Vogelbörse organisieren: die vollständige Checkliste
Eine Vogelbörse steht und fällt mit klaren Abläufen für Aussteller, Tiere und Besucher. Plane zuerst Ort, Anmeldung und Standflächen, bevor du Tische, Käfige und Helfer einteilst. Kurz vor dem Termin werden oft Ersatzkäfige, Notfallkontakte, Kassenbestand und geladene Bezahlgeräte vergessen. Diese Checkliste führt dich von der Reservierung bis zur Sicherheitsrunde am Veranstaltungstag und enthält 61 Aufgaben sowie 36 benötigte Dinge.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Location reservieren
Ausstellerregeln erstellen
2 Personen
Anmeldeformular erstellen
Aussteller einladen
2 Personen
Veranstaltung ankündigen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Anmeldungen bestätigen
2 Personen
Standplätze zuweisen
2 Personen
Lageplan erstellen
Tische und Stühle reservieren
Notfallkontaktliste erstellen
Ausstellerbriefing versenden
Freiwillige einteilen
2 Personen
Besucherinformationen veröffentlichen
Eintrittskarten drucken
Beschilderung drucken
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Ersatzkäfige kontrollieren
2 Personen
Kassenbestand vorbereiten
Bezahlgeräte aufladen
Wiederverwendbare Materialien reinigen
2 Personen
Standortschlüssel abholen
Sicherheitsrunde durchführen
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
2 Personen
Vogelkäfige aufstellen
4 Personen
Standnummern aufhängen
2 Personen
Anmeldebereich einrichten
2 Personen
Cateringbereich einrichten
2 Personen
Beleuchtung anschließen
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Vogelpflegestation einrichten
2 Personen
Catering auffüllen
2 Personen
Zahlungssystem testen
2 Personen
Event
Aussteller empfangen
3 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Aussteller zu den Ständen begleiten
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Vogelwohl kontrollieren
2 Personen
Temperatur kontrollieren
Führungen begleiten
2 Personen
Warteschlange betreuen
2 Personen
Tische zwischendurch reinigen
Meldungen an den Ständen nachverfolgen
2 Personen
Schließung ausrufen
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
Vogelkäfige sicher abholen lassen
3 Personen
Kasse abschließen
2 Personen
Catering aufräumen
2 Personen
Möbel abbauen
4 Personen
Beleuchtung abkoppeln
2 Personen
Abfall trennen
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Location reinigen
4 Personen
Verlorene Gegenstände erfassen
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Aussteller bedanken
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 20
- StühleAnz. 16
- TischdeckenAnz. 20
- AbfallbehälterAnz. 6
- WartepfostenAnz. 6
Ausstattung
- ErsatzvogelkäfigeAnz. 10
- TransportkistenAnz. 6
- FutterschüsselnAnz. 30
- FutternäpfeAnz. 30
- ThermometerAnz. 4
- WasserkocherAnz. 2
- KaffeemaschinenAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- BezahlgeräteAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabelmattenAnz. 10
Beleuchtung
- LED-ArbeitslampenAnz. 6
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- ServierlöffelAnz. 6
Dekoration
- MessestandbannerAnz. 2
- InfotafelnAnz. 10
- StandnummernAnz. 40
- NamensschilderAnz. 60
Organisation
- KlemmbretterAnz. 6
- KugelschreiberAnz. 20
- KassenAnz. 2
- ZahlungsschilderAnz. 4
- ArmbänderAnz. 150
Reinigung
- EimerAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- MikrofasertücherAnz. 20
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Standplätze erst nach Ablauf der Anmeldefrist fest. Erstelle danach einen Lageplan mit Standnummern und verschicke das Ausstellerbriefing spätestens 7 Tage vor der Börse.
- Plane Ersatzkäfige und Transportkisten nicht nur für den Aufbau ein. Kontrolliere sie mindestens 2 Tage vorher und stelle Thermometer, Futterschüsseln und Futternäpfe an einem festen Ausgabepunkt bereit.
- Sammle Ernährungswünsche und besondere Anforderungen mit dem Anmeldeformular. Bestätige jede Anmeldung schriftlich und notiere Notfallkontakte in einer Liste, die am Einlass und bei der Veranstaltungsleitung verfügbar ist.
- Lade alle Bezahlgeräte am Vorabend vollständig auf und bereite zusätzlich einen Kassenbestand vor. Prüfe Kassen, Verlängerungskabel und Kabelmatten vor dem Einlass, damit weder Zahlungen noch Wege blockiert werden.
- Hole den Standortschlüssel frühzeitig ab und führe vor dem Einlass eine Sicherheitsrunde durch. Kontrolliere dabei Kabel, Beleuchtung, Abfallbehälter, Beschilderung und freie Fluchtwege; LED-Arbeitslampen helfen beim Aufbau bei wenig Licht.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte ich eine Vogelbörse organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit der Reservierung des Standorts und den Ausstellerregeln. Verschicke die Einladungen danach direkt und schließe die Standplanung einige Tage vor der Veranstaltung ab.
- Wie viele Ersatzkäfige brauche ich für eine Vogelbörse?
- Plane mindestens einen Ersatzkäfig pro 10 bis 15 Aussteller ein, bei empfindlichen oder wertvollen Tieren besser mehr. Kontrolliere alle Käfige spätestens 2 Tage vor dem Termin auf Verschlüsse, Sauberkeit und Stabilität.
- Wann sollte ich die Ausstellerplätze und den Lageplan verschicken?
- Verschicke Standnummer, Lageplan und Briefing idealerweise 5 bis 7 Tage vor der Vogelbörse. So können Aussteller Anreise, Transportkisten und Aufbauzeit rechtzeitig planen.
- Wie viel Bargeld und wie viele Bezahlgeräte brauche ich?
- Lege den Kassenbestand am Vortag fest und halte für jede besetzte Kasse ein geladenes Bezahlgerät bereit. Prüfe zusätzlich mindestens 2 Stunden vor dem Einlass Wechselgeld, Stromversorgung und Internet- oder Mobilfunkverbindung.
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