Checklist para organizar una feria de aves
Organizar una feria de aves requiere coordinar a los expositores, preparar el recinto y cuidar detalles que suelen quedar para el último momento. Empieza por reservar el lugar y definir las normas, y después gestiona las inscripciones, los puestos y la información para visitantes. Antes de abrir, comprueba las jaulas de reserva, los bebederos, los termómetros, los pagos y las rutas de circulación. Esta checklist reúne el trabajo necesario desde la planificación hasta la ronda final de seguridad.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Redactar las normas para expositores
2 personas
Crear formulario de inscripción
Invitar a los expositores
2 personas
Anunciar el evento
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar inscripciones
2 personas
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
Hacer el plano
Reservar mesas y sillas
Elaborar la lista de contactos de emergencia
Enviar el briefing a los expositores
Asignar voluntarios
2 personas
Publicar información para visitantes
Imprimir entradas
Imprimir señalización
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Comprobar las jaulas de reserva
2 personas
Preparar efectivo de caja
Cargar los terminales de pago
Limpiar materiales reutilizables
2 personas
Recoger las llaves del recinto
Realizar una ronda de seguridad
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
2 personas
Colocar las jaulas para aves
4 personas
Colgar los números de stand
2 personas
Montar el punto de inscripción
2 personas
Montar el punto de catering
2 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Montar un punto de atención para aves
2 personas
Reponer el catering
2 personas
Probar el sistema de pago
2 personas
Evento
Recibir a los expositores
3 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Guiar a los expositores a sus stands
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Comprobar el bienestar de las aves
2 personas
Comprobar la temperatura
Guiar visitas
2 personas
Guiar la fila
2 personas
Limpiar las mesas entre usos
Gestionar las incidencias en los stands
2 personas
Anunciar el cierre
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Seguimiento
Gestionar la recogida segura de las jaulas para pájaros
3 personas
Cerrar la caja
2 personas
Recoger el catering
2 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Desconectar la iluminación
2 personas
Clasificar residuos
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Registrar objetos perdidos
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Agradecer a los expositores
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 20
- Sillascant. 16
- Mantelescant. 20
- Papeleracant. 6
- Postes de esperacant. 6
Equipo
- Jaulas de aves de reservacant. 10
- Jaulas de transportecant. 6
- Comederoscant. 30
- Bebederoscant. 30
- Termómetroscant. 4
- Teterascant. 2
- Máquinas de cafécant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Terminales de pagocant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Alfombrillas para cablescant. 10
Iluminación
- Lámparas de trabajo LEDcant. 6
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 120
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Cucharonescant. 6
Decoración
- Banner de la feriacant. 2
- Paneles informativoscant. 10
- Números de standcant. 40
- Credencialescant. 60
Organización
- Portapapelescant. 6
- Bolígrafoscant. 20
- Cajas registradorascant. 2
- Señalización de pagocant. 4
- Pulserascant. 150
Limpieza
- Cuboscant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Paños de microfibracant. 20
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones con suficiente antelación para poder confirmar asistentes, recoger preferencias dietéticas y elaborar el plano de los puestos sin cambios de última hora.
- Envía el briefing a los expositores antes del evento e incluye horarios, normas, ubicación de su puesto y una persona de contacto para emergencias.
- Prepara una zona de reserva con jaulas de aves, jaulas de transporte, comederos, bebederos y termómetros; revisa todo antes de recoger las llaves del recinto.
- Comprueba la instalación eléctrica antes de montar: terminales de pago cargados, cables y regletas protegidos con alfombrillas, y lámparas LED disponibles para las zonas de trabajo.
- Haz una ronda de seguridad antes de abrir y otra al terminar. Revisa que los pasillos estén despejados, las jaulas sean estables y los materiales reutilizables queden limpios para la próxima feria.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de aves?
- Empieza al menos 8 semanas antes para reservar el recinto, redactar las normas, crear el formulario e invitar a los expositores. Deja los últimos 7 días para confirmar inscripciones, cerrar el plano y enviar el briefing.
- ¿Qué hay que preparar para las aves en una feria?
- Prepara jaulas de reserva y de transporte, comederos, bebederos y termómetros. Comprueba estos materiales el día anterior y deja una persona responsable de responder a incidencias durante toda la feria.
- ¿Cuándo hay que asignar los puestos de los expositores?
- Asigna los espacios cuando las inscripciones estén confirmadas y las necesidades de cada expositor estén registradas. Intenta cerrar el plano entre 5 y 7 días antes para imprimir los números de puesto y la señalización.
- ¿Qué se revisa antes de abrir una feria de aves?
- Haz la ronda final entre 60 y 30 minutos antes de la apertura. Comprueba jaulas, pasillos, señalización, caja, terminales de pago, cables, iluminación y la lista de contactos de emergencia.
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