Voedselbeurs organiseren: checklist en planning

Een voedselbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen stands en producten regelen. Je moet deelnemers aanmelden, standplaatsen indelen, dieetwensen en allergeneninformatie verzamelen en bezoekers goed door de ruimte leiden. Begin met locatie, datum en tijden; werk daarna toe naar de indeling, communicatie en boodschappen. Controleer in de laatste week vooral koeling, stroom, servies, bewegwijzering en productkaartjes. Zo weten standhouders wat ze meenemen en kunnen bezoekers veilig proeven.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Datum en tijden vastleggen
2 personen
Deelnemende stands benaderen
2 personen
Standhouders aanmelden
2 personen
Standplaatsen indelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Dieetwensen aan stands doorgeven
2 personen
Plattegrond maken
Bewegwijzering ontwerpen
Standhouders informeren
2 personen
Programma afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Voorraad houdbare producten kopen
2 personen
Dranken en koeling bestellen
Servies en glaswerk controleren
2 personen
Tafels en stoelen reserveren
Koelboxen controleren
2 personen
Boodschappen ophalen
2 personen
Verse producten kopen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Naamkaartjes voor producten maken
2 personen
Allergeneninformatie verzamelen
2 personen
Proefporties voorbereiden
4 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Stands markeren
2 personen
Standtafels aankleden
4 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Verlichting plaatsen
3 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Proefgerechten uitstallen
4 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Houdbaarheid controleren
2 personen
Allergenenkaartjes plaatsen
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Laatste veiligheidsronde lopen
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Programma uitdelen
2 personen
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
Proefhapjes serveren
5 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koelboxen aanvullen
2 personen
Servies inzamelen
2 personen
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Allergeneninformatie beantwoorden
2 personen
Voorraad eetwaren aanvullen
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Restanten veilig verpakken
3 personen
Standhouders laten afbouwen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Geleende materialen verzamelen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Klaptafelsaantal 8
Biertafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Statafelsaantal 8
Tafelkledenaantal 20
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Inductiekookplatenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Keukenweegschalenaantal 2

Servies

Bordenaantal 150
Kommetjesaantal 80
Glazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Theelepelsaantal 80
Serveerbestekaantal 24
Serveerbordenaantal 24
Schaaltjesaantal 30
Maatbekersaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koksmesjesaantal 8
Mengkommenaantal 8
Opslagbakkenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12
Keukenschortenaantal 12
Ovenwantenaantal 6
Aluminium schalenaantal 30
Foliehoudersaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Tafeldecoratiesaantal 12
Naamkaartstandaardsaantal 30
Menubordenaantal 12
Krijtbordenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Naambadgesaantal 40
Badgehoudersaantal 40

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Bureaulampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Handvegersaantal 4
Stofblikkenaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Leg standplaatsen pas vast nadat je weet hoeveel stands meedoen. Houd bij de indeling rekening met loopruimte, stroompunten en stands die een inductiekookplaat, warmhoudbak of koelbox gebruiken.
Vraag dieetwensen en allergeneninformatie uiterlijk 1 week vooraf op en geef die gegevens door aan de betreffende stands. Zet allergenen ook duidelijk op de naamkaartjes van producten.
Controleer 2 weken vooraf hoeveel tafels, marktkramen, stoelen en statafels nodig zijn. Reserveer extra klaptafels voor voorbereiding, servies en producten die niet op een publieksstand passen.
Maak de plattegrond en bewegwijzering minimaal 5 dagen vooraf. Vermeld daarop de standnummers, toiletten, uitgang en eventuele plekken voor koffie, dranken en afval.
Plan verse producten en gekoelde dranken op de laatste 1 à 2 dagen. Zet dranken tijdig koud en controleer vóór opening koelboxen, verlengkabels, stekkerdozen, koffiezetapparaten en waterkokers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een voedselbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met locatie, datum en standhouders. Reserveer uiterlijk 2 weken vooraf meubilair, apparatuur en servies, zodat je nog tijd hebt voor aanpassingen.
Wanneer moet ik standhouders aanmelden voor een voedselbeurs?: Open de aanmeldingen ongeveer 6 weken vooraf en sluit ze uiterlijk 2 weken voor de beurs. Gebruik de laatste 14 dagen voor de standindeling, dieetwensen, allergeneninformatie en praktische instructies.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een voedselbeurs?: Reken voor een proeverij op minimaal 1 bord of kommetje en 1 vork of lepel per verwachte bezoeker, plus ongeveer 20 procent reserve. Tel extra serveerborden, schaaltjes en serveerbestek mee voor de stands.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een voedselbeurs doen?: Haal houdbare producten enkele dagen vooraf op en koop verse producten 1 dag vooraf of op de ochtend zelf. Bestel dranken en koeling minimaal 1 week vooraf en zet gekoelde dranken vóór de opening koud.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.