Checklist para organizar una feria de alimentos sin olvidos

Una feria de alimentos necesita más coordinación que una simple reunión: hay que cuadrar puestos, expositores, horarios, compras y necesidades dietéticas. Empieza por reservar el lugar y fijar las horas; después confirma quién participa y dónde se instalará cada puesto. En los últimos días, revisa bebidas, refrigeración, vajilla, señalización y la información sobre alérgenos. Esta checklist reúne las tareas y el material para avanzar en el orden adecuado y llegar al montaje con todo preparado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Fijar la fecha y las horas
2 personas
Contactar con los stands participantes
2 personas
Registrar a los expositores
2 personas
Asignar puestos
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Comunicar las necesidades dietéticas a los puestos
2 personas
Hacer el plano
Diseñar la señalización
Informar a los responsables de los stands
2 personas
Imprimir el programa
Preparar acreditaciones
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprar provisiones de productos no perecederos
2 personas
Pedir las bebidas y la refrigeración
Comprobar la vajilla y la cristalería
2 personas
Reservar mesas y sillas
Comprobar las neveras portátiles
2 personas
Recoger la compra
2 personas
Comprar productos frescos
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Hacer etiquetas con nombres para productos
2 personas
Reunir información sobre alérgenos
2 personas
Preparar raciones de prueba
4 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Marcar los stands
2 personas
Decorar las mesas altas
4 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Instalar la iluminación
3 personas
Colgar señalización
2 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Exponer las degustaciones
4 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar la caducidad
2 personas
Colocar carteles de alérgenos
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Hacer la última ronda de seguridad
2 personas

Evento

Recibir a los visitantes
3 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Repartir el programa
2 personas
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
Servir aperitivos
5 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer las neveras portátiles
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Limpiar las mesas entre usos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Responder sobre información de alérgenos
2 personas
Reponer el stock de alimentos
2 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas

Seguimiento

Empaquetar los restos de forma segura
3 personas
Indicar a los expositores que desmonten
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
Recoger el material prestado
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Recoger las compras sobrantes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 12
Mesas plegablescant. 8
Mesas de cervezacant. 6
Sillascant. 60
Mesas altascant. 8
Mantelescant. 20
Percheroscant. 2

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Placas de induccióncant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 4
Básculas de cocinacant. 2

Vajilla

Platoscant. 150
Cuencoscant. 80
Vasoscant. 180
Tazas de cafécant. 80
Cuchilloscant. 100
Tenedorescant. 100
Cucharascant. 100
Cucharillascant. 80
Cubiertos de serviciocant. 24
Platos de servircant. 24
Cuencoscant. 30
Jarras medidorascant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 8
Cuchillos de chefcant. 8
Cuencos para mezclarcant. 8
Cajas de almacenamientocant. 20
Pinzas de servircant. 12
Cucharonescant. 12
Delantales de cocinacant. 12
Guantes de hornocant. 6
Bandejas de aluminiocant. 30
Portarrollos de filmcant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 8
Decoraciones de mesacant. 12
Soportes para tarjetas de nombrecant. 30
Carteles del menúcant. 12
Pizarrascant. 8
Carteles direccionalescant. 12
Credencialescant. 40
Portabadgescant. 40

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Lámparas de escritoriocant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Escobas de manocant. 4
Recogedores de polvocant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Paños de microfibracant. 24

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero el lugar, la fecha y las horas, y deja confirmados los responsables de cada puesto antes de enviar las invitaciones. Sin esa información, el plano y el programa cambiarán varias veces.
Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y transmite cada necesidad a los puestos correspondientes. Prepara también etiquetas con nombres de productos y reúne la información sobre alérgenos antes de imprimir la señalización.
Haz el plano cuando tengas registrados a los expositores y asigna un puesto concreto a cada uno. Comunica la distribución con antelación para que sepan dónde colocar mesas, puestos de mercado, neveras portátiles y equipos eléctricos.
Compra los productos no perecederos antes de los frescos. Encarga las bebidas y la refrigeración con tiempo, enfría las bebidas antes de la apertura y comprueba que las neveras portátiles tengan espacio suficiente.
Revisa la vajilla y la cristalería junto con el material de cocina, no el día del montaje. Cuenta platos, cuencos, vasos, tazas, cubiertos y utensilios de servicio, y comprueba también cables alargadores, regletas y placas de inducción.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar una feria de alimentos?: Empieza varias semanas antes: primero reserva el lugar, fija la fecha y contacta con los puestos participantes. Deja la compra de productos frescos para los últimos días, pero encarga bebidas, refrigeración y mobiliario con antelación.
¿Qué información hay que pedir a los expositores de una feria de alimentos?: Pide los datos del puesto, sus necesidades de espacio y equipo, y cualquier requisito dietético o de preparación. Recoge también la información sobre alérgenos para poder preparar etiquetas y señalización antes de abrir.
¿Cuántas bebidas necesito para una feria de alimentos?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade más si la feria dura varias horas. Encarga la refrigeración según el volumen total y enfría las bebidas antes de que lleguen los visitantes.
¿Cuándo debo comprar los productos para una feria de alimentos?: Compra los productos no perecederos con varios días de margen y recoge o compra los frescos lo más cerca posible del evento. Comprueba la lista de la compra antes de salir para evitar completar pedidos durante el montaje.

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