Checklist pour organiser un salon ornithologique
Un salon ornithologique demande de coordonner les exposants, les oiseaux, l’accueil du public et les conditions pratiques du lieu. Commence par réserver l’espace, fixer les règles et ouvrir les inscriptions, puis construis le plan des emplacements. Dans les dernières semaines, confirme chaque participant, recueille ses besoins et transmets un briefing précis. Les derniers contrôles concernent surtout les cages de réserve, les branchements, la caisse et la sécurité.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Rédiger les règles des exposants
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Inviter les exposants
2 personnes
Annoncer l'événement
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
2 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Créer le plan
Réserver des tables et des chaises
Établir la liste des contacts d'urgence
Envoyer le briefing des exposants
Répartir les bénévoles
2 personnes
Publier les informations aux visiteurs
Imprimer les billets d'entrée
Imprimer la signalisation
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Vérifier les cages de réserve
2 personnes
Préparer la caisse
Recharger les terminaux de paiement
Nettoyer le matériel réutilisable
2 personnes
Récupérer les clés du lieu
Effectuer la ronde de sécurité
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Installer les cages à oiseaux
4 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Aménager le point d’inscription
2 personnes
Aménager le point de restauration
2 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Aménager le point de soin pour oiseaux
2 personnes
Ravitailler le catering
2 personnes
Tester le système de paiement
2 personnes
Événement
Accueillir les exposants
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Guider les exposants vers les stands
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Vérifier le bien-être des oiseaux
2 personnes
Vérifier la température
Accompagner les visites guidées
2 personnes
Encadrer la file d’attente
2 personnes
Nettoyer les tables entre-temps
Suivre les messages des stands
2 personnes
Annoncer la fermeture
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Suivi
Faire récupérer les cages à oiseaux en toute sécurité
3 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Ranger le service traiteur
2 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Débrancher l'éclairage
2 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Rendre le matériel loué
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Remercier les exposants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 20
- Chaisesqté 16
- Nappesqté 20
- Poubellesqté 6
- Poteaux d’attenteqté 6
Équipement
- Cages de réserve pour oiseauxqté 10
- Caisses de transportqté 6
- Gamellesqté 30
- Gobelets à boireqté 30
- Thermomètresqté 4
- Bouilloiresqté 2
- Machines à caféqté 2
- Glacièresqté 4
- Terminaux de paiementqté 2
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Passe-câblesqté 10
Éclairage
- Lampes de travail LEDqté 6
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 120
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Louchesqté 6
Décoration
- Bannière de salonqté 2
- Panneaux d'informationqté 10
- Numéros de standqté 40
- Badges nominatifsqté 60
Organisation
- Presse-papiersqté 6
- Stylos à billeqté 20
- Caissesqté 2
- Panneaux de paiementqté 4
- Braceletsqté 150
Nettoyage
- Seauxqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Chiffons microfibresqté 20
Catering
- Courses
Conseils
- Fixe une date limite d’inscription au moins 3 semaines avant le salon. Tu auras ainsi le temps de traiter les demandes, d’attribuer les emplacements et d’imprimer les numéros de stand.
- Demande aux exposants leurs besoins alimentaires et pratiques dans le formulaire. Regrouper ces informations avant la confirmation évite les changements de dernière minute.
- Prévois le plan des stands après avoir confirmé les inscriptions, puis réserve les tables et les chaises selon ce plan. Garde quelques cages de réserve disponibles pour les situations imprévues.
- Teste les terminaux de paiement, recharge-les la veille et prépare la caisse avec les documents d’accueil. Vérifie aussi les rallonges, multiprises et passe-câbles avant l’ouverture des portes.
- Organise la ronde de sécurité avant l’arrivée du public. Contrôle les câbles, l’éclairage, les issues, les déchets et la température des espaces où les oiseaux restent plusieurs heures.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un salon ornithologique ?
- Commence au moins 3 mois avant la date prévue. Réserve d’abord le lieu, rédige les règles des exposants et prépare le formulaire d’inscription, puis lance les invitations.
- Quand confirmer les inscriptions des exposants ?
- Confirme-les environ 3 semaines avant le salon, après vérification des informations et des besoins alimentaires. Attribue ensuite les emplacements et envoie le briefing aux exposants.
- Combien de temps prévoir pour installer un salon ornithologique ?
- Prévois au minimum 3 heures avant l’ouverture au public. Ce temps couvre l’installation des tables, des cages, de la signalisation, de la caisse et le contrôle des branchements.
- Que vérifier la veille d’un salon ornithologique ?
- La veille, vérifie les cages de réserve, les caisses de transport, les gamelles, les thermomètres et le matériel de paiement. Prépare aussi les badges, billets, panneaux et clés du lieu pour éviter une recherche le matin.
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