Checklist pour organiser un salon ornithologique

Un salon ornithologique se prépare plusieurs semaines à l’avance, car les inscriptions, les espèces présentées et les besoins des oiseaux doivent être suivis séparément. Commencez par bloquer la date, le lieu et le plan de salle, puis avancez vers les exposants, les visiteurs et la logistique. Les dernières vérifications concernent surtout l’accueil, les paiements, les étiquettes, la signalétique et le confort des oiseaux. Cette checklist rassemble les étapes dans l’ordre où elles deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Élaborer la répartition de la salle
2 personnes
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
Créer le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Contacter les associations ornithologiques
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Mettre à jour la liste des participants
Attribuer les tables aux exposants
2 personnes
Enregistrer les espèces d’oiseaux
2 personnes
Noter les soins particuliers
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Fixer les tarifs d’entrée
2 personnes
Élaborer la promotion
2 personnes
Publier sur les réseaux sociaux
Distribuer les affiches
3 personnes
Faire la réservation du traiteur
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Prévoir les moyens de paiement pour l’entrée
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les étiquettes des cages à oiseaux
2 personnes
Imprimer les panneaux de direction
Rassembler le matériel
3 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Ouvrir la salle
2 personnes
Installer les tables
5 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Aménager le point de soin pour oiseaux
2 personnes
Installer des panneaux de signalisation
2 personnes
Accueillir les exposants
4 personnes
Orienter les exposants vers les tables
3 personnes
Placer les cages à oiseaux en toute sécurité
5 personnes
Vérifier les informations de la cage
3 personnes
Vérifier les toilettes
Briefer le personnel d’entrée
2 personnes
Informer le personnel de restauration
2 personnes
Dernier contrôle de sécurité
3 personnes

Événement

Ouvrir les portes
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Percevoir les droits d’entrée
2 personnes
Informer les visiteurs
2 personnes
Vérifier les cages à oiseaux
3 personnes
Réapprovisionner les bols d’eau
3 personnes
Vérifier les gamelles
3 personnes
Servir le service traiteur
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Orienter les flux de visiteurs
2 personnes
Soutenir les stands de vente
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Laisser les oiseaux s’envoler en toute sécurité
5 personnes
Rassembler les objets trouvés
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Emballez les cages et le matériel
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Couper l’électricité
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Stocker les restes alimentaires
2 personnes
Évacuer les déchets résiduels
2 personnes
Rappeler pour les objets trouvés
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 32
Chaisesqté 48
Bureau d’accueil
Tabouretsqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Poteaux de balisageqté 8

Vaisselle

Tasses à café réutilisablesqté 120
Verres réutilisablesqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6

Équipement

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Tiroir-caisse
Terminal de paiement
Microphone à main
Mégaphone

Soins aux oiseaux

Cages à oiseauxqté 36
Caisses de transportqté 8
Gamelles d’eauqté 48
Gamellesqté 48
Bouteilles d’eauqté 24
Filets à oiseauxqté 6
Tapis de cageqté 36
Piquets en bois pour s’asseoirqté 48
Bols de réserve pour nourritureqté 12
Couverture de sol en papierqté 8
Caisses de transport pour oiseauxqté 20
Serviettesqté 12

Décoration

Panneaux de directionqté 12
Sets de nappesqté 20
Badges nominatifsqté 60
Affiches d’oiseauxqté 12
Panneaux indicateursqté 8
Panneaux d'informationqté 10
Numéros de tableqté 36
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 100

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Lampes de chantierqté 4
Pilesqté 24

Cuisine

Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Pains de glaceqté 20
Pinces de serviceqté 8

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Épongesqté 12
Chiffons microfibresqté 24
Distributeurs de désinfectant pour les mainsqté 6
Poubellesqté 10

Sécurité

Trousse de premiers secours
Extincteursqté 2
Tapis antidérapantsqté 8
Gants de travailqté 12

Administration

Presse-papiersqté 6
Stylos à billeqté 30
Blocs-notesqté 8
Formulaires visiteursqté 200
Listes des exposantsqté 20
Caisse

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant de lancer les invitations : les associations et les exposants ont besoin d’informations fermes pour s’organiser. Préparez aussi le plan de salle avant d’attribuer les tables.
Demandez à chaque exposant les espèces présentées et les soins particuliers au moment de l’inscription. Ces informations doivent être consolidées avant d’imprimer les étiquettes des cages.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau et mettez la liste des participants à jour chaque semaine. Vous éviterez ainsi les doublons et pourrez attribuer les tables sans devoir tout reprendre à la dernière minute.
Envoyez aux participants les informations pratiques au moins 7 jours avant le salon : horaires, accès, emplacement, conditions de participation et matériel à apporter. Précisez également les besoins alimentaires déjà signalés.
Testez l’accueil avant l’ouverture : tiroir-caisse, terminal de paiement, rallonges, multiprises, microphone et panneaux de direction. Prévoyez une vérification finale 60 minutes avant l’arrivée du public, notamment pour l’eau, les cages et les zones de circulation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon ornithologique ?: Prévoyez au moins 8 semaines pour confirmer le lieu, contacter les associations, ouvrir les inscriptions et organiser la promotion. Gardez la dernière semaine pour les listes, les badges, les étiquettes et les informations aux participants.
Quand ouvrir les inscriptions pour un salon ornithologique ?: Ouvrez-les dès que la date, le lieu, les conditions de participation et les tarifs sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant l’événement. Fixez une date limite environ 10 jours avant le salon pour finaliser les tables et les besoins particuliers.
Que faut-il prévoir pour les oiseaux exposés ?: Prévoyez des cages, des caisses de transport, des gamelles d’eau et de nourriture, des bouteilles d’eau, des tapis de cage et des filets à oiseaux. Vérifiez les besoins particuliers de chaque exposant au plus tard 7 jours avant l’ouverture.
Quand préparer la signalétique et les badges ?: Imprimez les badges nominatifs, les étiquettes des cages et les panneaux de direction après la clôture des inscriptions, généralement 5 à 7 jours avant le salon. Gardez quelques badges vierges et des étiquettes supplémentaires pour les corrections sur place.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.