandblussersaantal 2
Antislipmattenaantal 8
Werkhandschoenenaantal 12

Administratie

Clipboardsaantal 6
Balpennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 8
Bezoekersformulierenaantal 200
Exposantenlijstenaantal 20
Geldkist

Catering

Boodschappen

Tips

Leg deelnemersvoorwaarden en het inschrijfformulier vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Vraag daarbij meteen naar vogelsoorten, aantallen, bijzondere verzorging en dieetwensen, zodat je later geen losse aanvullingen hoeft na te jagen.
Werk de zaalindeling uit zodra de eerste aanmeldingen binnen zijn. Wijs tafels pas definitief toe nadat je weet welke vogelsoorten en kooien deelnemers meenemen; zo voorkom je krappe doorgangen en onlogische plaatsing.
Print vogelkooi-labels, naamkaartjes en routeborden uiterlijk enkele dagen vooraf. Neem extra exemplaren mee: reken op minstens 10 procent reserve voor wijzigingen, beschadigingen of een extra deelnemer.
Plan vrijwilligers in voor afzonderlijke momenten: opbouw, entree, toezicht tijdens de beurs en afbouw. Zet bij de entree zowel een kassalade als pinapparaat klaar en test betaalmiddelen vóór de deuren opengaan.
Maak een aparte controle voor vogelverzorging en techniek. Tel per opstelling de benodigde waterbakjes, voerbakjes, drinkflessen en zitstokken, en controleer verlengkabels, stekkerdozen, koffiezetapparaten en waterkokers vóór de opbouw.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een vogelbeurs organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, deelnemersvoorwaarden en inschrijfformulier. Verstuur uitnodigingen en benader vogelverenigingen zodra die basis vaststaat, zodat je genoeg tijd hebt om aanmeldingen en tafels te verwerken.
Wat moet ik voor deelnemers aan een vogelbeurs registreren?: Leg per deelnemer de toegewezen tafel, naamkaartje, vogelsoorten en bijzondere verzorging vast. Vraag dieetwensen uiterlijk 2 weken voor de beurs op, zodat catering en deelnemersinformatie nog aangepast kunnen worden.
Hoeveel vogelkooien en verzorgingsmaterialen heb ik nodig?: Tel per deelnemer en per opgegeven vogelopstelling de kooien, transportkooien, water- en voerbakjes, drinkflessen en houten zitstokken. Houd daarnaast minimaal 10 procent reserve aan voor vervanging of een onverwachte extra opstelling.
Wanneer moet ik entree en routeborden regelen voor een vogelbeurs?: Stel de entreeprijzen en betaalmiddelen uiterlijk 2 weken vooraf vast en test het pinapparaat enkele dagen voor de beurs. Print routeborden en controleer de looproute uiterlijk de dag vóór de opbouw.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.