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Vogelbörse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Vogelbörse braucht mehr Vorbereitung als nur Tische und Käfige. Du musst Anmeldungen, Vogelarten, Pflegehinweise und die Tischverteilung rechtzeitig zusammenbringen. Parallel brauchen Einlass, Beschilderung, Catering und die Versorgung der Vögel einen festen Ablauf. Diese Checkliste führt dich von der Terminbestätigung bis zum Aufbau durch alle 75 Aufgaben und nennt die 71 Dinge, die am Veranstaltungstag bereitliegen sollten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Raumaufteilung ausarbeiten

    2 Personen

  • Teilnahmebedingungen erstellen

    2 Personen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Vogelvereine kontaktieren

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Tische den Ausstellern zuweisen

    2 Personen

  • Vogelarten erfassen

    2 Personen

  • Besondere Pflege vermerken

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Eintrittspreise festlegen

    2 Personen

  • Werbung erstellen

    2 Personen

  • In sozialen Medien veröffentlichen

  • Poster verteilen

    3 Personen

  • Catering-Reservierung erstellen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Zahlungsmittel für den Eintritt organisieren

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Vogelkäfig-Etiketten drucken

    2 Personen

  • Wegweiser drucken

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Saal öffnen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    5 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Stromversorgung anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung kontrollieren

    2 Personen

  • Eingangstresen einrichten

    2 Personen

  • Cateringtisch einrichten

    3 Personen

  • Vogelpflegestation einrichten

    2 Personen

  • Wegweiser aufhängen

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    4 Personen

  • Aussteller zu den Tischen weisen

    3 Personen

  • Vogelkäfige sicher aufstellen

    5 Personen

  • Käfiginformationen prüfen

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Einlasspersonal instruieren

    2 Personen

  • Cateringpersonal instruieren

    2 Personen

  • Letzte Sicherheitskontrolle

    3 Personen

Event

  • Türen öffnen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Eintrittsgelder kassieren

    2 Personen

  • Besucher informieren

    2 Personen

  • Vogelkäfige prüfen

    3 Personen

  • Wasserschalen nachfüllen

    3 Personen

  • Futternäpfe prüfen

    3 Personen

  • Catering ausgeben

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Besucherströme lenken

    2 Personen

  • Verkaufstische betreuen

    2 Personen

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Vögel sicher abreisen lassen

    5 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    5 Personen

  • Käfige und Materialien einpacken

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Saal reinigen

    4 Personen

  • Strom ausschalten

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen lagern

    2 Personen

  • Restmüll entsorgen

    2 Personen

  • Fundbüro nachrufen

  • Teilnehmer verabschieden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 32
  • StühleAnz. 48
  • Eingangsbereich
  • HockerAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 2
  • AbsperrpfostenAnz. 8

Geschirr

  • Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 120
  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 120
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServiertablettsAnz. 6

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 4
  • WasserkocherAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • Kassenschale
  • Kartenterminal
  • Handmikrofon
  • Megafon

Vogelpflege

  • VogelkäfigeAnz. 36
  • TransportkistenAnz. 8
  • WasserschalenAnz. 48
  • FutterschüsselnAnz. 48
  • TrinkflaschenAnz. 24
  • VogelnetzeAnz. 6
  • KäfigtücherAnz. 36
  • HolzsitzstangenAnz. 48
  • Ersatz-FutterschalenAnz. 12
  • PapierstreuAnz. 8
  • VogeltransportboxenAnz. 20
  • HandtücherAnz. 12

Dekoration

  • WegweiserAnz. 12
  • TischdeckensetsAnz. 20
  • NamensschilderAnz. 60
  • VogelposterAnz. 12
  • WegweiserAnz. 8
  • InfotafelnAnz. 10
  • TischnummernAnz. 36
  • KlebebandAnz. 6
  • KabelbinderAnz. 100

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 12
  • ArbeitslampenAnz. 4
  • BatterienAnz. 24

Küche

  • ThermoskannenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 3
  • KühlelementeAnz. 20
  • ServierzangenAnz. 8

Reinigung

  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • SchwämmeAnz. 12
  • MikrofasertücherAnz. 24
  • HanddesinfektionsspenderAnz. 6
  • AbfallbehälterAnz. 10

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-Koffer
  • FeuerlöscherAnz. 2
  • Rutschfeste MattenAnz. 8
  • ArbeitshandschuheAnz. 12

Verwaltung

  • KlemmbretterAnz. 6
  • KugelschreiberAnz. 30
  • NotizblöckeAnz. 8
  • BesucherformulareAnz. 200
  • AusstellerlistenAnz. 20
  • Geldkassette

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Raumaufteilung und Tischzuweisung spätestens 7 Tage vor der Börse fest. So kannst du Ausstellern ihre Plätze mitteilen und Engpässe bei Eingangsbereich, Sitzplätzen und Wegen vermeiden.
  • Fordere bei der Anmeldung nicht nur Namen und Kontaktdaten an, sondern auch Vogelarten, besondere Pflege und Ernährungswünsche. Prüfe die Teilnehmerliste mindestens 3 Tage vorher ein letztes Mal.
  • Plane für den Einlass eine eigene Kasse mit Kassenschale und Kartenterminal ein. Teile mindestens 2 Personen für Einlass und Fragen ein, damit sich beim Start keine lange Schlange bildet.
  • Bereite Käfig-Etiketten, Namensschilder und Wegweiser vor dem Aufbau vor. Drucke einige zusätzliche Exemplare ein, weil sich Vogelarten, Tischplätze oder Beschriftungen kurzfristig ändern können.
  • Kontrolliere am Vortag die Versorgung der Vögel: Käfige, Transportkisten, Wasserschalen, Futterschüsseln, Trinkflaschen, Käfigtücher und Holzsitzstangen müssen vollständig am Veranstaltungsort sein. Verlängerungskabel, Kaffeemaschinen und Wasserkocher gehören in eine getrennte Materialkiste.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Vogelbörse organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Teilnahmebedingungen und Anmeldeformular. Einladungen und die Ansprache von Vogelvereinen sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wie viele Helfer braucht man für eine Vogelbörse?
Für eine kleine bis mittlere Börse solltest du mindestens 6 Helfer einteilen: 2 für den Einlass, 2 für Aufbau und Orientierung sowie 2 als Ansprechpartner für Aussteller und Vögel. Bei mehreren Eingängen oder Schichten brauchst du entsprechend mehr Personen.
Wann sollte die Teilnehmerliste für die Vogelbörse fertig sein?
Schließe die erste Tischplanung etwa 7 Tage vor der Börse ab und aktualisiere die Liste noch einmal 2 bis 3 Tage vorher. Änderungen bei Vogelarten, Pflegehinweisen oder Tischplätzen sollten direkt an die betroffenen Aussteller gehen.
Was braucht man für die Vogelversorgung auf einer Vogelbörse?
Halte pro ausgestelltem Käfig passende Wasserschalen oder Trinkflaschen und Futterschüsseln bereit, zusätzlich einige Ersatzteile. Vogelnetze, Käfigtücher, Transportkisten und Holzsitzstangen sollten am Tag vor dem Aufbau kontrolliert und zugänglich gelagert werden.

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