Zo organiseer je een vogelbeurs zonder overzicht te verliezen

Begin met de datum, locatie en voorwaarden voor deelnemers. Daarna bouw je de beurs op rond de zaalindeling: hoeveel tafels zijn er, waar komen de entreebalie en looproutes, en welke vogelsoorten worden aangeboden? Verzamel vroeg informatie over verzorging, voer en dieetwensen. In de laatste weken regel je communicatie, betalingen, vrijwilligers en herkenbare labels. Op de beursdag draait alles om een rustige ontvangst, duidelijke kooien en voldoende controlepunten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Zaalindeling uitwerken
2 personen
3
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
4
Inschrijfformulier maken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Vogelverenigingen benaderen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Deelnemerslijst bijwerken
9
Tafels aan exposanten toewijzen
2 personen
10
Vogelsoorten registreren
2 personen
11
Bijzondere verzorging noteren
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Entreeprijzen vaststellen
2 personen
14
Promotie opstellen
2 personen
15
Sociale media publiceren
16
Posters verspreiden
3 personen
17
Reservering catering maken
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Betaalmiddelen voor entree regelen
20
Vrijwilligers indelen
2 personen
21
Deelnemersinformatie versturen
22
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
23
Vogelkooi-labels printen
2 personen
24
Routeborden printen
25
Materialen verzamelen
3 personen
26
Boodschappen doen
3 personen
27
Dranken koelen
2 personen
28
Hapjes voorbereiden
3 personen
29
Zaal openen
2 personen
30
Tafels opstellen
5 personen
31
Stoelen plaatsen
3 personen
32
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
33
Verlichting controleren
2 personen
34
Entreebalie inrichten
2 personen
35
Cateringtafel inrichten
3 personen
36
Vogelverzorgingspunt inrichten
2 personen
37
Routeborden ophangen
2 personen
38
Exposanten ontvangen
4 personen
39
Exposanten naar tafels wijzen
3 personen
40
Vogelkooien veilig plaatsen
5 personen
41
Kooi-informatie controleren
3 personen
42
Toiletten controleren
43
Entreepersoneel instrueren
2 personen
44
Cateringpersoneel instrueren
2 personen
45
Laatste veiligheidscontrole
3 personen

Event

46
Deuren openen
2 personen
47
Bezoekers registreren
3 personen
48
Entreegelden innen
2 personen
49
Bezoekers informeren
2 personen
50
Vogelkooien controleren
3 personen
51
Waterbakjes bijvullen
3 personen
52
Voerbakjes controleren
3 personen
53
Catering serveren
3 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Toiletten tussentijds controleren
57
Bezoekersstromen begeleiden
2 personen
58
Verkooptafels ondersteunen
2 personen
59
Laatste bezoekers informeren
2 personen
60
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

61
Vogels veilig laten vertrekken
5 personen
62
Gevonden voorwerpen verzamelen
63
Catering opruimen
3 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
66
Kooien en materialen inpakken
4 personen
67
Afval verzamelen
3 personen
68
Zaal schoonmaken
4 personen
69
Stroom uitschakelen
2 personen
70
Locatie afsluiten
2 personen
71
Materialen retourneren
2 personen
72
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
73
Restafval afvoeren
2 personen
74
Gevonden voorwerpen nabellen
75
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 32
Stoelenaantal 48
Entreebalie
Krukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 8

Servies

Herbruikbare koffiekopjesaantal 120
Herbruikbare drinkglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Kassalade
Pinapparaat
Handmicrofoon
Megafon

Vogelverzorging

Vogelkooienaantal 36
Transportkooienaantal 8
Waterbakjesaantal 48
Voerbakjesaantal 48
Drinkflessenaantal 24
Vogelnettenaantal 6
Kooidoekenaantal 36
Houten zitstokkenaantal 48
Reservevoerbakjesaantal 12
Papieren bodembedekkingaantal 8
Vogeltransportdozenaantal 20
Handdoekenaantal 12

Decoratie

Routebordenaantal 12
Tafelkleedsetsaantal 20
Naamkaartjesaantal 60
Vogelpostersaantal 12
Pijlbordenaantal 8
Informatiebordenaantal 10
Tafelnummersaantal 36
Plakbandaantal 6
Tie-wrapsaantal 100

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Werklampenaantal 4
Batterijenaantal 24

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 3
Koelelementenaantal 20
Serveertangenaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Sponzenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 24
Handdesinfectie dispensersaantal 6
Afvalbakkenaantal 10

Veiligheid

EHBO-koffer
Brandblussersaantal 2
Antislipmattenaantal 8
Werkhandschoenenaantal 12

Administratie

Clipboardsaantal 6
Balpennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 8
Bezoekersformulierenaantal 200
Exposantenlijstenaantal 20
Geldkist

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de zaalindeling vast voordat je exposanten tafels toewijst. Houd een duidelijke looproute vrij en reserveer ruimte voor de entreebalie, stoelen, afzetpalen en eventuele routeborden.
Vraag bij elke aanmelding niet alleen de vogelsoort op, maar ook bijzondere verzorging, voer- of dieetwensen. Zet die gegevens uiterlijk een week vooraf in één deelnemerslijst, zodat vrijwilligers niet ter plaatse hoeven te improviseren.
Print vogelkooi-labels en naamkaartjes enkele dagen voor de beurs op basis van de bijgewerkte deelnemerslijst. Neem extra blanco labels mee voor wijzigingen op de ochtend zelf.
Plan de verzorging als vast onderdeel van de opbouw. Leg waterbakjes, voerbakjes, drinkflessen, houten zitstokken en kooidoeken per zone klaar en controleer vóór opening of transportkooien veilig zijn.
Maak de entree in twee stappen: laat één vrijwilliger bezoekers ontvangen en een tweede de betaling controleren. Test het pinapparaat en de kassalade vóór opening en houd een handmicrofoon of megafon beschikbaar voor mededelingen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een vogelbeurs organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, deelnemersvoorwaarden en het inschrijfformulier. Verstuur uitnodigingen en benader vogelverenigingen daarna direct, zodat je uiterlijk 3 weken voor de beurs een bruikbare deelnemerslijst hebt.
Hoe maak je een zaalindeling voor een vogelbeurs?: Werk eerst de looproute en entree uit en verdeel daarna de tafels over exposanten. Houd minimaal 1 vrije hoofdroute aan en reserveer daarnaast ruimte voor verzorging, vrijwilligers en het tijdelijk plaatsen van transportkooien.
Wat moet je regelen voor de verzorging van vogels op een beurs?: Noteer per deelnemer de bijzondere verzorging en controleer dit uiterlijk 7 dagen vooraf. Leg water- en voerbakjes, drinkflessen, kooidoeken, zitstokken en eventueel vogelnetten per tafel of zone klaar vóór de opbouw begint.
Wanneer moet je de labels voor vogelkooien printen?: Print de definitieve labels 2 tot 3 dagen voor de vogelbeurs, nadat de deelnemerslijst en vogelsoorten zijn gecontroleerd. Neem minstens 10 procent extra blanco labels mee voor last-minute wijzigingen of beschadigde exemplaren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.