Checklist voor een vogelbeurs organiseren

Een vogelbeurs organiseren vraagt meer dan tafels neerzetten en exposanten uitnodigen. Je regelt eerst de locatie en voorwaarden, daarna de inschrijvingen, standindeling en bezoekersinformatie. In de laatste week verschuift de aandacht naar kooien, voer- en drinkbakjes, betalingen, bewegwijzering en de veiligheidsronde. Deze checklist bevat 61 taken en 36 spullen, zodat je niets op het laatste moment hoeft te improviseren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Exposantenregels opstellen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Exposanten uitnodigen
2 personen
Evenement aankondigen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
2 personen
Standplaatsen toewijzen
2 personen
Plattegrond maken
Tafels en stoelen reserveren
Noodcontactlijst opstellen
Exposantenbriefing versturen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Bezoekersinformatie publiceren
Entreetickets printen
Bewegwijzering printen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Reservekooien controleren
2 personen
Kasgeld voorbereiden
Betaalapparaten opladen
Herbruikbare materialen reinigen
2 personen
Locatiesleutels ophalen
Veiligheidsronde uitvoeren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Vogelkooien plaatsen
4 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Inschrijfpunt inrichten
2 personen
Cateringpunt inrichten
2 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Vogelverzorgingspunt inrichten
2 personen
Catering aanvullen
2 personen
Betaalsysteem testen
2 personen

Event

Exposanten ontvangen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Exposanten naar stands begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Vogelwelzijn controleren
2 personen
Temperatuur controleren
Rondleidingen begeleiden
2 personen
Wachtrij begeleiden
2 personen
Tafels tussentijds schoonmaken
Meldingen bij stands opvolgen
2 personen
Sluiting omroepen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Vogelkooien veilig laten ophalen
3 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Catering opruimen
2 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Verlichting loskoppelen
2 personen
Afval sorteren
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Verloren voorwerpen registreren
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Exposanten bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 20
Stoelenaantal 16
Tafelkledenaantal 20
Afvalbakkenaantal 6
Wachtpalenaantal 6

Apparatuur

Reserve vogelkooienaantal 10
Transportkooienaantal 6
Voerbakjesaantal 30
Drinkbakjesaantal 30
Thermometersaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Betaalapparatenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 10

Verlichting

LED werklampenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 6

Decoratie

Beursbanneraantal 2
Informatiebordenaantal 10
Standnummersaantal 40
Naambadgesaantal 60

Organisatie

Klembordenaantal 6
Balpennenaantal 20
Kassa'saantal 2
Betaalbordjesaantal 4
Polsbandjesaantal 150

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Leg exposantenregels en het aanmeldformulier vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Vermeld daarin onder meer standafmetingen, aankomsttijd, toegestane vogels en welke informatie je nodig hebt voor de briefing.
Maak de standindeling pas definitief nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Nummer de stands op de plattegrond en op losse borden; zo vinden exposanten hun plek sneller en voorkom je vragen bij de opbouw.
Controleer reservekooien, transportkooien, voerbakjes en drinkbakjes uiterlijk een week vooraf. Kijk niet alleen of ze aanwezig zijn, maar ook of ze schoon, heel en direct bruikbaar zijn.
Regel contante betaling en pinnen apart. Tel het kasgeld vooraf, laad alle betaalapparaten op en leg een noodoplossing klaar voor een lege accu of een haperende verbinding.
Plan de veiligheidsronde vóór de deuren opengaan. Controleer kabels met kabelmatten, verlengsnoeren, nooduitgangen, verlichting, temperatuur en de doorgang tussen de stands.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een vogelbeurs organiseren?: Reserveer de locatie bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Start de inschrijving voor exposanten ongeveer 8 tot 10 weken voor de beurs, zodat je tijd hebt voor standindeling en bevestigingen.
Wat moet ik een week voor een vogelbeurs controleren?: Controleer dan de definitieve deelnemerslijst, plattegrond, exposantenbriefing, tafels en stoelen, reservekooien, betaalapparaten en bewegwijzering. Plan ook de vrijwilligers en verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf.
Hoeveel reservekooien heb ik nodig op een vogelbeurs?: Dat hangt af van het aantal exposanten en de soorten vogels, maar plan minimaal 1 reservekooi per 10 toegewezen stands. Bij 30 stands betekent dat 3 reservekooien, naast de kooien die exposanten zelf meenemen.
Wanneer moet ik bezoekersinformatie publiceren voor een vogelbeurs?: Publiceer locatie, openingstijden, entree-informatie, bereikbaarheid en betaalmogelijkheden uiterlijk 3 weken vooraf. Werk de informatie 3 tot 5 dagen voor de beurs nog één keer bij als er iets is gewijzigd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.