Checklist para organizar una feria de aves

Una feria de aves necesita más que mesas y jaulas: hay que coordinar expositores, especies, cuidados y circulación del público. Este plan reúne 75 tareas y 71 materiales para avanzar en el orden adecuado, desde confirmar la fecha y el lugar hasta preparar la entrada. También contempla etiquetas para las jaulas, preferencias dietéticas, métodos de pago y la asignación de voluntarios. Úsalo como guía de trabajo y marca cada punto antes de abrir las puertas.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Desarrollar la distribución de la sala
2 personas
Redactar las condiciones de participación
2 personas
Crear el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Contactar a las asociaciones de aves
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Actualizar la lista de participantes
Asignar mesas a los expositores
2 personas
Registrar especies de aves
2 personas
Anotar cuidados especiales
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Fijar precios de entrada
2 personas
Preparar la promoción
2 personas
Publicar en redes sociales
Distribuir carteles
3 personas
Hacer la reserva del catering
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Organizar métodos de pago para la entrada
Asignar voluntarios
2 personas
Enviar información a los participantes
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir las etiquetas de las jaulas de aves
2 personas
Imprimir señales de ruta
Reunir los materiales
3 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Abrir la sala
2 personas
Montar mesas
5 personas
Colocar las sillas
3 personas
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Montar un punto de atención para aves
2 personas
Colgar los carteles de ruta
2 personas
Recibir a los expositores
4 personas
Indicar a los expositores sus mesas
3 personas
Colocar de forma segura las jaulas para pájaros
5 personas
Comprobar la información de la jaula
3 personas
Comprobar los baños
Instruir al personal de entrada
2 personas
Dar instrucciones al personal de catering
2 personas
Última revisión de seguridad
3 personas

Evento

Abrir las puertas
2 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Cobrar la entrada
2 personas
Informar a los visitantes
2 personas
Comprobar las jaulas de pájaros
3 personas
Rellenar los cuencos de agua
3 personas
Comprobar los comederos
3 personas
Servir el catering
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Guiar el flujo de visitantes
2 personas
Apoyar las mesas de venta
2 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Hacer que las aves partan de forma segura
5 personas
Recoger objetos perdidos
Recoger el catering
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Empacar las jaulas y los materiales
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Cortar la electricidad
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar la comida sobrante
2 personas
Retirar residuos mixtos
2 personas
Llamar para los objetos perdidos
Agradecer a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 32
Sillascant. 48
Mostrador de entrada
Taburetescant. 6
Percheroscant. 2
Postes separadorescant. 8

Vajilla

Tazas de café reutilizablescant. 120
Vasos reutilizablescant. 120
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Cucharonescant. 8
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de serviciocant. 6

Equipo

Neveras portátilescant. 4
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 3
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 10
Cajón de la caja registradora
Máquina de sellado
Micrófono de mano
Megáfono

Cuidado de aves

Jaulas para pájaroscant. 36
Jaulas de transportecant. 8
Cuencos de aguacant. 48
Comederoscant. 48
Botellas para bebercant. 24
Redes para avescant. 6
Lonas para jaulascant. 36
Bancos de maderacant. 48
Cuencos de repuestocant. 12
Lecho de papelcant. 8
Cajas de transporte para avescant. 20
Toallascant. 12

Decoración

Señales de rutacant. 12
Juegos de mantelescant. 20
Tarjetas de nombrecant. 60
Pósters de avescant. 12
Carteles direccionalescant. 8
Paneles informativoscant. 10
Números de mesacant. 36
Cinta adhesivacant. 6
Bridascant. 100

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Lámparas de trabajocant. 4
Bateríascant. 24

Cocina

Termoscant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Acumuladores de fríocant. 20
Pinzas de servircant. 8

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Esponjascant. 12
Paños de microfibracant. 24
Dispensadores de desinfectante de manoscant. 6
Papeleracant. 10

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Extintorescant. 2
Alfombrillas antideslizantescant. 8
Guantes de trabajocant. 12

Administración

Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 30
Bloc de notascant. 8
Formularios de visitantescant. 200
Listas de expositorescant. 20
Caja registradora

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y la distribución de la sala antes de enviar invitaciones. Así puedes asignar mesas a los expositores sin rehacer el plano cuando cambie el número de participantes.
Pide en la inscripción la especie de cada ave y cualquier cuidado especial. Actualiza la lista de participantes al menos una vez por semana y prepara las etiquetas de las jaulas antes del montaje.
Envía a los participantes toda la información práctica con varios días de antelación: horario, mesa asignada, condiciones de participación y forma de acceso. Incluye también las preferencias dietéticas recogidas en el formulario.
Prepara la entrada con un mostrador, el cajón de la caja y un método de pago probado. Haz una prueba completa como mínimo 24 horas antes y deja una persona responsable durante toda la recepción.
Para el montaje, reúne con antelación las jaulas, recipientes de agua, comederos, bebederos, redes y lonas. Comprueba también cables, regletas, megáfono y micrófono antes de que lleguen las aves y el público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de aves?: Empieza al menos 8 semanas antes. Ese margen permite confirmar el lugar, contactar con asociaciones, abrir inscripciones, preparar la promoción y cerrar el catering sin trabajar con cambios de última hora.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones de una feria de aves?: Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes del evento. Así tendrás tiempo para actualizar la lista, registrar las especies, asignar mesas, imprimir etiquetas y preparar las tarjetas de nombre.
¿Qué información deben dar los expositores al inscribirse?: Pide el nombre del expositor, las especies que llevará, el número aproximado de jaulas y cualquier cuidado especial. Añade las preferencias dietéticas si habrá catering y confirma los datos entre 3 y 5 días antes.
¿Qué hay que revisar el día anterior a la feria de aves?: Revisa la distribución, las señales de ruta, las etiquetas, los métodos de pago y el material de cuidado de las aves. Haz una comprobación final 24 horas antes y confirma que los voluntarios conocen su puesto y horario.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.